Les meilleures applications mobiles de gestion des notes de frais pour les entreprises

Sans application dédiée, la gestion des notes de frais peut vite devenir chronophage et source d’erreurs. Absence de saisie automatisée, vérification manuelle des relevés de cartes, enregistrement fastidieux des reçus… Ces difficultés sont largement partagées, en particulier dans la gestion des dépenses internationales. Une étude récente révèle d’ailleurs que seuls 35 % des directeurs financiers considèrent que leur infrastructure technologique répond à leurs besoins. C’est là qu’une application spécialisée fait toute la différence : elle simplifie et unifie les processus de gestion des dépenses, et élimine les systèmes obsolètes. Quelles sont les fonctionnalités clés à privilégier dans une application de gestion des notes de frais ? Cet article vous dit tout.

Qu’est-ce qu’une application de gestion des notes de frais ?

Les applications de gestion des notes de frais visent à aider les entreprises à gérer, suivre et traiter leurs dépenses professionnelles. Elles améliorent les processus de gestion des dépenses en les rendant plus efficaces, grâce à des technologies de pointe comme l’intelligence artificielle.

Qu'il s'agisse de photographier un reçu et d'en extraire automatiquement les données, ou de soumettre des dépenses sans les allers-retours habituels, les meilleures applications offrent une expérience fluide aux utilisateurs tout en améliorant l’efficacité des équipes financières.

Comment les applications de gestion des notes de frais rationalisent les processus financiers des entreprises

Une application de gestion des notes de frais facilite essentiellement la saisie manuelle des données dans le processus de gestion des dépenses. En éliminant toutes les tâches fastidieuses telles que la collecte des reçus, la saisie des données, la correction des erreurs et la recherche des approbations des membres de l'équipe, vous gagnez en temps, en efficacité et en précision.

Les applications de gestion des notes de frais offrent ainsi :

• Des remboursements plus rapides ;
• Des données de dépenses précises et synchronisées ;
• Des rapports de notes de frais simplifiés ;
• La conformité automatique aux politiques de dépenses ;
• Etc.

Quelques témoignages de nos clients

« L'application mobile est très appréciée des salariés, et le service client de Payhawk est excellent ! »
« Le design épuré de l'application facilite la navigation, et la soumission des dépenses est incroyablement rapide. J'apprécie de ne plus avoir à me battre avec des interfaces compliquées. C’est une application conviviale, efficace, qui fait gagner un temps précieux. »
« L'application mobile et la visibilité en temps réel sont des atouts majeurs, en particulier pour les équipes en déplacement. »

Plus une application est ergonomique, et plus les équipes sont susceptibles de l'utiliser. Avec un taux d'adoption élevé, chaque dépense devient visible et traçable en temps réel.

Quelles sont les fonctionnalités à rechercher dans une application de gestion des notes de frais ?

Quelles fonctionnalités d'application de suivi des dépenses professionnelles devez-vous privilégier en tant qu’entreprise ? En voici dix à prendre en considération.

1. Une interface et une expérience ergonomiques. Cela va sans dire : une telle application doit être intuitive et accessible aux utilisateurs de tous types. Les équipes financières comme les titulaires de cartes de paiement doivent pouvoir l’utiliser, et soumettre leurs dépenses facilement.
2. Des notifications en temps réel. Pour rester compétitif, vous devez être en mesure de prendre des décisions éclairées en matière budgétaire. Grâce aux notifications en temps réel, vous restez en permanence informé. Vous recevez des notifications dès qu'une personne dépense de l'argent, et les approbateurs reçoivent également des notifications en temps réel pour approuver ou rejeter les demandes de fonds. A la clé : un contrôle total des dépenses de l'entreprise.
3. La numérisation mobile des reçus et des factures avec OCR. L'utilisation de la reconnaissance optique de caractères (OCR) dans un processus de gestion des dépenses facilite la saisie de données et la rend moins fastidieuse. Ainsi, l'OCR numérise et catégorise automatiquement les dépenses à partir des reçus ou des factures soumis par les utilisateurs.
4. Le rapprochement et la catégorisation automatisés des dépenses. La catégorisation détaillée des dépenses vous aide à comprendre votre budget dans les moindres détails. La planification financière devient ainsi plus facile et plus précise, permettant d’identifier de nouvelles possibilités de réduction des coûts.
5. Le calcul automatique du kilométrage. Il n'est pas nécessaire de noter le kilométrage au début et à la fin de chaque trajet si votre application dispose d'un calcul automatique des frais kilométriques. Cette fonctionnalité fait gagner du temps aux salariés, réduit le risque de fraude et garantit un remboursement rapide.
6. L’intégration avec les logiciels ERP, de comptabilité et les SIRH. Votre application doit s’intégrer parfaitement à votre infrastructure technologique existante. Tournez-vous donc vers une application que vous pouvez intégrer aux principaux logiciels du marché, ou qui dispose de fonctionnalités permettant de créer des API personnalisées.
7. Le reporting et l’analyse automatisés des notes de frais. Les fonctionnalités de reporting en temps réel garantissent l'agilité et la transparence financière de votre organisation. Quant au rapprochement instantané des dépenses, il permet d'obtenir des analyses précises pour prendre des décisions en matière de croissance, d'allocation des ressources, de prévisions, etc.
8. La collaboration en équipe. Sans transparence, les processus ont tendance à se désorganiser. D’où l’importance des fonctionnalités axées sur les équipes, qui peuvent inclure des cartes où il est possible de partager des budgets, d'ajouter des commentaires et de taguer les personnes concernées.
9. La disponibilité sur Android, iPhone et Huawei. La solution que vous choisissez doit être accessible à tous les membres de l'équipe, quel que soit leur type de smartphone.
10. Les options de personnalisation avancées. N'oubliez pas que vous n'achetez pas seulement une application, mais la solution dans son ensemble. Quelle est la valeur ajoutée du produit ? Est-il possible de personnaliser les champs de dépenses ou de créer un workflow d'approbation adapté à ses besoins spécifiques ? Autant de points à vérifier.

Les meilleures applications mobiles de gestion des notes de frais pour les entreprises : un comparatif

Payhawk

Payhawk est le choix le plus évident pour les entreprises internationales et/ou en pleine croissance qui sont à la recherche d'une solution personnalisable et complète de gestion des notes de frais. Voici, en bref, ce que notre application peut faire pour vous :

• Définir des limites de dépenses et offrir la possibilité de consulter ses dépenses en temps réel avec les cartes d'entreprise ;
• Créer et soumettre ses dépenses depuis l'application mobile Payhawk ;
• Éliminer la saisie manuelle des données grâce à la technologie OCR ;
• Répartir ses dépenses en plusieurs postes ;
• Filtrer vos dépenses par date, catégorie ou statut ;
• Catégoriser automatiquement les données de dépenses à partir des reçus et des factures ;
• Proposer une intégration ERP et comptables fluides ;
• Rembourser les salariés directement sur leur compte bancaire ;
• Traiter les factures et les reçus dans plus de 60 langues ;
• Produire des rapports de dépenses en temps réel.

En deux mois, nous avons reçu une formation complète pour nos équipes et tout était opérationnel. On a transféré l'ensemble de nos cartes et formé les équipes. Aujourd'hui, nous avons plus de 70 cartes actives et gérons près de 250 000 € de dépenses mensuelles via Payhawk. - Charles-Eric Collet, DAF de Mediakeys

Expensify

Particulièrement adapté aux petites entreprises, ainsi qu’aux freelances et aux entrepreneurs individuels, il propose une formule gratuite. Ses fonctionnalités principales sont les suivantes :

• Intégration avec les systèmes ERP et comptables ;
• Automatisation des approbations ;
• Accessibilité mobile pour les appareils iOS et Android ;
• Saisie des reçus ;
• Fonctionnalités de suivi et de reporting des dépenses professionnelles.

Rydoo

Rydoo est une solution intéressante si certains de vos salariés voyagent à l'étranger pour le travail, et engagent à ce titre des dépenses régulières. Ses fonctionnalités :

• Soumission et approbation des notes de frais en temps réel ;
• Fonctionnalités de gestion des indemnités journalières et des frais kilométriques ;
• Numérisation des reçus par IA ;
• Aide à la gestion des dépenses, aux réservations et au suivi de kilométrage ;
• Application mobile intuitive.

Concur

Destiné aux grandes entreprises ayant des besoins complexes en matière de dépenses, Concur offre une solution intégrée et complète :

• Soumettez vos notes de frais où que vous soyez grâce à l'application mobile ;
• Convertissez des devises pour les dépenses internationales ;
• Mettez en place des flux d'approbation complexes ;
• Analysez les données pour une meilleure visibilité des dépenses ;
• Gérez vos itinéraires de voyage.

Spendesk

Spendesk s’impose comme une solution tout-en-un pour les entreprises qui souhaitent simplifier la gestion des notes de frais tout en gardant une visibilité complète sur leurs dépenses. Son interface intuitive et ses workflows automatisés permettent aux équipes financières comme aux collaborateurs de gagner du temps. Ses fonctionnalités :

• Détection automatique des justificatifs et rapprochement des paiements ;
• Cartes virtuelles et physiques pour gérer les dépenses en temps réel ;
• Workflows de validation personnalisables ;
• Intégration fluide avec les principaux logiciels comptables ;
• Reporting détaillé pour un suivi budgétaire précis.

Mooncard

Mooncard est une solution française qui met l’accent sur la flexibilité et le pilotage des dépenses professionnelles grâce à ses cartes intelligentes. Elle permet de réduire drastiquement le traitement manuel des notes de frais. Ses fonctionnalités :

• Paramétrage des cartes avec des règles de dépenses personnalisées ;
• Reconnaissance automatique des justificatifs via photo ;
• Gestion des indemnités kilométriques automatisée ;
• Synchronisation avec les logiciels de comptabilité et les ERP ;
• Tableaux de bord dynamiques pour analyser les dépenses en direct.

N2F

N2F est une application mobile très appréciée des PME pour sa simplicité d’utilisation et son efficacité dans la gestion quotidienne des notes de frais. Elle mise sur la rapidité et l’automatisation pour soulager les collaborateurs. Ses fonctionnalités :

• Scan intelligent des reçus avec reconnaissance automatique des données ;
• Mode hors ligne pour saisir ses dépenses sans connexion ;
• Gestion intégrée des barèmes kilométriques ;
• Workflows de validation hiérarchiques ;
• Export facile vers les logiciels comptables et de paie.

Jenji

Jenji propose une approche moderne de la gestion des notes de frais, avec une forte dimension analytique. Grâce à son moteur de données, l’outil aide les entreprises à mieux comprendre et contrôler leurs dépenses. Ce qu’il propose :

• Capture automatique et sans saisie des justificatifs ;
• Intelligence artificielle pour catégoriser et analyser les dépenses ;
• Compatibilité avec la gestion multi-devises et multi-pays ;
• Tableaux de bord analytiques puissants pour la finance ;
• Intégration native avec les ERP et les systèmes RH.

Lucca

La suite Lucca intègre une application de gestion des notes de frais qui allège le travail administratif des collaborateurs comme des équipes financières. L’outil est pensé pour être simple, ergonomique et directement connecté à l’écosystème RH. Ce qu’il propose :

• Reconnaissance automatique des tickets et factures ;
• Application mobile intuitive pour saisir les frais en déplacement ;
• Paramétrage avancé des politiques de dépenses et plafonds ;
• Gestion automatisée des frais kilométriques ;
• Connexion native avec les autres modules Lucca (RH, paie, etc.)

Comment les applications mobiles de gestion des notes de frais peuvent profiter à votre entreprise

Toutes les entreprises ont besoin de précision financière.

C'est là qu'une application mobile de gestion des notes de frais peut faire toute la différence, en fournissant des données financières cohérentes, précises et actualisées.

Vous souhaitez un contrôle plus strict de vos dépenses et donner plus d'autonomie à vos salariés ? Une application bien choisie vous aidera à faire les deux. Ainsi, lorsque les collaborateurs peuvent gérer leurs dépenses professionnelles de manière indépendante et dans le respect de limites claires, chaque centime est comptabilisé, chaque décision budgétaire devient plus stratégique.

Résultat : une transparence totale, des décisions plus rapides et une agilité financière qui favorisent une croissance durable.

Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez la plateforme Payhawk.