Cómo Greystone GT ha acelerado la eficiencia en más de 600 órdenes de compras
Greystone GT es un equipo de automovilismo que compite en distintos campeonatos de Europa, Emiratos Árabes Unidos y Estados Unidos. Está especializado en competición GT de altas prestaciones, con un claro enfoque en vehículos McLaren. Además de participar en competiciones de prestigio como British GT, International GT Open y McLaren Trophy, también organiza track days premium para mostrar sus coches.
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Empezó con Payhawk
El impacto de Payhawk en Greystone:
- Reducir tiempos de procesamiento de gastos hasta en un 80%, lo que permite al equipo financiero dedicar más tiempo al análisis y el reporting, y menos a tareas administrativas
- Gestionar de 800 transacciones al mes, todas sincronizadas automáticamente mediante la integración con Xero
- Mejorar su sistema de control de gastos con 40 tarjetas para sus empleados, y la flexibilidad de poder adaptar límites y emitir tarjetas en cuestión de segundos
- Eliminar pagos en efectivo, sustituyéndolos por fondos compartidos a través de las tarjetas
- Gestionar más de 600 órdenes de compra, mejorando la claridad al comunicar las necesidades de compra y al confirmar costes con los proveedores
Antes de Payhawk
Greystone GT, uno de los equipos de referencia en el mundo del motor, utiliza Payhawk para gestionar el gasto de su equipo y de sus operaciones globales. Con un equipo financiero reducido dando soporte a un amplio volumen de transacciones de alto valor, desde eventos de competición hasta compras de piezas, la empresa necesitaba una solución que le ayudara a agilizar sus procesos de compras y a tener un mayor control sobre el gasto.
Antes de implantar Payhawk, sus procesos de compras estaban fragmentados. En concreto, no contaba con un sistema formal de órdenes de compra, lo que hacía que muchos gastos no se revisaran hasta después de haberse producido. El equipo tenía claro que necesitaba reforzar el control del gasto y eliminar ineficiencias, especialmente en compras frecuentes y de gran volumen.
Ryan Franklin, Financial Controller de Greystone GT, lo explica así:
Tenemos varios tipos de gastos: desde neumáticos y combustible de competición hasta vuelos, alojamiento y personal para eventos. Los neumáticos y el combustible, en particular, suponen un coste elevado, y necesito asegurarme de que no gastamos de más ni acumulamos stock innecesario. Payhawk nos ayuda a mantener la operativa bajo control y a gestionar todos estos costes con mucha más eficiencia.
"As a motorsport team, our expenses cover everything from expensive tyres and fuel to travel/accommodation expenses and event staff… Payhawk helps us manage these costs efficiently and avoid overspending."
Más visibilidad sobre el gasto de Greystone GT
Tras evaluar distintas soluciones, el equipo financiero de Greystone GT eligieron Payhawk ya que necesitaban una solución que les diera una cobertura completa, reuniendo en un solo lugar pagos con tarjetas corporativas, órdenes de compra, gestión de suscripciones y mucho más, lo que mejora tanto la visibilidad como la eficiencia.
Al integrar compras y pagos con tarjeta en un único sistema, Greystone GT ha reforzado la transparencia y el control, dos elementos clave para gestionar el gran volumen y el elevado importe de las transacciones propias del automovilismo.
Ryan lo resume así:
Una de las funcionalidades que más valoro de Payhawk es el detalle por líneas. Nos permite desglosar la información de las facturas por conceptos y analizar cada línea con mucho más nivel de detalle que con un sistema de órdenes de compra tradicional.
Desde que adoptó Payhawk, el equipo de Greystone GT ha ganado la visibilidad y el control que necesitaba sobre sus operaciones de compras a nivel global. Ahora puede hacer seguimiento de los gastos en tiempo real desde cualquier parte del mundo.
“Con Payhawk, ahora vemos exactamente en qué se gasta y quién lo gasta.”
Relaciones con proveedores más sólidas gracias a la claridad y el control
Desde la implantación de Payhawk, Greystone GT ha centralizado sus compras y ha establecido un proceso formal para gestionar las órdenes de compra. Esto garantiza que cada compra esté respaldada por una OC validada y que los pagos solo se procesen cuando toda la documentación está completa.
Además, al trabajar con numerosas compras de alto importe, múltiples proveedores y distintas regiones, Ryan utiliza la plataforma para gestionar mejor las expectativas de los proveedores.
“Nos hemos vuelto bastante estrictos con los proveedores”, explica Ryan. “Si no envían una orden de compra válida, simplemente les devolvemos la factura y les pedimos que lo vuelvan a tramitar"
Este enfoque permite que la gestión de proveedores se apoye en un proceso sólido de principio a fin y evita pérdidas de tiempo derivadas de pedidos incompletos.
Además, con visibilidad y control total sobre todas las transacciones con proveedores, el equipo financiero puede acompañar el crecimiento de la operativa sin perder el control de los costes. ¿El resultado? Relaciones con proveedores más sólidas, más eficientes y totalmente alineadas con las exigencias de alto rendimiento de Greystone GT.
Una configuración flexible para cada curva del negocio
Payhawk permite al equipo de Greystone GT categorizar automáticamente y seguir cada transacción en tiempo real, independientemente de su importe.
Ryan lo explica así:
Con Payhawk puedo categorizar todo el gasto de forma correcta y automática, y hacer seguimiento de todo con solo unos clics. Es un ahorro de tiempo enorme.
Y este nivel de claridad y control es cada vez más importante a medida que la empresa acelera su expansión internacional.
“La flexibilidad, el control y la transparencia que ofrece Payhawk es exactamente lo que necesitábamos.”
A medida que Greystone GT sigue creciendo, Ryan explica que el equipo confía en que Payhawk evolucionará con ellos, para que cada parte de la gestión del gasto siga alineada y sea precisa, incluso cuando aumenten el volumen y la complejidad.
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