So spart CERATIZIT Scandinavia jeden Monat bis zu 5 Stunden
„Payhawk bietet uns die Flexibilität, Genehmigungs-Workflows in der gesamten Gruppe individuell zu gestalten. So können wir Prozesse an die Anforderungen verschiedener Entitäten und Abteilungen anpassen.“
Über CERATIZIT
CERATIZIT ist ein Produktionskonzern mit Hauptsitz in Mamer, Luxemburg, und beschäftigt rund 7.000 Mitarbeitende weltweit. Die schwedische Gesellschaft CERATIZIT Scandinavia beschäftigt 25 Mitarbeitende.
Zum Monatsende mussten Belege nachverfolgt und Kartenabrechnungen Zeile für Zeile geprüft werden
Vor Payhawk wickelte CERATIZIT Scandinavia seine Betriebsausgaben über Eurocard ab. Jeden Monat mussten Mitarbeitende alle ihre Belege aufbewahren und dem Finanzteam übergeben.
Das Finanzteam prüfte anschließend die Kartenabrechnungen Zeile für Zeile. Es ordnete jeden Beleg der jeweiligen Transaktion und Ausgabe zu und verbuchte sie in der Buchhaltung. Das war für alle Beteiligten langsam und mit viel manueller Arbeit verbunden.
Das Team benötigte eine einfachere Möglichkeit, Ausgaben zu verwalten – mit besserer Transparenz und integrierter fristgerechter Einreichung.
Eine der größten Herausforderungen war der erhebliche Zeitaufwand für die Prüfung und Bearbeitung von Belegen am Ende jedes Monats. Außerdem war es schwierig, den Überblick über die von mehreren Kolleginnen und Kollegen eingereichten Belege zu behalten und sicherzustellen, dass alle Ausgaben innerhalb der erforderlichen Fristen erfasst und eingereicht wurden.
Payhawk vereint Karten, Genehmigungen und Gruppenausgaben auf einer Plattform
CERATIZIT entschied sich für Payhawk wegen der Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Kontrolle. Die Kartenverwaltung ist übersichtlich und intuitiv, und Genehmigungs-Workflows können gruppenweit individuell gestaltet werden.
„Im Vergleich zu anderen Lösungen war diese Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Kontrolle ein entscheidender Faktor für unsere Entscheidung“, sagt Sofie.
Heute setzt das schwedische Team vor allem auf folgende Funktionen:
- Mobile Einreichung von Ausgaben: Eine benutzerfreundliche App ermöglicht Mitarbeitenden, Ausgaben schnell einzureichen.
- Workflow-Designer: Ausgaben werden einfach geprüft und automatisch an die richtige genehmigende Person weitergeleitet.
- Verwaltung mehrerer Entitäten: Ausgaben mehrerer Unternehmen der Gruppe werden auf einer einzigen Plattform verwaltet.
Der Support sowohl durch das Support-Team als auch durch das Customer Success Team ist außergewöhnlich schnell, aufmerksam und unkompliziert. Durch regelmäßige Meetings sind die Teams bereits mit laufenden Themen und Problemen vertraut. Dadurch können sie gezielter und effizienter unterstützen als bei anderen SaaS-Lösungen, die wir nutzen.
Das Finanzteam spart monatlich 4–5 Stunden und erhält gruppenweite Transparenz
CERATIZIT Scandinavia spart im Vergleich zur vorherigen Lösung nun jeden Monat 4–5 Stunden. „Ich würde sagen, dass wir durch die Nutzung von Payhawk jeden Monat 4–5 Stunden sparen“, berichtet Sofie.
Die Vorteile gehen in der gesamten Gruppe über die Zeitersparnis hinaus. Payhawk hat CERATIZIT mehr Transparenz über Ausgaben und stärkere Genehmigungs-Workflows verschafft. Die Ausgabe von Firmenkarten an Mitarbeitende hat den Verwaltungsaufwand reduziert, die Effizienz erhöht und die Einhaltung interner Richtlinien vereinfacht.
Dadurch können wir fundiertere Entscheidungen treffen und unsere Finanzprozesse strategischer und effektiver verwalten.
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