Les enjeux de Mediakeys
À ses débuts, Mediakeys gérait toutes ses finances avec des cartes bancaires traditionnelles. Mais à mesure de la croissance de la société et de l’ajout de nouveaux clients à son portefeuille, les limites imposées par la banque et les différents plafonds compliquaient la gestion des budgets publicitaires.
À la recherche d’une alternative plus agile, Charles-Eric Collet s’est d’abord tourné vers Spendesk : “Au départ, Spendesk fonctionnait très bien pour nous. Mais au fur et à mesure que notre volume de transactions augmentait, les problèmes ont commencé à s'accumuler”.
Parmi les principaux points de blocage : des délais de chargement des IBAN pour alimenter les cartes qui bloquaient l’avancée des campagnes et pouvaient créer des frictions avec les clients, des problèmes de disponibilité et un manque d'évolutivité. Pour Charles-Eric Collet : “Spendesk peinait à suivre notre rythme de croissance. L'accompagnement n'était plus adapté.”
C’est lors du salon Tech for Retail que Charles-Eric Collet a rencontré l’équipe Payhawk. Le coup de cœur est immédiat : “Très vite, on a senti que Payhawk pouvait répondre à nos attentes : réactivité, compréhension de nos besoins spécifiques et surtout, une solution pensée pour grandir avec nous.”
Les bénéfices de Payhawk pour Mediakeys
L’équipe Payhawk a d’abord pris le temps de comprendre les enjeux et l’organisation de Mediakeys. Après quelques entretiens, la décision de la transition a été prise. La mise en place de la solution s'est faite rapidement grâce à un accompagnement personnalisé.
*En deux mois, nous avons reçu une formation complète pour nos équipes et tout était opérationnel. On a transféré l'ensemble de nos cartes et formé les équipes. Aujourd'hui, nous avons plus de 70 cartes actives et gérons près de 250 000 € de dépenses mensuelles via Payhawk. *
Résultat : les collaborateurs créent désormais eux-mêmes leurs cartes virtuelles, gèrent leurs budgets, et transmettent directement les justificatifs, sans intervention de la direction. L’autonomie est totale.
Une plateforme pour toutes les dépenses
Mediakeys utilise Payhawk aussi bien pour :
- Les campagnes publicitaires de ses clients
- Les frais de déplacements professionnels de ses collaborateurs
- Les abonnements de l’entreprise
Charles-Eric Collet, DAF de Mediakeys, raconte :
Au départ, le PDG et la DG étaient les seules à avoir des cartes professionnelles. Donc à chaque fois qu’un collaborateur devait faire un paiement, il fallait les solliciter, débloquer les fonds… sauf qu’ils étaient souvent en réunion. On s’est vite dit que ce n’était plus possible. Maintenant, chacun peut avoir sa propre carte, avec les autorisations nécessaires. Les justificatifs sont transmis automatiquement, donc tout est cadré. Moi, au début, j’avais une carte physique pour tous les frais généraux de l’entreprise. Mais je me faisais constamment déranger pour valider les paiements sur Trainline. J’ai donc appelé Payhawk pour voir s’il y avait une solution, parce que recevoir un code à chaque achat sur la même plateforme, c’était trop contraignant. Ils ont tout de suite réagi et ont modifié les accès : désormais, chaque collaborateur peut réserver son billet de train en toute autonomie. Résultat : je ne suis plus obligé de valider des achats le dimanche soir à 22h !
