Как Payhawk ни помогна да станем бизнес, който използва само безкасови плащания

Тинеке Ван Маеркен, вицепрезидент "Финанси" в Luxair, разказва, че преди въвеждането на Payhawk авиокомпанията използва ръчен регистър на касовите плащания за своите екскурзоводи в 40 дестинации. При това всеки от екскурзоводите изготвя регистър на касовите плащания в Excel със сканирани копия на билетите всеки месец. След това счетоводният екип ръчно въвежда цялата информация в счетоводната система, въз основа на сканирани документи от над 80 касови апарата.

Животът преди Payhawk

Преди да преминат към Payhawk, служителите на Luxair плащали всички свои разходи, свързани с бизнеса, от личната си банкова сметка. След това всички квитанции се прикрепяли към саморъчно направен отчет за разходите, копирали се два пъти и се изпращали в отдел „Човешки ресурси“, за да бъдат възстановени. Процесът бил изключително бавен и естествено авиокомпанията искала да го подобри.

Освен това към онзи момент от Luxair не разполагали с дигитализиран преглед на разходите на компанията. Те нямали възможност да наблюдават разходите на компанията по категории или служители, а извличането на данни било тромаво. Процесът на одобрение също бил ръчен и изисквал подпис за одобрение чрез сканиран документ или имейл.

В следствие на всичко това Luxair решава да премине към безкасови плащания, да контролира разходите си по-ефективно и да разбере кой, колко и къде харчи.

Защо Payhawk

Luxair решава да премине към Payhawk по три основни причини: „Първо - достъпът до бързо издаване на корпоративни карти. Можете да издадете карта в уеб платформата, а картодържателите ще я получат за по-малко от три дни. Второ - удобното за потребителя приложение за управление на разходите, свързано с фирмените карти. И последно, но не по значение,

"Payhawk позволява дори на служителите, които нямат фирмени карти, да подават служебни разходи в приложението.“

Ван Маеркен също така обяснява, че вече могат централно да управляват бюджетите на екскурзоводите с лимитите на фирмените карти и да контролират по-добре общите разходи на компанията.

“Доброто управление ни води до това да имаме проследими разходи във всеки бизнес,” казва Ван Маеркен. Авиокомпанията разполага с информация в реално време за разходите си за екскурзоводи и успешно дигитализира процеса на оторизация. Освен това вече може автоматично да създава ценни отчети за разходите в края на месеца.

„Като администратор мога да променям лимитите на картите мигновено, за да отговарят на нуждите на бизнеса. Всеки картодържател има месечен лимит, но неочаквани разходи могат да възникнат и извън него.“

„Служителят просто изпраща искане за допълнителни средства чрез приложението Payhawk, включително обяснение, и аз мога незабавно да го одобря, което дава повече свобода на екипа ни на място“, казва Ван Маеркен.

Повече свобода

Един от служителите на Luxair споделя как се чувства след преминаването към Payhawk: „Получавам повече свобода и със сигурност това е знак за доверие спрямо мен от работодателя ми. Проведено ни беше обучение как да използваме картите и да качваме касови бележки и други лични разходи. Но най-хубавото от всичко е, че вече имам собствен месечен бюджет.“

Ако искате да научите повече относно това как да станете бизнес като Luxair, можете да изтеглите нашата безплатна електронна книга и да се превърнете в компания, която използва само безкасови плащания. Ако пък сте готови да направите следващата стъпка, запишете се за демо при нас.