- Review, coding & close
De maandafsluiting uitvoeren
Sluit de boeken af zonder het natrekken. De assistent werkt alles af wat tussen jou en een vlotte afsluiting in staat: niet-gecodeerde posten, ontbrekende betalingsbewijzen, goedkeuringen die op je wachten, uitgaven die vastzitten vóór de export en alles wat het ERP heeft afgewezen. Vervolgens voert hij de export zelf uit op basis van de template en periode die je vooraf bevestigt, leest hij terug wat het ERP daadwerkelijk met elke uitgave heeft gedaan en geeft hij je een afsluitingssamenvatting die je kunt delen.
Hoe het werkt
- Spoort elke onkostenpost op die nog een categorie, belastingtarief of aanpasbaar veld mist, en corrigeert de codering samen met jou.
- Jaagt ontbrekende bonnetjes na door de juiste eigenaar rechtstreeks in Payhawk een herinnering te sturen, zodat je geen herinneringsmails hoeft te schrijven.
- Verwijdert de goedkeuringen die op je wachten en voltooit de boekhoudkundige beoordeling die onkosten vrijgeeft voor export.
- Benoemt de exporttemplate en de te verzenden periode, en start de export zodra je deze bevestigt.
- Markeert alles wat door het ERP is afgewezen, legt in begrijpelijke taal uit waarom, corrigeert wat ter plekke gecorrigeerd kan worden en voert de export opnieuw uit, zodat deze correcties daadwerkelijk in het ERP terechtkomen.
- Leest elke gecorrigeerde uitgave terug uit het ERP, en geeft duidelijk aan welke nog in behandeling zijn in plaats van de maand hiervoor als afgesloten te beschouwen.
- Sluit af met een deelbare eindsamenvatting: wat is afgehandeld, wat nog openstaat en bij wie het ligt.
Veelgestelde vragen
We hebben het grootste deel van onze maandafsluiting al geautomatiseerd. Wat voegt dit toe?
De playbook is niet de automatisering, het is de afhandeling. De regels van Payhawk coderen en routeren de meeste uitgaven al; dit verwerkt het restant waar de automatisering niet over kan beslissen: het ontbrekende betalingsbewijs dat slechts één medewerker kan aanleveren, de goedkeuring die bij een manager ligt, de export die door het ERP-systeem is geweigerd. Dat laatste stuk is waar de tijd voor de afsluiting daadwerkelijk in gaat zitten.
Dit ziet er technisch uit. Heb ik IT nodig om het te gebruiken?
Nee. Je vraagt het in gewone taal, bijvoorbeeld 'maak ons klaar om januari af te sluiten', in de AI-assistent die aan Payhawk is gekoppeld. Eventuele technische stappen die je wellicht hebt gezien, zijn de instructies die de assistent volgt, niet iets wat je zelf uitvoert of onderhoudt.
Hoe weet ik dat het niets goedkeurt of wijzigt wat niet zou moeten?
Het werkt met je Payhawk-machtigingen en kan alleen doen wat je zelf zou kunnen doen. Het laat zien wat het heeft gevonden voordat het actie onderneemt, je gaat altijd zelf over de goedkeuringen en elke actie komt net als alle andere in de audittrail terecht.