Mit Payhawk laufen Werbekampagnen bei Mediakeys - reibungslos und erfolgreich
Mediakeys, eine auf Außen-, Print- und Digitalwerbung spezialisierte Agentur, verwaltet täglich große Mediavolumen, vor allem bei Anbietern wie Google und Facebook. Angesichts des rasanten Wachstums und der besonderen Anforderungen im Zahlungsmanagement setzt das Unternehmen auf Payhawk, um seine Weiterentwicklung reibungslos zu unterstützen.
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Die Herausforderungen von Mediakeys
Zu Beginn verwaltete Mediakeys alle Finanzen über herkömmliche Bankkarten. Mit dem Wachstum des Unternehmens und der Erweiterung des Kundenportfolios erschwerten jedoch die von der Bank gesetzten Limits und Höchstbeträge die Verwaltung der Werbebudgets.
Auf der Suche nach einer flexibleren Lösung wandte sich Charles-Eric Collet zunächst an Spendesk: „Anfangs funktionierte Spendesk sehr gut für uns. Doch mit zunehmendem Transaktionsvolumen traten immer mehr Probleme auf.“
Zu den Hauptproblemen zählten Verzögerungen beim Laden der IBANs für die Kartenaufladung, die den Ablauf der Kampagnen behinderten und zu Reibungen mit Kunden führen konnten, Probleme mit der Verfügbarkeit und fehlende Skalierbarkeit. Für Charles-Eric Collet: „Spendesk konnte mit unserem Wachstumstempo nicht mehr Schritt halten. Die Unterstützung war nicht mehr passend.“
Beim Besuch der Tech-for-Retail-Messe traf Charles-Eric Collet auf das Team von Payhawk – die Entscheidung fiel sofort: „Sehr schnell merkten wir, dass Payhawk unsere Anforderungen erfüllen konnte: schnelle Reaktionszeiten, Verständnis für unsere speziellen Bedürfnisse und vor allem eine Lösung, die mit uns wachsen kann.“
Die Vorteile von Payhawk für Mediakeys
Das Team von Payhawk nahm sich zunächst Zeit, die Herausforderungen und die Organisationsstruktur von Mediakeys genau zu verstehen. Nach einigen Gesprächen fiel die Entscheidung für den Wechsel, und die Implementierung erfolgte schnell dank maßgeschneiderter Betreuung.
„Innerhalb von zwei Monaten haben wir unsere Teams umfassend geschult, und alles war einsatzbereit. Wir haben alle Karten übertragen und die Mitarbeitenden eingearbeitet. Heute verfügen wir über 70 aktive Karten und verwalten monatlich rund 250.000 € Ausgaben über Payhawk.“
Das Ergebnis: Die Mitarbeitenden erstellen nun selbst ihre virtuellen Karten, verwalten ihre Budgets und übermitteln die Belege direkt, ohne dass die Geschäftsleitung eingreifen muss. Die Autonomie ist vollständig.
Eine Plattform für alle Ausgaben
Mediakeys nutzt Payhawk für:
- Die Werbekampagnen der Kunden
- Geschäftsreisen der Mitarbeitenden
- Unternehmensabonnements
Charles-Eric Collet, CFO von Mediakeys, berichtet:
„Anfangs hatten nur der CEO und die Geschäftsleitung Firmenkarten. Jedes Mal, wenn ein Mitarbeitender eine Zahlung tätigen musste, mussten sie angefragt und die Mittel freigegeben werden – doch sie waren oft in Meetings. Wir merkten schnell, dass das so nicht mehr funktioniert. Heute kann jeder seine eigene Karte mit den erforderlichen Berechtigungen erhalten. Belege werden automatisch übermittelt, alles ist klar geregelt. Früher hatte ich eine physische Karte für alle allgemeinen Unternehmensausgaben, wurde aber ständig unterbrochen, um Zahlungen auf Trainline zu genehmigen. Ich wandte mich an Payhawk, um eine Lösung zu finden, denn bei jedem Kauf einen Code auf derselben Plattform zu erhalten, war zu umständlich. Sie reagierten sofort und passten die Zugänge an: Heute kann jeder Mitarbeitende sein Zugticket selbstständig buchen. Ergebnis: Ich muss sonntags um 22 Uhr keine Zahlungen mehr genehmigen!“
Eine einfache Integration mit Sage 100
Im Bereich Buchhaltung hat Payhawk bei Mediakeys entscheidend zur Effizienz beigetragen. Das Unternehmen arbeitet mit dem ERP-System Sage 100, für das Payhawk individuell anpassbare Buchhaltungs-Exportvorlagen bereitstellt. Spendesk bot damals keine vergleichbare Integration an, weshalb Mediakeys jeden Monat manuelle Abgleiche durchführen musste – ein zeitintensiver Prozess, der das Unternehmenswachstum ausbremste.
Heute ermöglicht Payhawk den Export aller relevanten Daten aus Payhawk nach Sage 100 über vordefinierte CSV- oder XLS-Formate. Diese Automatisierung spart Zeit, reduziert das Risiko menschlicher Fehler und sorgt für eine höhere Datenqualität.
Charles-Eric Collet erklärt:
Wir nutzen Sage 100 für unsere Finanzverwaltung. Die Integration mit Payhawk ist ausgesprochen einfach: Wir exportieren die Transaktionen als Excel-Datei, die sofort in Sage importiert werden kann. Früher dauerte das manuelle Erfassen von 5.000 bis 6.000 Transaktionen pro Jahr zwei bis drei Stunden im Monat. Heute ist alles in 15 Minuten erledigt. Die Payhawk-Exporte sind klar strukturiert – Unstimmigkeiten fallen sofort auf.
Ein klar messbarer und sofortiger ROI
Mit Payhawk profitiert Mediakeys von zahlreichen, direkt spürbaren Vorteilen:
- Zeitersparnis: Dank Payhawk arbeiten alle Mitarbeitenden eigenständig, und die Monatsabschlüsse sind deutlich schneller abgeschlossen. Laut Charles-Eric Collet spart das Team mindestens einen halben Arbeitstag pro Monat.
- Weniger operativer Stress: Geldüberweisungen dauern heute nur noch 10 Sekunden statt ein bis zwei Tage. Für Mediakeys bedeutet das mehr Flexibilität und die Sicherheit, dass keine Werbekampagne ins Stocken gerät.
- Finanzielle Einsparungen: Durch das hohe Ausgabenvolumen profitiert Mediakeys zusätzlich vom Cashback-Programm. Über drei Jahre summieren sich die Einsparungen auf rund 36.000 €.
Für Charles-Eric Collet steht der Mehrwert außer Frage:
Durch die Zeitersparnis, optimierte Prozesse und finanziellen Vorteile war Payhawk für uns schnell die naheliegende Entscheidung.
Payhawk und Mediakeys: eine vertrauensvolle Partnerschaft
Über die operativen und finanziellen Ergebnisse hinaus basiert die Zusammenarbeit zwischen Mediakeys und Payhawk auf einer langfristigen, von Vertrauen geprägten Partnerschaft. Dank der hohen Reaktionsgeschwindigkeit, dem Verständnis für individuelle Anforderungen und der Flexibilität der Payhawk-Teams profitiert Mediakeys von einer passgenauen und effizienten Betreuung.
In Bezug auf Skalierbarkeit, Potenzial und Servicequalität ist Payhawk für uns ganz klar die Zukunft. Besonders schätze ich die Wertschätzung gegenüber den Kunden. Wir haben immer das Gefühl, wichtig zu sein – und genau das macht langfristig den Unterschied.
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