Configurez un suivi des dépenses professionnelles efficace

Si vous avez déjà utilisé des logiciels tels que QuickBooks ou Xero, vous savez combien il est important de garder un œil sur les dépenses et les factures de votre entreprise. De nombreuses dépenses sont engagées et leur suivi vous permet de mieux gérer vos finances, il est donc essentiel de s'équiper des bons outils comptables pour suivre ses dépenses d'entreprise.

Qu’est-ce que le suivi des dépenses d'entreprise ?

Le suivi des dépenses est un processus qui enregistre et catégorise l’ensemble des frais professionnels d’une entreprise. Il contribue à l’analyse des coûts de fonctionnement et identifie les domaines où il est possible de faire des économies. Le but principal de ce processus est de s’assurer que chaque dépense professionnelle est correctement comptabilisée et enregistrée. En plus d’aider à réduire les coûts, il permet de déceler des sources de revenus insoupçonnées ou de nouvelles manières de générer du chiffre d’affaires.

Le suivi des dépenses d'entreprise fait partie intégrante de la gestion des finances d’une entreprise, quel que soit sa taille ou son secteur d’activité. C’est une façon de s’assurer que votre entreprise effectue des dépenses réfléchies et respecte le budget défini lors de sa création. Ce suivi est également un élément essentiel à la gestion et aux rapports de dépenses. En bref, il s’agit d’un moyen de documenter les sommes que vous allouez à vos activités professionnelles afin de comparer vos dépenses avec vos revenus et savoir si ces activités vous rapportent de l’argent.

L’importance du suivi des dépenses pour votre entreprise

Le suivi des frais professionnels vous permet de savoir combien vous déboursez dans différents secteurs tels que les fournitures de bureau, les déplacements, les campagnes marketing, etc. Ces informations vous aident à vous projeter car vous savez où vous en êtes dans votre budget à chaque instant. Elles vous aident également à identifier les domaines où vous pouvez économiser de l’argent en changeant de fournisseur ou en négociant de meilleurs taux avec vos prestataires pour leurs produits et services.

Voici d’autres avantages qu’offre le suivi des dépenses professionnelles :

• Il contribue à la prévention des fraudes et des vols dans votre entreprise
• Il vous permet de montrer à vos investisseurs que leur argent est dépensé judicieusement
• Il vous aide à réduire le montant de vos factures fiscales et assure la maximisation et l’exactitude de toutes vos demandes de déduction d’impôts
• Il stimule la productivité de vos employés en les aidant à identifier les domaines auxquels ils consacrent le plus de temps et d’argent afin d’améliorer leurs habitudes de travail

De plus, il évite à votre entreprise de s’exposer à une amende de la part des autorités fiscales. Comme vous pouvez le constater, le suivi des dépenses professionnelles possède de nombreux avantages.

Quels sont les principaux types de dépenses professionnelles à suivre ?

Quelle que soit sa taille, une entreprise peut assurer le suivi de nombreux types de dépenses, dont les plus courants sont :

• Les fournitures de bureau
• Le marketing et la publicité
• Les salaires
• Les primes d’assurance
• La formation et le perfectionnement du personnel
• Les frais de déplacement, de restauration et de divertissement
• Les frais d’amortissement
• Le paiement du loyer, du crédit et des charges
• Les frais juridiques

Il est absolument essentiel d’assurer le suivi de ces différents types de frais, car ils s’accumulent rapidement et peuvent être éligibles à une déduction d’impôts s’ils sont considérés comme des dépenses professionnelles.

Comment optimiser le suivi des dépenses professionnelles ?

1. Évaluez et catégorisez régulièrement vos dépenses

Dressez une liste de vos dépenses régulières : charges mensuelles, factures Internet, paiement du loyer ou du crédit, primes d’assurance… Ainsi, vous saurez plus précisément où va votre argent, ce qui facilitera la gestion de votre budget tout au long de l’année. Vous remarquerez peut-être que certaines catégories sont plus gourmandes que d’autres (si vous mangez souvent au restaurant ou effectuez de nombreux déplacements professionnels, par exemple) ou que certains types de dépenses se produisent tous les mois, comme les fournitures de bureau.

2. Numérisez vos reçus

Scannez-les ou prenez-les en photo à l’aide de votre téléphone ou de votre tablette. Il sera ainsi plus facile de les ajouter en annexe au moment de remplir vos déclarations fiscales ou de rédiger votre rapport sur les revenus et les dépenses de l’entreprise. La numérisation booste l’efficacité de la comptabilité car elle élimine le besoin de saisir les données de chaque reçu manuellement dans des applications telles que QuickBooks Online (QBO).

3. Investissez dans un logiciel de gestion des dépenses

De nombreuses solutions offrant tout un éventail de fonctionnalités et d’avantages sont disponibles en ligne. Ces logiciels vous permettent d’importer vos reçus dans le système manuellement ou automatiquement via e-mail, à partir de votre smartphone ou de votre scanner. Ils génèrent également des rapports pertinents tels que des résumés de l’évolution des dépenses en fonction de la catégorie et du site à des fins fiscales et budgétaires.

Qu’est-ce qu’une application de suivi des dépenses ?

Il s’agit d’une application qui vous aide à suivre, enregistrer et gérer vos dépenses. Elle peut être dotée de fonctionnalités intégrées vous permettant de catégoriser vos dépenses et d’établir des budgets. Il existe de nombreuses applications, certaines affichant une interface simple, d’autres offrant des fonctionnalités avancées telles que des graphiques et des tableaux qui présentent des statistiques. Vous en trouverez également qui se connectent à votre compte en banque afin d’ajouter automatiquement vos transactions à leur base de données.

Que rechercher dans une application de suivi des dépenses d'entreprise ?

Tout d’abord, regardez les fonctionnalités qui sont proposées. Certaines seront plus pertinentes à vos yeux que d’autres, assurez-vous donc que l’application dispose de tous les outils dont vous aurez besoin avant de la télécharger ! Renseignez-vous également sur les limites ou les contraintes des différentes fonctionnalités (possibilité de ne suivre les dépenses que d’un certain nombre d’employés, par exemple).

Pour avoir la certitude de vous procurer l’application de suivi des dépenses professionnelles qu’il vous faut, intéressez-vous aux points suivants :

Interface ergonomique

Un bon logiciel de gestion des dépenses doit être facile d’utilisation. Il doit également permettre aux utilisateurs de saisir des données en temps réel sans tracas.

Suivi des revenus et des dépenses

Vous devez être en mesure d’indiquer toutes vos dépenses et vos rentrées d’argent, quelle qu’en soit la source. Il est aussi important d’assurer le suivi des paiements récurrents tels que le loyer ou les charges, et des paiements ponctuels tels que les frais relatifs aux clients et les achats de matériel.

Automatisation des workflows

Si possible, recherchez une application qui se connecte automatiquement à votre ou vos comptes bancaires pour ne pas avoir à saisir chaque transaction à la main. Cette fonctionnalité accélère et facilite l’importation de vos dépenses puisque celles-ci sont ajoutées automatiquement au fur et à mesure. Vous n’avez plus qu’à les approuver.

Capture et classement des reçus

Si vous souhaitez assurer le suivi du moindre euro dépensé, optez pour une application qui vous permet de numériser vos reçus et qui les rend facilement accessibles. Préférez-en une qui peut automatiquement mettre à jour vos transactions avec des données issues de différentes sources en ligne (applications bancaires ou relevés de cartes de crédit, par exemple).

Organisation des déductions d’impôts

Un logiciel de suivi des dépenses d'entreprise qui permet aux utilisateurs de classer leurs déductions d’impôts dans différentes catégories (p. ex. : frais de déplacements) et sous-catégories (p. ex. : vols) facilite le processus de déclaration d’impôts à la fin de l’exercice fiscal.

Données et analyses

Il est important pour vous de savoir combien vous avez dépensé dans chaque catégorie, combien d’argent vous déboursez par mois ou par an et quel pourcentage de vos revenus est alloué à chaque catégorie. Un outil de suivi des dépenses doit vous éclairer sur ces points.

Acceptation des paiements et gestion des factures

Avec un bon outil de suivi des dépenses, vous pourrez gérer vos factures et vos reçus directement au sein de l’application. Ainsi, lorsque vous recevrez un paiement de la part d’un client, il pourra être automatiquement enregistré dans votre compte, sans avoir à le saisir manuellement. Certaines applications vous permettent même d’envoyer des factures directement depuis leur interface pour que les clients puissent les payer dans un espace unique, sans devoir passer d’une application à une autre.

Génération de rapports

Un outil de suivi des dépenses digne de ce nom vous donnera accès à tout un éventail de rapports qui vous éclaireront sur l’argent que vous avez dépensé dans chaque catégorie, en comparaison avec les mois et les années précédentes. Essayez de trouver un outil qui vous permet de générer des rapports personnalisés par date, fournisseur, catégorie, site, etc.

Accès sécurisé

Si vous partagez votre outil de suivi des dépenses avec plusieurs collègues ou partenaires, assurez-vous qu’il leur soit possible d’accéder aux informations en toute sécurité à l’aide d’une authentification à deux facteurs (2FA), par exemple. Parmi les précautions à prendre figure le chiffrement HTTPS, qui permet d’accéder au tableau de bord à distance, sans prendre de risques.

Gestion des fournisseurs et des contractuels

Si vous payez des fournisseurs directement ou embauchez des contractuels pour assurer des prestations au nom de votre entreprise, il est important de pouvoir inscrire ces paiements dans votre outil de suivi des dépenses pour qu’ils soient correctement comptabilisés dans vos registres.

Une approche plus systématisée du suivi des dépenses professionnelles : ce qu’il faut retenir

Les exigences quotidiennes d’une entreprise ont vite fait d’accaparer notre attention et de nous faire oublier les processus qui assurent son bon fonctionnement. Bien que le suivi des dépenses ne soit pas la facette la plus glamour de la comptabilité, il ne doit pas pour autant être négligé. Les PME peuvent utiliser leurs systèmes de suivi des dépenses pour identifier les domaines où il est possible d’améliorer leur rentabilité en réduisant les coûts ou en augmentant les revenus. Pour les grandes entreprises, il s’agit également de s’assurer que les dépenses ne dépassent pas le budget fixé et que le personnel respecte les politiques internes en ce qui concerne le remboursement des dépenses telles que les frais kilométriques et de déplacement (dont les hôtels). Le meilleur moyen de créer un processus de suivi des dépenses efficace est d’utiliser un logiciel qui s’intègre à votre système de comptabilité. Il vous permet de suivre toutes les transactions dans un seul espace au lieu de les saisir manuellement dans différentes applications.

Pour en savoir plus sur comment créer un processus de suivi des dépenses efficace qui s’intègre à votre système de comptabilité, programmez une démo sans plus attendre.