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De Spendesk a Payhawk: Chefclub acelera su cierre en dos días
“El soporte durante el cambio de Spendesk a Payhawk fue excelente. Recibimos formación y ayuda siempre que la necesitamos. Estamos muy satisfechos con el cambio.”
Exportaciones manuales que frenaban el cierre
Chefclub es una empresa líder en creación de vídeos para redes sociales y marcas del sector alimentario. Para gestionar sus gastos, desde facturas de proveedores hasta tarjetas de empresa para los chefs, usaba Spendesk. Pero le faltaba una integración activa con NetSuite, su ERP.
El equipo tenía que exportar facturas manualmente, esperar y revisarlas. Si faltaba algún documento, había que repetir parte del proceso. Todo esto consumía tiempo y retrasaba el cierre mensual.
Además, los chefs compran casi a diario para los rodajes en París. Otros equipos también compran material para colaboraciones con marcas. Por eso, la gestión de tarjetas tenía que ser sencilla y fiable.
“Perdíamos mucho tiempo porque las aprobaciones y las exportaciones tenían que hacerse manualmente. Cuando faltaban documentos, el proceso se volvía aún más repetitivo. Nuestro objetivo era enviar las facturas automáticamente a NetSuite.”
Un flujo más ágil y una migración sencilla
Chefclub conoció Payhawk gracias a una recomendación de Audaxis, partner especializado en integraciones con NetSuite. Las primeras conversaciones empezaron en verano de 2025. La implantación se hizo en dos fases: primero la gestión de facturas y, a principios de 2026, las tarjetas de empresa.
La integración nativa con NetSuite se configuró en solo unas horas, usando las claves API del proveedor.
Desde entonces, las facturas llegan automáticamente y en tiempo real a NetSuite. Los procesos de aprobación incluyen a los equipos operativos, y los flujos de trabajo son claros y eficientes. Cerca del 90 % de los datos se lee y procesa correctamente, sin trabajo manual adicional.
La transición a las tarjetas también fue rápida: de viernes a lunes. No hizo falta formación. Los empleados recibieron sus tarjetas virtuales y empezaron a usar la app de forma intuitiva desde el primer momento.
“La transición de las tarjetas se hizo de viernes a lunes. Informamos a los equipos: vuestras cuentas ya están configuradas y las tarjetas están listas en vuestro smartphone. No hubo ni una sola pregunta.”
Un cierre más rápido y un equipo más tranquilo
Con Payhawk, Chefclub ha hecho sus procesos financieros mucho más eficientes, incluso con un equipo financiero reducido. Ahora completa el cierre mensual antes del día 10. Gracias al flujo continuo de facturas, el equipo gana unos dos días al mes.
Los tiempos de espera también han desaparecido. En cuanto los principales proveedores envían sus documentos, el equipo puede empezar el cierre de inmediato.
El soporte de Payhawk responde de forma fiable: en un plazo de siete días para nuevos desarrollos y en pocas horas para asuntos urgentes. Además, Chefclub ahora puede activar el cashback en tarjetas, algo que no podía conseguir con Spendesk.
De cara al futuro, Chefclub quiere aprovechar aún más las funciones avanzadas de control de tarjetas y los Agentes de IA de Payhawk. El objetivo es liberar más tiempo para análisis que aporten valor real.
“Nuestro entorno de sistemas es muy complejo, pero Payhawk cumple el 100 % de nuestros requisitos. Es una solución que recomendaría sin dudarlo.”
Lleva la gestión de gastos al siguiente nivel, con confianza y control total.
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