Aikido Security sustituye Spendesk e internaliza la contabilidad con Payhawk
"¿Qué opinamos de la integración de Payhawk con Exact Online? Desde el punto de vista financiero, es exactamente lo que buscábamos. Los reembolsos y los asientos en Exact Online se realizan automáticamente. ¡Estamos encantados!"
Iniciar sesión en portales de proveedores, factura por factura
Aikido Security es una plataforma pensada para desarrolladores que unifica la seguridad de código, la nube y el entorno de ejecución en un solo lugar. Antes de Payhawk, el equipo financiero utilizaba Spendesk para sus tarjetas corporativas y la gestión de gastos, Exact Online para la contabilidad y una asesoría externa para transferir manualmente los datos entre ambos sistemas.
La falta de integración era el cuello de botella. Los recibos tenían que exportarse desde Spendesk e importarse manualmente a Exact Online, por lo que la contabilidad siempre iba con retraso. Con unas 200 tarjetas virtuales utilizadas para pagar suscripciones de SaaS, el equipo financiero apenas tenía visibilidad en tiempo real de los cargos. Y todo esto ocurría justo cuando el equipo intentaba internalizar la contabilidad.
El sistema se había vuelto insostenible para nosotros. Nuestra asesoría externa exportaba todos los justificantes desde Spendesk y los importaba a Exact Online, lo que provocaba retrasos constantes.
Un agente que recupera facturas para que las personas no tengan que hacerlo
Aikido se pasó a Payhawk por varios motivos de peso, entre ellos las tarjetas corporativas (incluidas las tarjetas virtuales), la gestión de gastos, los flujos de aprobación y los reembolsos.
Sin embargo, el motivo más importante de todos fue la integración directa con Exact Online. Ahora, con Payhawk, las cuentas del libro mayor (GL), los centros de costes y las categorías de seguimiento se sincronizan en ambos sentidos, y los gastos aprobados se contabilizan directamente en el ERP, sin necesidad de exportarlos manualmente. Además, el OCR con IA y las categorías predeterminadas por proveedor permiten que las más de 400 facturas mensuales se asignen automáticamente a la cuenta del libro mayor correspondiente, lo que ahorra aproximadamente 25 horas de trabajo manual.
La función de reembolsos funciona a la perfección. Los empleados hacen una foto del gasto, [lo añaden a Payhawk] y reciben el reembolso apenas cinco minutos después, una vez que las personas correspondientes lo han aprobado.
El cierre de mes, sin el caos administrativo
A partir de ahora, Aikido tiene previsto seguir ampliando el uso de Payhawk en todas sus entidades a medida que la empresa continúe su expansión internacional.
Una única plataforma, varias entidades y cada ERP alimentado automáticamente. Para los equipos financieros, muy pocas plataformas de gestión de gastos ofrecen compatibilidad nativa con múltiples entidades e integración directa con Exact Online. Y para un equipo financiero pequeño, esa es la diferencia entre poder crecer de forma escalable o verse desbordado por las tareas administrativas.
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