Aikido Security ersetzt Spendesk und holt die Buchhaltung zurück ins Unternehmen
„Was halten wir von der Exact Online-Integration von Payhawk? Aus Sicht unseres Finanzteams ist sie genau das, was wir gesucht haben. Erstattungen und Buchungen werden automatisch mit Exact Online synchronisiert – wir sind wirklich zufrieden.“
Jede Rechnung erforderte einen separaten Login im Lieferantenportal
Aikido Security vereint Code-, Cloud- und Runtime-Sicherheit auf einer Plattform. Vor der Einführung von Payhawk nutzte das Finanzteam Spendesk für Firmenkarten und Ausgaben, Exact Online für die Buchhaltung sowie einen externen Buchhalter, der Daten manuell zwischen den Systemen übertrug.
Der Engpass war die fehlende Integration. Belege mussten aus Spendesk exportiert und anschließend in Exact Online importiert werden. Dadurch hinkte die Buchhaltung ständig hinterher. Mit rund 200 virtuellen Karten für SaaS-Abonnements fehlte dem Finanzteam zudem der Echtzeit-Überblick über laufende Abbuchungen und tatsächliche Ausgaben. Gleichzeitig bereitete das Unternehmen die Rückführung der Buchhaltung ins eigene Haus vor.
Das System war für uns nicht mehr tragbar. Unser externer Buchhalter exportierte alle Belege aus Spendesk und importierte sie in Exact Online – dadurch kam es ständig zu Verzögerungen.
Ein KI-Agent übernimmt den Rechnungsabruf
Aikido entschied sich aus mehreren Gründen für Payhawk – darunter die Firmenkarten (einschließlich virtueller Karten), die Ausgabenverwaltung, Genehmigungs-Workflows und Erstattungen.
Ausschlaggebend war jedoch die direkte Integration mit Exact Online. Payhawk synchronisiert Sachkonten, Kostenstellen und Tracking-Kategorien bidirektional mit Exact Online. Genehmigte Ausgaben werden automatisch ins ERP übertragen – ganz ohne manuelle Exporte. Zusätzlich sorgen KI-gestützte OCR und vordefinierte Lieferantenkategorien dafür, dass die mehr als 400 monatlichen Rechnungen automatisch dem richtigen Sachkonto zugeordnet werden. Dadurch spart das Finanzteam rund 25 Stunden manueller Arbeit pro Monat.
Die Erstattungsfunktion funktioniert hervorragend. Mitarbeitende fotografieren ihren Beleg, laden ihn in Payhawk hoch und erhalten ihre Erstattung in der Regel innerhalb von fünf Minuten – sobald die zuständige Person die Ausgabe genehmigt hat.
Monatsabschluss mit deutlich weniger manuellem Aufwand
Aikido plant, Payhawk im Zuge des internationalen Wachstums schrittweise auf weitere Gesellschaften auszurollen.
Eine Plattform, mehrere Gesellschaften: Finanzdaten werden automatisch mit den jeweiligen ERP-Systemen synchronisiert. Nur wenige Lösungen für die Ausgabenverwaltung unterstützen Multi-Entity-Strukturen und bieten gleichzeitig eine direkte Integration mit Exact Online. Für Finanzteams macht das einen entscheidenden Unterschied. Statt mit wachsendem Verwaltungsaufwand wächst die Finanzfunktion gemeinsam mit dem Unternehmen – ohne dass Prozesse unnötig komplex werden.
Planen Sie, Ihre Buchhaltung ins Unternehmen zu holen, Ihr ERP zu wechseln oder mehrere Gesellschaften zentral zu verwalten? Erfahren Sie in einer Demo, wie Payhawk Sie dabei unterstützt.
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