Review, coding & close

Monatsabschluss durchführen

Schließen Sie die Bücher ohne ständiges Nachhaken ab. Der Assistent arbeitet alles ab, was zwischen Ihnen und einem sauberen Abschluss steht: nicht kategorisierte Ausgaben, fehlende Belege, auf Sie wartende Genehmigungen, Ausgaben, die vor dem Export feststecken, und alles, was das ERP-System abgelehnt hat. Er führt den Export dann selbst durch, basierend auf der Vorlage und dem Zeitraum, die Sie vorab bestätigen, liest aus, was das ERP-System tatsächlich mit jeder Ausgabe gemacht hat, und liefert Ihnen eine Abschlusszusammenfassung, die Sie teilen können.

So funktioniert's

Findet jede Ausgabe, der noch eine Kategorie, ein Steuersatz oder ein benutzerdefiniertes Feld fehlt, und korrigiert die Kontierung gemeinsam mit Ihnen.
Fordert fehlende Belege an, indem der richtige Eigentümer direkt in Payhawk erinnert wird, sodass Sie keine Erinnerungs-E-Mails schreiben müssen.
Erledigt Ihre ausstehenden Genehmigungen und schließt die Buchhaltungsprüfung ab, welche Ausgaben für den Export freigibt.
Nennt die Exportvorlage und den zu sendenden Zeitraum und startet den Export, sobald Sie diesen bestätigen.
Markiert alles, was das ERP abgelehnt hat, erklärt die Gründe in einfachen Worten, behebt, was direkt behoben werden kann, und führt den Export erneut aus, damit diese Korrekturen das ERP auch tatsächlich erreichen.
Liest jede korrigierte Ausgabe wieder aus dem ERP ein und gibt klar an, welche davon noch in Bearbeitung sind, anstatt den Monat für diese als abgeschlossen zu betrachten.
Schließt mit einer teilbaren Abschlusszusammenfassung ab: was erledigt wurde, was noch offen ist und bei wem es liegt.

Häufige Fragen

Wir haben den Großteil unseres Monatsabschlusses bereits automatisiert. Was bringt das zusätzlich?

Das Playbook ist nicht die Automatisierung, es ist die konsequente Ausführung. Die Regeln von Payhawk kontieren und leiten bereits die meisten Ausgaben weiter; es bearbeitet den Rest, über den die Automatisierung nicht entscheiden kann: den fehlenden Beleg, den nur ein Mitarbeiter vorlegen kann, die Genehmigung, die bei einem Manager aussteht, den Export, der vom ERP abgelehnt wurde. Genau in diesen Nachlauf fließt tatsächlich die Zeit für den Abschluss.

Das sieht technisch aus. Brauche ich die IT, um es zu nutzen?

Nein. Sie stellen Ihre Anfrage in einfacher Sprache, zum Beispiel 'Bereite den Januar-Abschluss vor', im mit Payhawk verbundenen KI-Assistenten. Alle technischen Schritte, die Sie möglicherweise gesehen haben, sind die Anweisungen, denen der Assistent folgt, und nichts, was Sie selbst ausführen oder pflegen müssen.

Woher weiß ich, dass es nichts genehmigt oder ändert, was es nicht sollte?

Es handelt mit Ihren Payhawk-Berechtigungen und kann nur das tun, was Sie selbst tun könnten. Es zeigt an, was es gefunden hat, bevor es handelt, die Entscheidung über Genehmigungen bleibt Ihnen überlassen, und jede Aktion wird wie jede andere auch im Prüfpfad protokolliert.