MAN Truck & Bus réduit ses coûts et simplifie la gestion des dépenses

Les enjeux de Man Truck & Bus

Avant Payhawk, la gestion des dépenses par cartes reposait sur des outils lourds et inefficaces. Soumettre une note de frais prenait du temps, et les remboursements arrivaient très tard. Cela posait particulièrement problème pour les apprentis, qui devaient avancer des sommes pour leurs déplacements ou leur hébergement.

Mark Cowley, Head of Procurement, le résume ainsi :  

Le système existant pour les dépenses était vraiment peu intuitif, et il fallait beaucoup de temps pour que les frais soient remboursés. 

Pour les responsables d’agence, la situation n’était pas meilleure. Mark Gowler, Bristol Branch Manager, décrit l’ancien processus comme lent et difficile à utiliser : chaque demande générait des frictions, et chaque retard de remboursement laissait les apprentis avancer des sommes qu’ils n’avaient pas à disposition.

Au‑delà du confort des utilisateurs, la finance devait intégrer ce processus dans un modèle de fonctionnement plus large, avec des contrôles, une maîtrise des coûts et une mise à l’échelle efficace à travers toutes les agences.

Les bénéfices de Payhawk

MAN Truck & Bus UK a choisi Payhawk à l’issue d’un appel d’offres formel. Pour Mark Cowley, la décision s’est fondée sur la valeur globale de la solution, et pas seulement sur le prix :

Je ne regarde pas seulement le meilleur prix ; je suis attentif au coût, à la qualité et au service que j’obtiens.

Le résultat a été immédiat : "Quand je suis passé à Payhawk, j’ai en fait réduit mes coûts de 85 %. Et je suppose que le plus important est que j’ai facilité la vie de tout le monde."

Désormais, soumettre une dépense est simple. Les collaborateurs utilisent l’application mobile pour photographier leurs justificatifs, envoyer leurs notes de frais instantanément et être remboursés rapidement, sans avoir à conserver des reçus papier ni relancer les validations.

L’impact va au‑delà de la simplicité : auparavant, les apprentis devaient avancer de l’argent pour leurs déplacements ou leur hébergement, puis attendre d’être remboursés. Le DAF, Richard von Braunschweig, tenait à ce que personne n’ait à assumer ces dépenses personnelles.

Désormais, les line managers utilisent des cartes virtuelles Payhawk pour couvrir directement les coûts d’hébergement et de voyage. Les apprentis peuvent se concentrer sur leur travail sans se soucier des dépenses.

Mark Gowler confirme :

Tous les apprentis qui utilisent Payhawk trouvent le système très facile à utiliser et apprécient d’être remboursés rapidement.

Les résultats : réduction des coûts et des tâches administratives, rapidité des remboursements

La standardisation des workflows de dépenses avec Payhawk a entraîné des gains tangibles :

• Le traitement des dépenses est plus rapide et plus fluide pour les employés et les managers.
• Les remboursements sont effectués rapidement, sans allers‑retours.
• Les apprentis n’ont plus à avancer d’argent.
• Les managers passent moins de temps sur des tâches administratives.
• Les coûts ont été réduits de 85 %.
• La finance bénéficie d’un process plus simple et plus fiable.

Pour MAN Truck & Bus UK, Payhawk n’a pas simplement remplacé un outil de gestion des dépenses : il a supprimé les frictions, réduit les coûts et créé une expérience plus juste et plus simple pour l’ensemble de l’organisation. Dans les entreprises distribuées, une bonne gestion des dépenses est souvent l’un des moyens les plus rapides pour simplifier les opérations quotidiennes tout en renforçant le contrôle financier.

Comme le dit Mark Cowley :

*Les fonctionnalités sont tellement simples d'utilisation, et le temps gagné… c’est simplement une façon de travailler plus intelligente. *

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