Vier dagen werk bespaard met de native NetSuite integratie

Heroes werd in 2020 opgericht door de tweelingbroers Alessio en Riccardo Bruni, met de derde broer Bruni, Giancarlo, die in 2021 toetrad als CFO. Het bedrijfsmodel van Heroes, met hoofdkantoor in Londen (VK), bestaat erin Amazon-bedrijven te kopen en ze op te schalen door uit te breiden naar verschillende markten of nieuwe productlijnen te lanceren. Hun portfolio bestaat uit verschillende producten, van yogaspullen tot tuingereedschap.

Het leven vóór Payhawk

Vóór Payhawk had Heroes slechts één kaart voor het hele bedrijf, en elke keer dat iemand een betaling wilde doen, moesten ze om de kaartgegevens vragen. Dat was niet veilig of schaalbaar, en naarmate het bedrijf groeide, werd het moeilijk te beheren en te volgen.

"Als de enige persoon in financiën moest ik toen alle betalingen aan het eind van de maand bijhouden", legt CFO Giancarlo Bruni uit. "Ik was letterlijk facturen aan het zoeken en e-mails aan het sturen, zoals: wie heeft hier en daar 10 pond uitgegeven? We konden het einde van de maand niet controleren terwijl we groeiden, en we hadden meer controle nodig over de uitgaven."

"Wanneer je over de grens personeel aanneemt, is het heel gemakkelijk om de controle en transparantie over je bedrijfsuitgaven te verliezen. Je hebt niet één enkele plaats waar uitgaven worden bijgehouden. Ook zijn werknemers super afhankelijk van het financiële team om zich in te schrijven voor tools of hun uitgaven te betalen."

Heroes wist dat ze een oplossing nodig hadden met zakelijke betaalkaarten en slimme software voor uitgavenbeheer om de administratie en het najagen van bonnetjes te verminderen en de controle en zichtbaarheid te vergroten. Bovendien wist Heroes, met zo'n complexe bedrijfsstructuur, dat ze tijdens hun groeitraject zouden overstappen van Xero-boekhoudsoftware naar het NetSuite ERP. En ze wilden er zeker van zijn dat hun gekozen oplossing voor uitgavenbeheer met hen mee kon schalen.

Toekomstbestendig met een NetSuite ERP-integratie

Heroes' primaire doel bij de introductie van een tool voor uitgavenbeheer was om controle te krijgen over de bedrijfsuitgaven en tegelijkertijd de werknemers zelfstandig hun uitgaven te laten beheren. Giancarlo Bruni en het team screenden de meeste spelers op het gebied van uitgavenbeheer op de markt.

"Het landschap van financiële oplossingen is enorm. De meeste richten zich op één gebied, bijvoorbeeld uitgavenbeheer, betalingen of factuurbeheer, en zijn totaal van elkaar losgekoppeld", aldus Bruni. "Met Payhawk hebben we een alles-in-één oplossing die alle gebieden bestrijkt, ondersteund door een supersterk productteam. Daardoor kunnen we ons concentreren op wat echt belangrijk is voor ons als snelgroeiende startup in plaats van tijd te verspillen aan administratieve zaken."

Ze kozen voor Payhawk om een paar belangrijke redenen: functionaliteit, zakelijke betaalkaarten, software voor uitgavenbeheer en integraties met boekhoudsoftware en ERP.

"Een van de redenen waarom we Payhawk kozen was vanwege de boekhoud- en ERP-integraties. Toen we Payhawk begonnen te gebruiken, gebruikten we nog Xero, en dat was naadloos. Dus vertrouwden we op Payhawk om ons te helpen hetzelfde te bereiken met de NetSuite-integratie. We wilden dat alles in het ERP zou vloeien, en we wisten dat Payhawk op deze manier een echte schaalbare partner zou zijn," legde Bruni uit.

Meer efficiëntie door automatisering en naadloze boekhoudkundige synchronisatie

Met Payhawk beheert Heroes zijn bedrijfsuitgaven veel efficiënter en veiliger. Met onze kaarten en software kunnen ze facturen beheren, uitgaven controleren met workflows en limieten, kaarten in bulk uitgeven, uitgaven in real-time zien en nog veel meer. Maar naast deze voordelen hebben we hen ook ondersteund bij hun overstap van boekhoudsoftware naar ERP.

"We gebruiken onze ERP op al onze afdelingen. We hebben het bijvoorbeeld in het People Team, voor salarisadministratie, belastingen, enz. En ook in Supply Chain, voor voorraadplanning, enz. Het is relevant voor elke afdeling," deelde Bruni.

Met onze directe integratie met NetSuite kan je financiële team:

• Met één simpele klik de facturen gelijk zichtbaar maken in NetSuite
• Het ERP gebruiken als een centraal punt van waarheid, inclusief btw-tarieven, rekeningcodes, klassen en trackingcategorieën, omdat we alles synchroniseren wat ze nodig hebben.
• Tijd besparen bij het matchen en afstemmen, aangezien alle uitgaven zowel een factuur- als betalingsdatum hebben, zodat ze het tijdsverschil kunnen weergeven in overeenstemming met het accrual- en matchingprincipe
• 'Echte' transactietypen gebruiken volgens de boekhoud-/ERP-systemen.
• Fouten vermijden, aangezien wij geen handmatige journaals gebruiken, maar aankoopfacturen en vervolgens de bankontvangsten en -betalingen.
• Wisseltransacties correct behandelen (aangezien wij de belangrijkste concepten van IAS 21 toepassen).

"Zouden we kunnen leven zonder uitgavenbeheer en een ERP? Nou, ja, maar het zou zijn als rijden in een 30 jaar oude auto op zijn laatste benen - geen comfort, geen goede ervaring, en zeker geen snelheid. Misschien zijn sommige bedrijven blij met een backoffice met 25 mensen die cijfers invoeren, maar dat is niet efficiënt, snel of noodzakelijk", legt Bruni uit. "Wij geven de voorkeur aan automatisering, integratie en besparen op personeelskosten!"

Dagen bespaard met Payhawk's uitgavenbeheer en de NetSuite integratie

Eduardo Felipez, Management Accountant bij Heroes, legde uit dat voor hen en veel snelgroeiende scaleup collega's, de integratie een van de deal breakers is bij het kiezen van een uitgavenbeheer oplossing om kaarten, uitgaven en meer te verzorgen.

"We zouden niet werken met een leverancier van uitgavenbeheer die geen integratie heeft met NetSuite of een ander gekozen ERP. We verwerken 300-500 facturen per maand. Als onze oplossing voor uitgavenbeheer niet zou integreren met ons ERP, zouden we fouten krijgen, en alles zou moeilijker zijn en langer duren," deelde Felipez.

Bij zijn vorige bedrijf was Felipez het grootste deel van zijn dag bezig met het synchroniseren en bijwerken van gegevens tussen de software voor uitgavenbeheer en het ERP, vanwege een indirecte, niet 'native' integratie. Hij deelde mee dat hij per entiteit één dag kwijt was, wat betekent dat hoe meer entiteiten, hoe meer dagen hij kwijt was aan het handmatig beheren van gegevens. Gelukkig is dit niet het verhaal bij Heroes, en is hij erin geslaagd vijf dagen werk terug te brengen tot slechts vijf uur.

"We hebben vijf entiteiten in het Payhawk-platform. En in het moederbedrijf hebben we 300-500 uitgaven per maand. Met de directe Payhawk-integratie in NetSuite hoef ik die niet meer te beoordelen, te importeren en te exporteren en in het juiste formaat te zetten (wat me vroeger tot een dag kostte voor één entiteit)", aldus Felipez. "Met de directe NetSuite-integratie besteed ik hier dagelijks ongeveer een uur aan. Het is een enorme hulp voor mij."

"We hebben vijf entiteiten in het Payhawk-platform. En in het moederbedrijf hebben we 300-500 uitgaven per maand. Met de directe Payhawk-integratie in NetSuite hoef ik die niet meer te beoordelen, te importeren en te exporteren en in het juiste formaat te zetten (wat me vroeger tot een dag kostte voor één entiteit)", aldus Felipez. "Met de directe NetSuite-integratie besteed ik hier dagelijks ongeveer een uur aan. Het is een enorme hulp voor mij."

En het grootste voordeel van al deze gesynchroniseerde gegevens en verbetering van het proces (afgezien van tijdsbesparing)? Betere besluitvorming.

"Gegevens zijn essentieel", legt Felipez uit. "Maar gegevens zijn niet alleen belangrijk voor het senior management. Ik werk in Operations en heb altijd informatie uit het ERP nodig voor de dagelijkse besluitvorming. Bijvoorbeeld om de uitgaven te controleren en of we iets moeten aanvullen of toetsen aan het budget. Ook voor leveranciersbeheer. Alles staat in het ERP, van vooruitbetalingen tot saldobetalingen, en het geeft ons de gegevens, zodat we geen verkeerde toewijzingen doen of heen en weer gaan met leveranciers."

Betere besluitvorming

Nu, met een gekoppelde uitgaven- en uitgavenbeheerervaring, AP, factuurbeheer, uitgavencontroles en een naadloze integratie met NetSuite als hun ERP, is Heroes goed gepositioneerd om snel en efficiënt de beste, meest kosteneffectieve en impactvolle beslissingen voor het bedrijf te nemen.

"De directe integratie van Payhawk met NetSuite is een game-changer. Het is in feite 'één klik en klaar' om alle informatie te exporteren. Het is veel tijdsefficiënter en geeft me real-time inzicht in het ERP. Nu kan ik op elk moment zeggen hoeveel we hebben uitgegeven, wat we kunnen uitgeven, of we budgetten moeten pauzeren, budgetten moeten bijwerken, optimaliseren, enzovoort", aldus Felipez. "Als een Senior Leader zegt: wat is deze uitgave? En waarom geven we hier zoveel uit? Ik kan in een paar klikken commentaar geven en het desbetreffende beleid bijwerken."

Wil je meer weten over het naadloos synchroniseren van uitgaven met je ERP? Download onze gids, Hoe selecteer je de juiste ERP x uitgavenbeheer integratie voor je scale-up. Of, als je klaar bent om een stap te zetten naar betere zakelijke besluitvorming, boek dan een demo bij ons.