Инженер от CERATIZIT измерва режещ инструмент с шублер до CNC машина

Как CERATIZIT Scandinavia спестява до 5 часа всеки месец

4–5 часа/месецспестени от финансовия екип на CERATIZIT Scandinavia

1 платформаза служебните разходи на множество дружества от групата

0 хартиени документаза финансовия екип в края на месеца

Централа:Мамер, Люксембург

Индустрия:Производство

Служители:7000

Използвани продукти

Управление на разходите Дизайнер на процеси за одобрение Управление на група от дружества

Свържете се с нас

„Payhawk ни дава гъвкавостта да проектираме процесите за одобрение индивидуално за цялата група, така че да ги адаптираме към нуждите на различните дружества и отдели.“

Софи Свенсон, Финансов мениджър, CERATIZIT Scandinavia

Sofie Svensson, Finance Manager at CERATIZIT Scandinavia

За CERATIZIT

CERATIZIT е производствена група със седалище в Мамер, Люксембург, с около 7000 служители в цял свят. Шведското дружество на групата, CERATIZIT Scandinavia, разполага с екип от 25 души.

Проблемът

Приключването на месеца преди означава издирване на разходни документи и проверка на извлеченията ред по ред

Преди Payhawk CERATIZIT Scandinavia управлява фирмените разходи чрез Eurocard. Всеки месец служителите трябва да пазят всичките си разходни документи и да ги предават на финансовия екип.

Финансовият екип след това преглежда извлеченията по карти ред по ред. После съпоставя всеки разходен документ със съответната трансакция, разпределя разхода и го осчетоводява. За всички участници в процеса това е бавна и ръчна работа.

Екипът има нужда от по-лесен начин за управление на служебните разходи – с по-добра видимост и автоматично, навременно подаване на документи.

Едно от основните предизвикателства е значителното количество време, необходимо за проверка и обработка на разходните документи в края на всеки месец. Трудно е и да се следят разходните документи, подадени от множество колеги, и да се гарантира, че всички служебни разходи са записани и подадени в рамките на изискваните срокове.

Софи Свенсон, Финансов мениджър на CERATIZIT Scandinavia

Решението

Payhawk обединява картите, одобренията и разходите на групата в една платформа

CERATIZIT избира Payhawk заради комбинацията от удобство, гъвкавост и контрол. Управлението на картите е ясно и интуитивно, а процесите за одобрение могат да се проектират индивидуално за цялата група.

„Като го сравненихме с другите решения, тази комбинация от удобство, гъвкавост и контрол беше ключов фактор в нашето решение“, споделя Софи.

Днес функциите, на които шведският екип разчита най-много, са:

Подаване на служебни разходи от мобилно устройство: удобното за потребителя приложение улеснява и ускорява подаването на служебни разходи от служителите.
Дизайнер на процеси за одобрение: служебните разходи се проверяват лесно и се насочват автоматично към отговорното за одобрението лице.
Управление на група от дружества: служебните разходи за няколко дружества от групата се управляват в една платформа.

Екипите за техническа помощ и работа с клиенти са изключително бързи и отзивчиви и с тях се работи лесно. Благодарение на редовните ни срещи те вече са запознати с текущите теми и проблеми, което им позволява да предоставят по-целенасочена и адекватна поддръжка в сравнение с другите SaaS решения, които използваме.

Софи Свенсон, Финансов мениджър на CERATIZIT Scandinavia

Резултати

Финансовият екип вече спестява 4–5 часа на месец и има видимост върху цялата група

CERATIZIT Scandinavia вече спестява 4–5 часа всеки месец в сравнение с времето, необходимо с предишната система. „Бих казала, че с Payhawk спестяваме 4–5 часа на месец“, споделя Софи.

Спестеното време не е единствената полза, която компаниите от групата отчитат. Payhawk осигурява на CERATIZIT по-голяма прозрачност на разходите и по-стабилни процеси за одобрение. Осигуряването на корпоративни карти за служителите нямалява административната работа, повишава ефективността и улеснява спазването на вътрешните политики.