Girteka gère dorénavant en temps réel les dépenses de ses 10 000 chauffeurs

À propos de Girteka

Girteka est la plus grande entreprise logistique d’Europe disposant de ses propres véhicules. Basée à Vilnius, en Lituanie, elle emploie plus de 15 000 personnes, exploite une flotte de 6 500 camions et compte plus de 10 000 chauffeurs. Elle transporte des marchandises sur l’ensemble du Vieux Continent et relie les chaînes d’approvisionnement des pays baltes à l’Europe occidentale, au Royaume-Uni et aux pays nordiques. Par son envergure, elle fait figure de référence dans le transport routier longue distance à l’échelle européenne.

Les chauffeurs ont régulièrement des frais à régler sur la route, comme le stationnement, les péages, les petites réparations et d’autres dépenses liées à leurs trajets. Avant Payhawk, ils devaient composer avec des avances, des remboursements et un rapprochement manuel des justificatifs papier.

Avec l’augmentation du volume de transactions, Girteka souhaitait automatiser davantage le rapprochement, gagner en visibilité et réduire les tâches administratives manuelles.

Avec plus de 10 000 chauffeurs en activité à travers l’Europe, même les processus de dépenses courantes généraient un volume important de transactions. Girteka voulait donc réduire les tâches manuelles et simplifier la gestion des dépenses pour les chauffeurs comme pour les équipes financières, tout en améliorant la visibilité en temps réel sur les opérations et en gardant le contrôle sur les dépenses.

Avec le développement de son activité en Europe, Girteka souhaitait simplifier et harmoniser la gestion des dépenses de ses chauffeurs.

L’équipe a évalué des dizaines de banques et de plateformes spécialisées dans la gestion des dépenses selon des critères prédéfinis : facilité d’émission des cartes virtuelles et physiques, règles et plafonds de dépenses, collecte automatisée des justificatifs, fonctionnalités de création de rapports, intégrations comptables et API, mais aussi possibilité pour les chauffeurs de demander des fonds supplémentaires et pour les responsables de les approuver directement dans l’application. Plusieurs solutions se distinguaient dans certains domaines, mais ne couvraient pas l’ensemble des besoins.

Pour Girteka, il y avait quatre critères essentiels : l’efficacité, l’évolutivité, la rapidité et la traçabilité. L’entreprise a finalement choisi Payhawk, car sa plateforme réunissait tous ces éléments : émission instantanée des cartes, politiques et contrôles de dépenses, scan automatisé des justificatifs et workflow de demande et d’approbation directement dans l’application.

Aujourd’hui, environ 99 % des chauffeurs de Girteka disposent d’une carte Payhawk, qui est activée au début de chaque trajet. En cas de dépenses supplémentaires ou imprévues sur la route, les chauffeurs peuvent envoyer une demande directement dans l’application selon un workflow d’approbation prédéfini. Le responsable du transport examine ensuite la demande et, une fois celle-ci approuvée, les fonds nécessaires peuvent être mis presque instantanément à disposition du chauffeur.

Côté finance, l’intégration comptable permet désormais aux équipes de Girteka de travailler directement dans Payhawk, tout en assurant la circulation des données de transaction entre les différents systèmes internes de l’entreprise. Elles bénéficient ainsi d’une meilleure visibilité et d’une traçabilité accrue, tout en gardant le contrôle sur les dépenses des chauffeurs.

Avec Payhawk, Girteka gère rapidement et de manière homogène les dépenses de ses chauffeurs pour l’ensemble de son activité en Europe. Par exemple, lorsqu’un chauffeur fait face à une dépense imprévue sur la route, chaque étape, de la demande à la transaction en passant par l’approbation, est encadrée par un processus clair. Les équipes peuvent ainsi traiter les demandes rapidement tout en gardant une bonne visibilité et un contrôle sur les dépenses.

Avec Payhawk, chaque transaction est enregistrée dès qu’elle a lieu, ce qui permet aux équipes en charge du transport et de la finance de suivre les dépenses en temps réel et de prendre des décisions éclairées.

Cette automatisation s’étend également à la comptabilité. Grâce à l’OCR, la plupart des données des justificatifs sont extraites automatiquement, ce qui simplifie le rapprochement et permet aux équipes financières de consacrer davantage de temps aux activités à forte valeur ajoutée pour l’entreprise.

Le service client, qui offre un accompagnement plus complet que les échanges par e-mail, chat ou téléphone auxquels se limitent souvent d’autres solutions SaaS, s’est lui aussi révélé rapide et efficace. Au-delà de ces gains opérationnels, Payhawk contribue également à améliorer la performance globale de Girteka : les chauffeurs disposent de moyens de dépense encadrés, tandis que les équipes bénéficient d’une visibilité complète sur les opérations et peuvent travailler à grande échelle grâce à une approche moderne et efficace.