Greystone GT Ltd est une écurie automobile basée au Royaume-Uni qui participe à divers championnats de course automobile en Europe, aux Émirats arabes unis et aux États-Unis. L'équipe est spécialisée dans les courses GT et s’appuie sur des voitures de course de la marque McLaren, notamment les modèles 720S GT3 EVO, Artura GT4 et Artura Trophy. Elle participe à des événements prestigieux tels que le British GT Championship, l'International GT Open et la McLaren Trophy Series.
Depuis l’adoption de Payhawk, Greystone GT a obtenu des résultats impressionnants :
L’équipe Finance de Greystone GT est chargée de gérer les dépenses et les opérations internationales de l’écurie, mais également de traiter la partie financière de l’organisation des courses automobiles ou de l’achat de pièces détachées notamment.
Avant Payhawk, les processus d’achat de Greystone GT étaient fragmentés. Il leur manquait notamment un bon système de Procure-to-Pay, ce qui signifiait que les dépenses n'étaient souvent vérifiées qu'après avoir été engagées.
L'équipe avait à cœur d’améliorer le contrôle de ses dépenses et de gagner en efficacité, notamment concernant les dépenses récurrentes ou les montants importants. Greystone GT souhaitait donc se tourner vers une solution complète capable de l’aider à rationaliser ses processus d’achat et à mieux contrôler ses dépenses. C’est là que Payhawk entre en scène.
Ryan Franklin, contrôleur financier chez Greystone GT, explique :
"Nous avons un large éventail de dépenses à prendre en compte, qu’il s’agisse de l’achat de pneus, de carburant, de l’organisation des courses, de déplacements par avion, ou encore de l'hébergement et de l’embauche de personnel en fonction des événements. Les pneus et le carburant, en particulier, représentent une dépense colossale ; c’est pour cela que je dois m'assurer que nous ne dépassons pas notre budget et que nous n’avons pas tendance à stocker inutilement. Grâce à Payhawk, nous gagnons constamment en efficacité, ce qui nous permet de gérer ces divers types de dépenses en toute simplicité."
"En tant qu'équipe de sport automobile, nos dépenses sont diverses, des pneus et du carburant aux frais de déplacement/hébergement, en passant par l'événementiel... Payhawk nous aide à gérer ces coûts efficacement et à éviter les dépenses excessives."
Après avoir mené des recherches approfondies et mis plusieurs solutions en concurrence, Ryan Franklin et son équipe ont porté leur choix sur Payhawk, qui a notamment séduit Greystone GT grâce à sa plateforme tout-en-un.
Payhawk regroupe les paiements par carte d'entreprise, les bons de commande ou encore la gestion des abonnements sur une seule et même plateforme, afin de disposer d’une meilleure visibilité et de gagner en efficacité.
En regroupant les achats et les paiements par carte dans un seul système, Greystone GT a ainsi pu gagner en transparence et en contrôle, deux éléments essentiels pour gérer le haut volume de transactions souvent coûteuses qui caractérise le sport automobile.
Ryan Franklin revient sur sa fonctionnalité favorite :
"J'apprécie particulièrement la fonctionnalité de Payhawk qui permet de détailler les factures et de les diviser en lignes comptables. Contrairement à un système de gestion de bons de commande traditionnel, cette fonctionnalité nous permet d’analyser ces lignes de manière beaucoup plus précise, ce qui représente un sérieux gain d’efficacité."
Depuis l'adoption de Payhawk, l'équipe Finance de Greystone GT a considérablement gagné en visibilité et en contrôle sur ses processus d’achat internationaux, et peut désormais suivre toutes les dépenses effectuées en temps réel, partout dans le monde.
Pour Ryan Franklin, cela constitue un véritable atout :
"Grâce à Payhawk, nous pouvons désormais connaître précisément les montants des sommes dépensées, ainsi que leur provenance."
Depuis le déploiement de la solution Payhawk, Greystone GT a pu centraliser ses achats et optimiser la gestion des bons de commande. Aujourd’hui, chaque achat validé génère automatiquement un bon de commande et les paiements ne sont traités qu'une fois que tous les documents nécessaires sont réunis.
Étant donné que Greystone GT est amené à effectuer de nombreux achats tout au long de l’année auprès de plusieurs fournisseurs situés dans différentes régions du monde, la plateforme Payhawk permet de mieux contrôler le respect des exigences applicables aux fournisseurs. Ryan Franklin explique :
"Nous sommes devenus assez stricts concernant notre politique fournisseurs : s’ils ne fournissent pas de bon de commande valide, nous leur renvoyons simplement leurs factures et leur demandons de recommencer."
Cette approche implique la mise en place de processus rigoureux de bout en bout en matière de gestion des fournisseurs, ce qui évite de devoir traiter inutilement des commandes incomplètes et permet à l’équipe Finance de gagner en temps et en efficacité.
Par ailleurs, grâce à une meilleure visibilité et un contrôle total sur toutes les transactions liées aux fournisseurs, l'équipe Finance peut faire évoluer les opérations, tout en maîtrisant les dépenses de l’écurie. Les relations avec les fournisseurs n’en deviennent alors que plus solides et plus efficaces, et concordent parfaitement avec la performance de Greystone GT.
Transformez votre gestion des dépenses grâce à notre module Procurement
Payhawk veille également à ce que l'équipe de Greystone GT puisse catégoriser automatiquement chaque transaction, quelle que soit son importance, et effectuer un suivi des dépenses en temps réel, en toute transparence.
Pour Ryan Franklin, cet aspect est essentiel, en particulier à mesure que l’écurie se développe à l’international :
"Désormais, grâce à Payhawk, je peux non seulement classer toutes mes dépenses correctement et automatiquement, mais surtout, je peux suivre chacune d’entre elles en seulement quelques clics. Cela me fait gagner un temps considérable ! Une chose est sûre : la flexibilité, la transparence, ainsi que le haut degré de contrôle offerts par Payhawk correspondent exactement à nos besoins."
À mesure que Greystone GT poursuit sa croissance, l'équipe est convaincue que la solution Payhawk évoluera à ses côtés, ce qui lui permettra de garantir un haut niveau de cohérence et de précision en matière de gestion des dépenses, même si leur volume et leur complexité venaient à augmenter.
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