Mediakeys assure le bon déroulement de ses campagnes publicitaires grâce à Payhawk
"Entre le gain de temps, l'amélioration des process et les économies financières, Payhawk s'est rapidement imposé comme un choix évident."
Des plafonds bancaires qui menaçaient le bon déroulement des campagnes
À ses débuts, Mediakeys gérait toutes ses finances avec des cartes bancaires traditionnelles. Mais avec la croissance de l'agence et l'ajout de nouveaux clients, les plafonds imposés par la banque devenaient un frein opérationnel direct : toute campagne publicitaire risquait d'être interrompue faute de liquidités disponibles au bon moment.
L'agence s'est d'abord tournée vers Spendesk, qui fonctionnait bien dans un premier temps. Mais à mesure que le volume de transactions augmentait, les problèmes se sont multipliés : délais de chargement des IBAN pour alimenter les cartes, problèmes de disponibilité, manque d'évolutivité. L'accompagnement n'était plus à la hauteur des besoins.
En parallèle, la gestion interne était lourde : seuls le PDG et la DG disposaient de cartes professionnelles. Chaque paiement nécessitait de les solliciter — souvent en réunion — créant des blocages constants. Côté comptabilité, l'absence d'intégration avec Sage 100 obligeait à saisir manuellement 5 000 à 6 000 transactions par an.
Au fur et à mesure que notre volume de transactions augmentait, les problèmes ont commencé à s'accumuler. Spendesk peinait à suivre notre rythme de croissance. L'accompagnement n'était plus adapté.
Un déploiement en 2 mois, une autonomie totale pour les équipes
C'est lors du salon Tech for Retail que Charles-Eric Collet a rencontré l'équipe Payhawk. Le coup de cœur est immédiat : réactivité, compréhension des besoins spécifiques, et une solution pensée pour évoluer avec l'entreprise.
En deux mois, Payhawk est pleinement opérationnel : formation complète des équipes, transfert de l'ensemble des cartes, mise en place des workflows d'approbation. Résultat : chaque collaborateur crée désormais ses propres cartes virtuelles, gère ses budgets, et transmet ses justificatifs sans intervention de la direction. Plus de 70 cartes actives sont en circulation.
L'intégration avec Sage 100 change également la donne côté comptabilité : les transactions sont exportées sous format Excel préformaté, prêtes à être importées directement. Fini la saisie manuelle ligne par ligne.
En deux mois, nous avons reçu une formation complète pour nos équipes et tout était opérationnel. On a transféré l'ensemble de nos cartes et formé les équipes. Aujourd'hui, nous avons plus de 70 cartes actives et gérons près de 250 000 € de dépenses mensuelles via Payhawk.
Aucune interruption de campagne, des équipes libérées des tâches administratives
Avec Payhawk, Mediakeys a transformé à la fois ses opérations financières et le quotidien de ses collaborateurs. Les appels de fonds, qui prenaient 1 à 2 jours, se font désormais en 10 secondes, garantissant qu'aucune campagne publicitaire client ne soit jamais interrompue faute de budget disponible.
La clôture mensuelle, qui mobilisait 2 à 3 heures de saisie manuelle, est bouclée en un quart d'heure. Les anomalies sont détectées immédiatement grâce à des exports bien structurés. Et sur 3 ans, le cashback généré par le volume de dépenses représente près de 36 000 € d'économies.
Plus symboliquement, le DAF ne valide plus des achats Trainline le dimanche soir à 22h : chaque collaborateur réserve ses billets en toute autonomie.
En termes d'évolutivité, de potentiel et de qualité de service, Payhawk, c'est vraiment l'avenir. Ce que j'apprécie particulièrement, c'est la reconnaissance client. Nous avons toujours l'impression d'être importants. Et ça, dans la durée, ça change tout.
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