Is de beste manier om onkosten terug te betalen via het salaris?

Is de loonlijst de beste manier om onkosten te betalen?

Als je bedrijf groter wordt, zal je financiële team dat waarschijnlijk ook worden. Maar ongeacht de omvang, met het bijhouden en betalen van uitgaven, het opstellen van de loonlijst, het opstellen van budgetten, het voorbereiden van het belastingseizoen en meer, die allemaal onder één afdeling vallen, ben je waarschijnlijk op zoek naar manieren om het beheer van financiële processen gemakkelijker en transparanter te maken.

Neem bijvoorbeeld onkosten. Sommige bedrijven betalen onkosten via de salarisadministratie, maar dat is niet ideaal omdat werknemers dan tot het einde van de maand moeten wachten op hun terugbetaling. Ook laat het je financiële teams in het ongewisse over uitgaven in plaats van dat ze in realtime inzicht krijgen in de bedrijfsuitgaven.

Wat is de loonlijst?

Een loonlijst is een lijst waarop een bedrijf alle werknemers heeft genoteerd. Het kan daarom ook wel worden gezien als een actueel personeelsbestand. De loonlijst geeft je bedrijf een duidelijk inzicht in de omvang van je werknemersbestand en daaraan gelijkgesteld het totale bedrag dat je aan je werknemers betaalt als regelmatig inkomen. Het is ook het proces van beheer en verdeling van die gelden.

Loonadministratie diensten kunnen het berekenen, registreren, en het verzenden van vereiste looninformatie aan werknemers op zich nemen en rapporten daarnaast regelmatig aan overheidsinstellingen.

Waarom je de betaling van personeelskosten via de loonlijst moet vermijden

1. Werknemers denken er misschien niet aan om hun uitgaven vóór de betaaldag in te dienen, wat betekent dat het financiële team met veel rompslomp te maken krijgt. En als ze ze wel op tijd indienen, moet je ervoor zorgen dat ze correct zijn ingevoerd en goedgekeurd door het management voordat ze worden toegevoegd aan de loonlijst om te worden betaald.
2. In de meeste gevallen zullen je financiële teams ook hulp nodig hebben om de uitgaven te herleiden tot specifieke aankopen of leveranciers, wat bijzonder moeilijk is wanneer werknemers meerdere onkostendeclaraties per maand of loonperiode indienen.

Waarom een oplossing voor uitgavenbeheer zoals Payhawk gebruiken?

Slimme oplossingen voor uitgavenbeheer, zoals Payhawk, bevatten software voor uitgavenbeheer met automatische gegevensinvoer en automatische ontvangstbevestiging.

Payhawk heeft veel voordelen ten opzichte van traditionele loonverwerkingssystemen. Werknemers kunnen bijvoorbeeld tijd besparen door te wachten op goedkeuringen of door e-mails te sturen om vergoedingen aan te vragen. En ze hoeven zich ook geen zorgen te maken over het verliezen van bonnetjes of het bijhouden van al hun uitgaven. In plaats daarvan kunnen ze een aankoop doen, het bijbehorende bonnetje via het platform invoeren, en via de mobiele app onmiddellijk terugbetaald worden vanaf elke plek met een internetverbinding.

Of nog beter, ze kunnen een zakelijke betaalkaart van Payhawk gebruiken, die direct verbonden is met de software voor uitgavenbeheer en wordt aangevuld met geld volgens vooropgestelde budgetten (dus je hebt helemaal geen vergoedingen meer nodig). De voordelen van uitgavenbeheer via zakelijke betaalkaarten zijn onder meer de volgende:

1. Werknemers betalen met hun kaart, waarin het uitgavenbeleid van het bedrijf is ingebouwd via een mix van uitgavenlimieten en goedkeuringsworkflows, wat een betere naleving en meer mogelijkheden om te besparen betekent.
2. Werknemers kunnen de mobiele app gebruiken voor uitgaven zoals zakelijke reiskosten en dagelijkse aankopen. Uitgaven gedaan met zakelijke kaarten kunnen in een paar klikken worden beheerd en bijgewerkt met bonnetjes. En als ze geen bonnetje bijwerken? Het platform gaat er automatisch achteraan, zodat jij dat niet hoeft te doen.
3. Jij en je financiële team kunnen via het platform aangepaste uitgavencategorieën inbouwen. Telkens wanneer werknemers een aankoop doen, kunnen ze kiezen uit de categorieën, zodat elke uitgave correct wordt toegewezen (en naadloos wordt gesynchroniseerd met de bedrijfsrekeningen).

Bovendien biedt het gebruik van een geautomatiseerde oplossing zoals Payhawk verschillende voordelen ten opzichte van traditionele methoden voor salarisverwerking:

• Werkgevers of managers hoeven niet langer te wachten om onkostendeclaraties net op tijd voor de loonstrook te ontvangen.
• Het is gemakkelijk voor werknemers, want ze hoeven alleen maar de vereiste informatie in te voeren, in te dienen en hun dag te vervolgen. En dat is het.

Ons platform integreert met veel grote leveranciers van boekhoudsoftware, zoals Exact Online, Xero en QuickBooks. We integreren ook rechtstreeks met een aantal populaire ERP-oplossingen, zoals NetSuite. De naadloze integraties en directe gegevenssynchronisatie zijn enkele van de redenen waarom financiële teams over de hele wereld op Payhawk vertrouwen om het uitgavenbeheer eenvoudiger te maken.

Samenvatting

In de snelle wereld van vandaag hebben je financiële teams behoefte aan een meer gestroomlijnde aanpak van personeelsuitgaven. Oplossingen voor uitgavenbeheer, zoals Payhawk, kunnen bedrijven helpen de nadelen van het betalen van uitgaven via de salarisadministratie te vermijden.

Meer weten? Boek vandaag nog een demo en laten we praten over eenvoudig uitgavenbeheer.