AllPoints Fibre Networks zentralisiert sein Ausgabenmanagement mit Payhawk

AllPoints Fibre Networks ist ein britischer Glasfaser-Großhändlernetzbetreiber mit landesweiter Präsenz. Das Unternehmen entstand 2023 durch den Zusammenschluss von vier vertikal integrierten Internetdienstanbietern.

Im Zuge der Fusion wurde das Unternehmen von fünf auf zwei operative Einheiten zusammengeschlossen. Oracle NetSuite dient dabei als zentrale Datenquelle für den Finanzbereich.

Bei den bestehenden Tools für das Ausgabenmanagement war die Situation jedoch eine andere: SAP Concur für Spesenabrechnungen, ZoneCapture als OCR-Erweiterung für NetSuite, zwei gemeinsam genutzte NatWest-Firmenkreditkarten und Bestellgenehmigungen, die direkt in NetSuite abgewickelt wurden.

Die Folge war eine erhebliche Diskrepanz zwischen den verschiedenen Tools, wobei sich die Probleme sich in drei Bereichen zeigten. Erstens: Rund 30 Genehmigungsmanager benötigten jeweils eine NetSuite-Volllizenz – ausschließlich, um Bestellungen zu genehmigen. Es gab weder eine Funktion zur Delegation von Aufgaben zur Abdeckung von Jahresurlaub noch abteilungsbezogene Budget-Inhaber zum Zeitpunkt der Genehmigung.

Zweitens: Concur war nicht in NetSuite integriert. Das Finanzteam musste daher jede Woche zwei bis drei Stunden aufbringen, um Spesenabrechnungsdateien manuell zwischen den beiden Systemen zu übertragen. Auch bei den Richtlinien gab es Nachholbedarf: Concur gab zwar Warnungen aus, setzte die Vorgaben aber nicht konsequent durch.

Drittens: Die beiden gemeinsam genutzten NatWest-Karten machten die Belegverwaltung zur Daueraufgabe. Das Finanzteam musste ständig Belegen hinterherlaufen, während Kontierung und Zahlungsabgleich in NetSuite zurückblieben. Gleichzeitig fehlte es an einem verlässlichen Überblick über die Ausgaben.

Nachdem die Finanz- und Beschaffungsteams zu dem Schluss gekommen waren, dass die bestehende Systemlandschaft nicht mit dem Unternehmen mitwachsen konnte, startete AllPoints Fibre Networks eine formelle Ausschreibung. Acht Anbieter kamen in die engere Auswahl. Führungskräfte aus Finanzen, Beschaffung, IT und weiteren Bereichen waren an der abschließenden Entscheidung zugunsten von Payhawk beteiligt.

So lief der Prozess ab:

• Bestellungen wurden aus NetSuite in Payhawk übertragen. Dort wurden mehrstufige Genehmigungsabläufe eingerichtet, die sich nach Betrag, Abteilung, Lieferant und Kategorie richten. So lässt sich die strikte Regel „Keine Bestellung, keine Zahlung“ konsequent durchsetzen – und Genehmiger benötigen dafür keine NetSuite-Lizenzen mehr.
• Lieferantenrechnungen gehen jetzt zentral per E-Mail ein. OCR-Erfassung und automatischer Dreifachabgleich mit der jeweiligen Bestellung ersetzen ZoneCapture und die damit verbundene manuelle Nachverfolgung.
• Die beiden gemeinsam genutzten NatWest-Karten wurden bei der Einführung durch zehn individuelle physische und virtuelle Payhawk-Karten ersetzt. Regeln für die Belegerfassung und die automatische Kartensperrung werden direkt auf Kartenebene durchgesetzt.
• Concur wurde vollständig durch den integrierten Erstattungsprozess von Payhawk ersetzt. Dieser ist direkt mit NetSuite und HiBob verbunden, sodass Bankdaten und Kostenstellen automatisch synchronisiert werden.

Das Ergebnis? Budget-Inhaber sehen jetzt in Echtzeit, welche Ausgaben durch offene Bestellungen bereits festgelegt sind – nicht nur, welche Rechnungen bezahlt wurden. Gleichzeitig umfasst die NetSuite-Integration auch benutzerdefinierte Segmente, Felder auf Transaktionszeilen, Abteilungen, Abschreibungspläne und vieles mehr. So verfügt das Unternehmen über eine zentrale und verlässliche Datenbasis.

Die unmittelbarste strukturelle Veränderung war die Streichung von 30 NetSuite-Voll-Lizenzen aus der Genehmigungsmatrix, deren Ersatz durch Payhawk-Lizenzen und erhebliche Kosteneinsparungen.

Auch die Belegerfassung im gesamten Team liegt inzwischen bei 100 %. Alle Ausgaben laufen über individuelle Firmenkarten anstatt über gemeinsame Konten. So hat das Finanzteam erstmals einen vollständigen Überblick über die Ausgaben – eine Transparenz, die die NatWest-Lösung nicht bieten konnte.

Da Richtlinien jetzt direkt auf Karten- und Genehmigungsebene durchgesetzt werden, muss das AP-Team Spesenabrechnungen nicht mehr manuell auf Compliance-Verstöße prüfen. Auch der wöchentliche Datenaustausch zwischen Concur und NetSuite entfällt. Das spart zwei bis drei Stunden manueller Arbeit pro Woche.

Und dabei bleibt es nicht: Seit Mitte 2026 nutzt das Team von AllPoints Fibre Networks auch den AI Payments Agent und den AI Procurement Agent von Payhawk. Zudem stehen im Modul „Budgets“ inzwischen 12 Budget-Inhaber zur Aktivierung bereit.

Darüber hinaus hat das Team die Nachverfolgung von Bestellungen und die Überwachung von Abonnements eingeführt und ein gemeinsames Betriebsmodell für Beschaffung und Finanzen entwickelt. Es basiert auf klar definierten Procure-to-Purchase- und Purchase-to-Pay-Prozessen und sorgt für die Einhaltung von Richtlinien während des gesamten Prozesses.

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