Wie Girteka eine Flotte mit 10.000 Fahrern mit Echtzeit-Ausgabenkontrolle ausstattet

Über Girteka

Girteka ist Europas größtes Logistikunternehmen mit eigenem Fuhrpark und hat seinen Hauptsitz in Vilnius, Litauen. Mit über 15.000 Angestellten, einer Flotte von 6.500 Lkw und mehr als 10.000 Fahrern transportiert Girteka Fracht quer durch ganz Europa und verbindet Lieferketten vom Baltikum bis nach Westeuropa, Großbritannien und in die nordischen Länder. Dank seiner Größe gilt das Unternehmen als Maßstab in der europäischen Fernlogistik.

Während einer Fahrt fallen für Fahrer regelmäßig Betriebskosten wie Parkgebühren, Maut, kleinere Reparaturen und andere fahrtenbezogene Kosten an. Vor der Einführung von Payhawk wurden die Ausgaben der Fahrer durch eine Kombination aus Vorschüssen, Erstattungen und papierbasiertem Belegabgleich verwaltet.

Als das Transaktionsvolumen stieg, bot sich die Möglichkeit, den Abgleich weiter zu automatisieren, die Transparenz zu erhöhen und den manuellen Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Bei mehr als 10.000 Fahrern, die europaweit im Einsatz sind, umfassten selbst routinemäßige Ausgabeprozesse eine beträchtliche Anzahl von Transaktionen. Die Priorität lag daher darauf, den manuellen Aufwand zu reduzieren, den Echtzeit-Überblick über den Betrieb zu verbessern und den Prozess sowohl für die Fahrer als auch für die Finanzteams effizienter zu gestalten – bei gleichzeitiger Wahrung von Transparenz und Kontrolle.

Als Girteka europaweit expandierte, erkannte das Unternehmen die Chance, die Verwaltung der Fahrerkosten weiter zu vereinfachen und zu standardisieren.

Das Team hat Dutzende von Banken und spezialisierten Ausgabenmanagement-Plattformen anhand vordefinierter Kriterien bewertet, darunter die einfache Ausstellung virtueller und physischer Karten, Kontrollen und Ausgabenlimits, die automatisierte Erfassung von Belegen, Berichtsfunktionen, Buchhaltungs- und API-Integrationen sowie die Möglichkeit für Fahrer, zusätzliche Geldmittel anzufordern, und für Manager, diese direkt in der App zu genehmigen. Einige Alternativen schnitten in einem Bereich gut ab, wiesen aber in anderen Bereichen Lücken auf.

Für Girteka beruhte die endgültige Entscheidung auf vier Säulen: Effizienz, Skalierbarkeit, Geschwindigkeit und Nachvollziehbarkeit. Die Wahl fiel auf Payhawk, da diese Lösung all diese Aspekte auf einer Plattform vereint: Kartenverfügbarkeit in Echtzeit, Ausgabenbestimmungen und -kontrollen, Automatisierung des Scannens von Belegen sowie einen Genehmigungs-Workflow direkt in der App.

Heute tragen rund 99 % der Girteka-Fahrer eine Payhawk-Karte bei sich, die aktiviert wird, sobald sie eine Fahrt beginnen. Bei zusätzlichen oder unerwarteten Ausgaben unterwegs können die Fahrer über einen Workflow-Designer direkt in der App entsprechende Anfragen stellen. Der zuständige Transportmanager prüft die Anfrage. Sobald sie genehmigt ist, stehen den Fahrern die benötigten Geldmittel nahezu sofort zur Verfügung.

Auf der Finanzseite ermöglicht die heutige Buchhaltungsintegration den Teams von Girteka, direkt in Payhawk zu arbeiten, während die Transaktionsdaten über die internen Systeme des Unternehmens hinweg vernetzt bleiben. Das sorgt für bessere Transparenz, Nachverfolgbarkeit und Kontrolle über die Ausgaben der Fahrer.

Einer der größten Vorteile ist das schnellere und einheitlichere Management von fahrerbedingten Ausgaben in großen europäischen Betrieben. Wenn zum Beispiel für den Fahrer unterwegs unerwartete Kosten entstehen, folgen die Anfragen, Genehmigungen und Transaktionen einem klaren Prozess und ermöglichen es den Teams, schnell zu reagieren und gleichzeitig den Überblick und die Kontrolle zu behalten. 



Mit Payhawk wird jede Transaktion sofort erfasst, was einen klaren Echtzeit-Überblick über die Ausgaben bietet und fundierte Entscheidungen in den Transport- und Finanzteams unterstützt.

Die gleiche Automatisierung erstreckt sich auch auf die Buchhaltung. OCR erfasst den Großteil der Belegdaten automatisch und unterstützt so einen effizienteren Abstimmungsprozess. Dadurch hat die Finanzabteilung mehr Kapazitäten, um sich auf wertschöpfende Aktivitäten im gesamten Unternehmen zu konzentrieren.

Auch der Kundensupport hat sich als schnell und effektiv erwiesen und schneidet im Vergleich zu den reinen E-Mail-, Chat- und Telefonmodellen anderer SaaS-Tools gut ab. Über diese operativen Vorteile hinaus liegt eine der bedeutendsten Auswirkungen in der Stärkung der Unternehmensleistung. Die Fahrer verfügen über kontrollierte Ausgaben, während gleichzeitig die volle Übersicht gewahrt bleibt. Außerdem werden Teams im gesamten Unternehmen befähigt, durch einen modernen, effizienten Ansatz skalierbar zu arbeiten.