Out-of-pocket bedrijfsuitgaven beïnvloeden je medewerkers
Het proces van het verstrekken van onkostenvergoedingen bij out-of-pocket kosten is van grote invloed op de organisatie. Niet alleen het finance-team wordt hierdoor onnodig belast, ook de rest van de werkvloer raakt met regelmaat gefrustreerd. Dat wordt niet enkel door de financieel-administratieve procedures waar men een broertje dood aan heeft veroorzaakt. Dat komt ook door de oeverloze discussies omtrent de toelaatbaarheid van gemaakte kosten en ontbrekende bonnetjes.
En realiseer je daarnaast ook het volgende. Niet iedere werknemer beschikt over de financiële ruimte om out-of-pocket expenses zorgeloos voor te kunnen financieren, vooral in deze tijden. Soms zorgt dit voor onnodige financiële belasting van de privé-huishouding met financiële stress als resultaat. Kun je dat als werkgever wel van je werknemers verlangen?
In het wilde weg uitdelen van zakelijke betaalkaarten vormt geen adequate oplossing
Als CFO of finance manager heb je de beschikking over legio zakelijke betaaloplossingen. Traditionele zakelijke credit cards en bankoplossingen lossen veel van de hiervoor genoemde problemen echter niet op. Zeker, de werknemer hoeft in principe niets meer uit eigen zak voor te schieten. Maar realiseer je dat veel betaaloplossingen zoals die van AmEx een lage mondiale acceptatiegraad hebben. Een subsysteem van onkostenvergoedingen is dan alsnog onvermijdelijk.
En ook wanneer de acceptatiegraad niet het probleem vormt nemen dergelijke betaaloplossingen veel zorgen niet weg. De behoefte van finance om betaalprocedures actief te definiëren en te effectueren kan er niet mee worden ingevuld. Het ontbreekt aan proactieve controle en overzicht. Dat betekent dat er achteraf nog steeds gebakkelei blijft over de toelaatbaarheid van kostenposten. Bovendien bestaan er nauwelijks oplossingen die op globaal (wereldwijd) niveau kunnen worden geïntroduceerd. Dat werkt fragmentatie in de hand.
‘Kon dat maar anders, toch?’
De voordelen van alles-in-één uitgavenbeheer met Payhawk
Mondialisering, schaalvergroting en allerlei andere aspecten bieden het hedendaagse bedrijfsleven veel mogelijkheden. Maar ze maken het ondernemen ook steeds complexer. Payhawk gelooft als fintech-bedrijf dat moderne technologische mogelijkheden daar een oplossing voor kunnen bieden. Op het gebied van uitgavenbeheer (expense management) zorgen Payhawk's betaalkaarten en uitgavenbeheersysteem ervoor dat je medewerkers alle mogelijkheden krijgen om je bedrijf internationaal tot bloei te brengen.
Ons alles-in-één uitgavenbeheersysteem is een hoogwaardig alternatief voor het frustrerende systeem van out-of-pocket kosten. Het is een integrale, wereldwijd bruikbare oplossing voor uitgavenbeheer. Het biedt de volgende voordelen ten opzichte van out-of-pocket kosten en andere betaalsystemen:
- Wereldwijd geaccepteerde zakelijke betaalkaart op corporate niveau en beschikbaar in meerdere valuta;
- Betaalkaarten zijn razendsnel toe te wijzen aan teams of projectbudgetten;
- Inclusief een ‘easy-to-use’ mobiele app waarmee werknemers razendsnel bonnetjes en nota’s kunnen invoeren door middel van hun camera en onze world-class OCR-technologie;
- Automatische toewijzing van kosten naar kostencentra op basis van krachtige interpretatiesoftware;
- Managementtooling waarbij op basis van organigrammen geavanceerde workflows kunnen worden opgesteld omtrent betaalmogelijkheden kunnen worden gedefinieerd.
Ontlasting van jouw financeteam en organisatie als geheel
Payhawk’s alles-in-één uitgavenbeheer maakt betalen van voorheen out-of-pocket bedrijfsuitgaven door jouw medewerkers razend eenvoudig. Een groot deel van de administratieve processen die voorheen handmatig dienden te worden uitgevoerd, wordt bovendien geautomatiseerd. Jouw finance-team wordt aanzienlijk ontzorgd door:
- Automatisering van approval workflows op basis van organigrammen. Alleen daar waar twijfel resteert geeft het systeem waarschuwingen aan managers om onkosten te herzien;
- Payhawk beschikt daarnaast over de best denkbare integratiemogelijkheden met verschillende boekhoud- en ERP-systemen waardoor handmatige data-entry volledig kan worden geëlimineerd.
Aan alle voorwaarden om de planning-en-control-cyclus aan het einde van de maand tijdig en nauwkeurig af te kunnen sluiten, wordt voortaan voldaan.
Conclusie
Het vergoeden van out-of-pocket kosten op basis van declaraties belemmert de totale onderneming en staat effectieve en efficiënte groei in de weg. Conventionele zakelijke betaalkaartoplossingen nemen die barrières in onvoldoende mate weg en bieden bovendien geen controle op bijvoorbeeld fraude. Met de integrale, internationaal toepasbare totaaloplossing voor het management van uitgavenbeheer van Payhawk, bied je jouw werknemers flexibiliteit terwijl je tegelijkertijd de controle behoudt.
Hoe dat werkt en hoe dat voelt? Laat je overtuigen door een van onze gerenommeerde klanten of ga in gesprek met één van onze experts door een demo te boeken.
