Hoe Payhawk ons hielp een cashloos bedrijf te worden

VP Finance bij Luxair, Tineke Van Maerken, vertelde dat voordat Payhawk werd geïntroduceerd, de luchtvaartmaatschappij gebruik maakte van handmatige kassa's voor haar reisleiders op 40 bestemmingen. De reisleiders leverden dan elke maand een excel overzicht met gescande ticketkopieën in. Het accounting team moest vervolgens alle informatie handmatig invoeren in het boekhoudsysteem op basis van een papieren scan van meer dan 80 kassa's.

Het leven vóór Payhawk

Voordat Luxair overstapte op Payhawk, moesten de medewerkers al hun zakelijke uitgaven betalen vanaf hun eigen persoonlijke bankrekening (out-of-pocket kosten). Vervolgens moesten alle bonnetjes op een handgemaakte onkostenbon worden geplakt, twee keer gekopieerd worden en werd het naar de HR-afdeling gestuurd om vergoed te worden. Het was een traag proces, en de luchtvaartmaatschappij wilde dit verbeteren.

Op dit moment had Luxair ook geen gedigitaliseerd overzicht van de bedrijfsuitgaven. Ze konden niet zien wat het bedrijf uitgaf per categorie of andere kostenpost. En data mining was moeizaam. Het goedkeuringsproces was ook handmatig, waarbij een handtekening van de goedkeurder nodig was via een gescand document of e-mail.

Luxair wilde cashless worden, de uitgaven efficiënter controleren en inzicht krijgen in wie, hoeveel en waar uitgaven deed.

Waarom Payhawk

Luxair besloot om met Payhawk verder te gaan om drie belangrijke redenen. "Ten eerste de toegankelijkheid tot een snelle uitgifte van creditcards. Je kunt een kaart uitgeven op het webplatform, en kaarthouders ontvangen deze in minder dan drie dagen. Ten tweede de gebruiksvriendelijke expense management app gekoppeld aan de bedrijfskaarten, en tot slot,

"Met Payhawk kunnen zelfs werknemers zonder bedrijfspas hun onkosten declareren via de app".

Van Maerken legde ook uit dat ze nu de budgetten van de reisleiders centraal kunnen beheren met limieten voor bedrijfskaarten en de totale uitgaven van het bedrijf beter kunnen controleren.

"Goed beheer leidt ertoe dat we in elk bedrijf traceerbare uitgaven hebben", vertelde Van Maerken. De luchtvaartmaatschappij heeft real-time informatie over wat ze uitgeeft aan haar reisleiders - en ze heeft met succes haar autorisatieproces gedigitaliseerd. Bovendien kan het nu automatisch waardevolle onkostendeclaraties aanmaken aan het einde van de maand.

"Als beheerder kan ik de kaartlimieten onmiddellijk aanpassen aan de behoeften van het bedrijf. Elke kaarthouder heeft een maandelijkse limiet - maar onverwachte uitgaven kunnen ook boven de limiet uitkomen."

De werknemer stuurt eenvoudig een verzoek via de Payhawk-app voor extra geld, met een toelichting, en ik kan het direct goedkeuren, waardoor ons team ter plekke meer mogelijkheden krijgt", aldus Van Maerken.

Zich gesterkt voelen

Een van de Luxair-medewerkers vertelde ons dat na de overstap naar Payhawk, "ik me helemaal gesterkt voel, en het is zeker een teken van vertrouwen van mijn werkgever. We hebben een training gekregen over het gebruik van de kaarten en het uploaden van de kassabonnen en andere persoonlijke uitgaven. Maar het mooiste van alles is dat ik nu mijn eigen maandelijkse budget heb".

Als je meer wilt weten over hoe je net als Luxair een cashloos bedrijf kunt worden, kun je ons gratis ebook voor het opbouwen van je cashloos bedrijf downloaden. Of, als je klaar bent om de volgende stap te zetten, boek dan een demo met ons.