Cómo CERATIZIT Scandinavia ahorra hasta 5 horas cada mes
«Payhawk nos ofrece la flexibilidad de diseñar flujos de aprobación individualmente para todo el grupo, lo que nos permite adaptar los procesos a las necesidades de las distintas entidades y departamentos».
Acerca de CERATIZIT
CERATIZIT es un grupo industrial con sede en Mamer (Luxemburgo) y alrededor de 7000 empleados en todo el mundo. Su entidad sueca, CERATIZIT Scandinavia, cuenta con un equipo de 25 personas.
El cierre de mes implicaba reclamar recibos y revisar los extractos de tarjeta línea por línea
Antes de Payhawk, CERATIZIT Scandinavia gestionaba los gastos de la empresa con Eurocard. Cada mes, los empleados tenían que guardar todos sus recibos y entregárselos al equipo financiero.
El equipo financiero revisaba después los extractos de tarjeta línea por línea. Asociaban cada recibo con su transacción, asignaban el gasto y lo contabilizaban. Era un trabajo lento y manual para todos los involucrados.
El equipo necesitaba una forma más sencilla de gestionar los gastos, con mejor visibilidad y envíos puntuales integrados.
Uno de los principales retos era la gran cantidad de tiempo necesaria para revisar y procesar los recibos al final de cada mes. También era difícil hacer un seguimiento de los recibos enviados por varios compañeros y garantizar que todos los gastos se registraran y enviaran dentro de los plazos establecidos.
Payhawk reúne tarjetas, aprobaciones y gastos de grupo en una sola plataforma
CERATIZIT eligió Payhawk por combinar una interfaz fácil, flexibilidad y control. La administración de tarjetas es clara e intuitiva y los flujos de aprobación se pueden diseñar individualmente para todo el grupo.
«En comparación con otras soluciones, esta combinación de interfaz fácil, flexibilidad y control fue un factor clave en nuestra decisión», afirma Sofie.
Actualmente, las funcionalidades en las que más confía el equipo sueco son:
- Envío de gastos desde el móvil: una aplicación fácil de usar permite a los empleados enviar gastos rápidamente.
- Diseñador de flujos de aprobación: los gastos se revisan fácilmente y se envían automáticamente a la persona encargada de aprobarlos.
- Gestión multientidad: los gastos de varias empresas del grupo se gestionan en una única plataforma.
La asistencia tanto del Equipo de Soporte como del Equipo de Atención al Cliente es excepcionalmente rápida, ágil y fácil de gestionar. Gracias a las reuniones periódicas, ya están familiarizados con nuestros intereses y problemas, lo que les permite ofrecer una asistencia más concreta y eficiente que otras soluciones SaaS que utilizamos.
El equipo financiero ahorra entre 4 y 5 horas al mes y logra visibilidad a nivel de grupo
CERATIZIT Scandinavia ahora ahorra entre 4 y 5 horas al mes en comparación con su configuración anterior. «Diría que ahorramos entre 4 y 5 horas cada mes al utilizar Payhawk», comenta Sofie.
A nivel de grupo, los beneficios van más allá del tiempo. Payhawk ha proporcionado a CERATIZIT una mayor transparencia sobre los gastos y flujos de aprobación más sólidos. Proporcionar tarjetas corporativas a los empleados ha reducido las tareas administrativas, aumentado la eficiencia y simplificado el cumplimiento de las políticas internas.
Como resultado, podemos tomar decisiones más informadas y gestionar nuestros procesos financieros de una manera más estratégica y eficaz.
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