Von Spendesk zu Payhawk: Chefclub beschleunigt seinen Abschlussprozess um 2 Tage

Chefclub ist ein führender Anbieter für Videoinhalte auf sozialen Plattformen und für Marken aus der Food-Branche. Für das Ausgabenmanagement – von Lieferantenrechnungen bis zu Firmenkarten für die Köche – nutzte das Unternehmen Spendesk. Eine aktive Integration mit NetSuite, dem ERP von Chefclub, fehlte jedoch. Das Team musste Rechnungen manuell exportieren, warten und prüfen. Fehlende Dokumente machten einen erneuten Durchlauf erforderlich. Diese wiederkehrenden Schritte kosteten wertvolle Zeit und verzögerten die Monatsabschlüsse.

Gleichzeitig tätigen die Köche für Dreharbeiten in Paris nahezu täglich Einkäufe. Weitere Teams beschaffen regelmäßig Ausstattung für Markenkooperationen. Die Kartenverwaltung musste daher einfach funktionieren und zugleich zuverlässig sein.

Chefclub entdeckte Payhawk über eine Empfehlung von Audaxis, einem erfahrenen NetSuite-Integrationspartner. Daraus entstanden im Sommer 2025 die ersten Gespräche. Die Einführung von Payhawk erfolgte anschließend in zwei Schritten: zunächst das Rechnungsmanagement, Anfang 2026 dann die Firmenkarten. Die native Integration mit NetSuite wurde eigenständig eingerichtet – in nur wenigen Stunden dank der API-Schlüssel des Anbieters.

Seitdem fließen die Rechnungen automatisch und in Echtzeit in NetSuite. Die Freigabeprozesse binden die operativen Teams gezielt ein. Die Abläufe sind klar strukturiert und effizient. Rund 90 % der Daten werden korrekt ausgelesen und verarbeitet – ganz ohne manuelle Nachbearbeitung.

Auch bei den Karten verlief die Umstellung schnell und reibungslos – von Freitag bis Montag. Schulungen waren nicht erforderlich. Die Mitarbeitenden erhielten ihre virtuellen Karten und konnten die Anwendung sofort intuitiv nutzen.

Mit Payhawk hat Chefclub seine Finanzprozesse deutlich effizienter gestaltet – trotz eines schlanken Finance-Teams. Der Monatsabschluss ist nun bereits an Tag +10 abgeschlossen. Möglich macht das der kontinuierliche Rechnungsfluss. So gewinnt das Team rund zwei Tage pro Monat. Wartezeiten entfallen vollständig: Sobald die wichtigsten Lieferanten ihre Unterlagen eingereicht haben, kann der Abschluss direkt starten.

Der Payhawk-Support reagiert zuverlässig: innerhalb von sieben Tagen bei Weiterentwicklungen und in wenigen Stunden bei dringenden Anliegen. Auch das Cashback auf Karten, das bei Spendesk nicht realisierbar war, ist nun aktiv.

Für die Zukunft plant Chefclub, die erweiterten Funktionen zur Kartenkontrolle sowie die KI-Agenten von Payhawk noch intensiver zu nutzen. Ziel ist es, zusätzliche Zeit für Analysen mit echtem Mehrwert zu schaffen.