De invloed van out-of-pocket kosten op jouw bedrijf

Pijnpunten ten aanzien van out-of-pocket kosten

Alleen al in de Verenigde Staten wordt maandelijks een bedrag van meer dan 1,5 miljard dollar door werknemers voorgeschoten in de vorm van out-of-pocket bedragen. Een hotelverblijf, het huren van een auto voor zakelijke doeleinden of een kleine investering t.b.v. een commerciële beurs. Het wordt allemaal uit eigen zak betaald.

Hiermee verstrekken deze werknemers feitelijk tijdelijk een lening aan hun werkgever. De gedachte van veel werkgevers is dat door te werken met een systeem van onkostenvergoedingen, controle gehouden kan worden over de out-of-pocket expenses en dat er verantwoorder met geld zal worden omgegaan. Niets is echter minder waar, want het werken met out-of-pocket kosten kent een groot aantal nadelen.

Het bijsturen van uitgaven blijkt nauwelijks mogelijk

Onkostenvergoedingen worden verstrekt op basis van declaraties. Vaak zit er weken tijd tussen het moment van aankoop en het indienen van de declaratie. De mogelijkheden om het aankoopgedrag van hogerhand te sturen of ongedaan te maken, worden daardoor in werkelijkheid sterk beperkt. Het uitgavenleed is al geschied. De flexibiliteit van medewerkers bij out-of-pocket bedrijfsuitgaven is groot, maar het systeem maakt het lastig om uitgavenbeleid te introduceren en te effectueren.

Out-of-pocket declaratie is zeer tijdrovend

Medewerkers zijn vaak veel tijd kwijt met het indienen van al hun declaraties. Door onduidelijkheden en onvolkomenheden wordt bovendien de financiële administratie die de onkostenvergoedingen afwikkelt, onnodig sterk belast. Het proces van out-of-pocket declaraties kost het bedrijf tijd en dus geld.

Beperkt financieel overzicht

De planning-en-control-cyclus is ‘key’ onder CFO’s en finance managers. De beschikking over een goed financieel inzicht aan het einde van de maand, staat aan de basis van effectieve bijsturing. Maar door te late of onvolledige indiening van onkostenvergoedingen, wordt het lastig om de maandafsluiting boekhoudkundig tijdig rond te krijgen en heldere consolidaties samen te kunnen stellen. Financiële afdelingen moeten alles op alles zetten om de maand te kunnen afsluiten. Dit met alle frustraties van dien.

Out-of-pocket bedrijfsuitgaven beïnvloeden je medewerkers

Het proces van het verstrekken van onkostenvergoedingen bij out-of-pocket kosten is van grote invloed op de organisatie. Niet alleen het finance-team wordt hierdoor onnodig belast, ook de rest van de werkvloer raakt met regelmaat gefrustreerd. Dat wordt niet enkel door de financieel-administratieve procedures waar men een broertje dood aan heeft veroorzaakt. Dat komt ook door de oeverloze discussies omtrent de toelaatbaarheid van gemaakte kosten en ontbrekende bonnetjes.

En realiseer je daarnaast ook het volgende. Niet iedere werknemer beschikt over de financiële ruimte om out-of-pocket expenses zorgeloos voor te kunnen financieren, vooral in deze tijden. Soms zorgt dit voor onnodige financiële belasting van de privé-huishouding met financiële stress als resultaat. Kun je dat als werkgever wel van je werknemers verlangen?

In het wilde weg uitdelen van zakelijke betaalkaarten vormt geen adequate oplossing

Als CFO of finance manager heb je de beschikking over legio zakelijke betaaloplossingen. Traditionele zakelijke credit cards en bankoplossingen lossen veel van de hiervoor genoemde problemen echter niet op. Zeker, de werknemer hoeft in principe niets meer uit eigen zak voor te schieten. Maar realiseer je dat veel betaaloplossingen zoals die van AmEx een lage mondiale acceptatiegraad hebben. Een subsysteem van onkostenvergoedingen is dan alsnog onvermijdelijk.

En ook wanneer de acceptatiegraad niet het probleem vormt nemen dergelijke betaaloplossingen veel zorgen niet weg. De behoefte van finance om betaalprocedures actief te definiëren en te effectueren kan er niet mee worden ingevuld. Het ontbreekt aan proactieve controle en overzicht. Dat betekent dat er achteraf nog steeds gebakkelei blijft over de toelaatbaarheid van kostenposten. Bovendien bestaan er nauwelijks oplossingen die op globaal (wereldwijd) niveau kunnen worden geïntroduceerd. Dat werkt fragmentatie in de hand.

‘Kon dat maar anders, toch?’

De voordelen van alles-in-één uitgavenbeheer met Payhawk

Mondialisering, schaalvergroting en allerlei andere aspecten bieden het hedendaagse bedrijfsleven veel mogelijkheden. Maar ze maken het ondernemen ook steeds complexer. Payhawk gelooft als fintech-bedrijf dat moderne technologische mogelijkheden daar een oplossing voor kunnen bieden. Op het gebied van uitgavenbeheer (expense management) zorgen Payhawk's betaalkaarten en uitgavenbeheersysteem ervoor dat je medewerkers alle mogelijkheden krijgen om je bedrijf internationaal tot bloei te brengen.

Ons alles-in-één uitgavenbeheersysteem is een hoogwaardig alternatief voor het frustrerende systeem van out-of-pocket kosten. Het is een integrale, wereldwijd bruikbare oplossing voor uitgavenbeheer. Het biedt de volgende voordelen ten opzichte van out-of-pocket kosten en andere betaalsystemen:

• Wereldwijd geaccepteerde zakelijke betaalkaart op corporate niveau en beschikbaar in meerdere valuta;
• Betaalkaarten zijn razendsnel toe te wijzen aan teams of projectbudgetten;
• Inclusief een ‘easy-to-use’ mobiele app waarmee werknemers razendsnel bonnetjes en nota’s kunnen invoeren door middel van hun camera en onze world-class OCR-technologie;
• Automatische toewijzing van kosten naar kostencentra op basis van krachtige interpretatiesoftware;
• Managementtooling waarbij op basis van organigrammen geavanceerde workflows kunnen worden opgesteld omtrent betaalmogelijkheden kunnen worden gedefinieerd.

Ontlasting van jouw financeteam en organisatie als geheel

Payhawk’s alles-in-één uitgavenbeheer maakt betalen van voorheen out-of-pocket bedrijfsuitgaven door jouw medewerkers razend eenvoudig. Een groot deel van de administratieve processen die voorheen handmatig dienden te worden uitgevoerd, wordt bovendien geautomatiseerd. Jouw finance-team wordt aanzienlijk ontzorgd door:

• Automatisering van approval workflows op basis van organigrammen. Alleen daar waar twijfel resteert geeft het systeem waarschuwingen aan managers om onkosten te herzien;
• Payhawk beschikt daarnaast over de best denkbare integratiemogelijkheden met verschillende boekhoud- en ERP-systemen waardoor handmatige data-entry volledig kan worden geëlimineerd.
  Aan alle voorwaarden om de planning-en-control-cyclus aan het einde van de maand tijdig en nauwkeurig af te kunnen sluiten, wordt voortaan voldaan.

Conclusie

Het vergoeden van out-of-pocket kosten op basis van declaraties belemmert de totale onderneming en staat effectieve en efficiënte groei in de weg. Conventionele zakelijke betaalkaartoplossingen nemen die barrières in onvoldoende mate weg en bieden bovendien geen controle op bijvoorbeeld fraude. Met de integrale, internationaal toepasbare totaaloplossing voor het management van uitgavenbeheer van Payhawk, bied je jouw werknemers flexibiliteit terwijl je tegelijkertijd de controle behoudt.

Hoe dat werkt en hoe dat voelt? Laat je overtuigen door een van onze gerenommeerde klanten of ga in gesprek met één van onze experts door een demo te boeken.