Cómo crear un proceso eficaz de seguimiento de gastos

¿Qué es el seguimiento de gastos?

El seguimiento de gastos es un proceso por el cual se registran y clasifican todos los gastos de la empresa. El objetivo principal de este proceso es garantizar que se contabilizan y registran correctamente todos los desembolsos realizados. El proceso te permite analizar adecuadamente el coste de funcionamiento de la compañía, encontrar áreas en las que puedes reducir costes y descubrir fuentes de ingresos ocultas.

El seguimiento de gastos es una parte esencial de la gestión financiera de cualquier empresa, independientemente de su tamaño o sector. Ayuda a garantizar que la compañía gasta de forma sensata y se ajusta a los presupuestos establecidos al principio del año o del trimestre. Este proceso es también un componente vital de la gestión y de los informes de gastos. En pocas palabras, es una forma de documentar el dinero que se desembolsa en distintas iniciativas, de modo que se pueda hacer un seguimiento del gasto en comparación con los ingresos de la empresa y ver si se está obteniendo un buen rendimiento de la inversión.

Por qué el seguimiento de gastos es importante para tu empresa

El seguimiento de gastos te permite ver cuánto dinero inviertes en material de oficina, viajes, campañas de marketing, etc. Esta información te ayudará a hacer previsiones y planificar con antelación, ya que podrás ver cuánto presupuesto te queda en cualquier momento del mes. Por otro lado, te facilita el identificar áreas en las que ahorrar dinero cambiando de proveedor o negociando mejores tarifas con los vendedores.

Llevar un registro de los gastos de tu empresa también tiene los siguientes beneficios:

• Ayuda a prevenir fraudes y robos en su empresa.
• Facilita mostrar a los inversores lo bien que se gasta su dinero.
• Contribuye a reducir las facturas de impuestos y a reclamar el IVA.

Las ventajas de establecer un proceso de seguimiento de gastos son enormes. También puede ayudarte a estar preparado para las auditorías y a evitar multas de Hacienda por retrasos en la presentación de impuestos.

¿Cuáles son los tipos de gastos empresariales más comunes?

Una PYME o una gran empresa pueden realizar el seguimiento de muchos tipos de gastos diferentes. Algunos de los más comunes son los siguientes:

• Gastos de material de oficina
• Marketing y publicidad
• Gastos de nóminas
• Primas de seguros
• Formación y desarrollo de los empleados
• Gastos de viaje, comidas y representación
• Gastos de depreciación
• Gastos de alquiler o hipoteca y servicios públicos
• Gastos legales

Hacer un seguimiento de los elementos anteriores al día es crucial para la salud financiera de la empresa: estos se acumularán fácilmente si no se gestionan a tiempo y, además, podríamos estar perdiendo dinero. Dichos gastos podrían ser deducibles, derecho que perderíamos por la falta de gestión adecuada y a tiempo.

¿Cuál es la mejor forma de controlar los gastos de empresa?

1. Evalúa y clasifica tus gastos con regularidad

Conocer tus gastos habituales te dará una mejor idea de dónde va tu dinero, lo que facilita la gestión de tu presupuesto a lo largo del año. Mantén una lista de todos tus gastos habituales, como suscripciones a SaaS, gastos en viajes de negocios, gastos en agencias externas y otros.

Algunas categorías son más caras que otras (y puede que incluso estén duplicadas) si implementas un CRM interempresarial, por ejemplo .

Las soluciones de gestión de gastos como Payhawk eliminan todo el esfuerzo manual del seguimiento de gastos, con tarjetas de empresa y software de gestión de gastos, todo en un mismo lugar. También te ayuda a realizar un seguimiento de tus presupuestos y ver tus gastos en tiempo real (incluso si hablamos de múltiples entidades).

2. Digitaliza tus recibos

El registro de datos OCR extrae toda la información necesaria de tus recibos y facturas. En Payhawk, puedes hacerlo solo con la cámara de tu teléfono o tablet: en segundos podrás registrar estos datos en la aplicación y clasificarlos utilizando los campos establecidos para tu empresa.

Los datos extraídos siguen el concepto de devengo y van directamente al software de contabilidad o ERP de tu elección, incluidos QuickBooks, Xero, NetSuite, etc. Este flujo de datos puede ahorrar a tu empresa horas e incluso días en la conciliación manual y la corrección de errores, dando una visión exacta y en tiempo real sobre el gasto y el flujo de caja.

3. Hazte con un software de gestión de gastos e integraciones contables

Payhawk es una de las opciones disponibles que ofrecen múltiples funciones y ventajas de gestión de gastos. Nuestra solución te permite enviar recibos en cuestión de segundos y extrae automáticamente todos los datos relevantes.

Además, nuestras integraciones de contabilidad y ERP hacen que la conciliación bancaria sea perfecta, sin errores y ahorrando muchas horas en administración manual gracias a una automatización inteligente. Nuestras bajas comisiones por cambio de divisas, la gestión multientidad, el equipo de atención al cliente multilingüe y las integraciones directas nos convierten en una de las mejores opciones para empresas globales y en crecimiento.

¿Qué es una aplicación de seguimiento de gastos?

Un gestor de gastos es una aplicación que te ayuda a controlar, registrar y gestionar tus gastos. Algunas también permiten clasificar los gastos y establecer presupuestos.

Hay muchas aplicaciones diferentes, algunas con interfaces sencillas y otras con funciones más avanzadas, como gráficos y tablas con estadísticas.

Payhawk, por ejemplo, actúa como una aplicación de gastos al tiempo que ofrece un control total de estos, gestión de suscripciones, AP y mucho más.

¿Qué buscar en un gestor de gastos?

Lo primero que debes tener en cuenta a la hora de elegir un gestor de gastos empresariales son las funciones que ofrece. Algunas funciones pueden ser más importantes para ti que otras, así que asegúrate de que la aplicación tiene todas las que necesitas antes de implementarla. También deberías comprobar si hay límites o restricciones en determinadas funciones (como el seguimiento de un número limitado de gastos de los empleados, etc.).

Para asegurarte de que obtienes exactamente lo que necesitas de una aplicación de seguimiento de gastos empresariales, también deberías considerar si tiene/te permite:

Interfaz fácil de usar
El mejor software de seguimiento de gastos debe ser fácil de navegar y utilizar. También debe permitir a los usuarios introducir datos en tiempo real con el mínimo esfuerzo.

Seguimiento de ingresos y gastos
Es necesario poder introducir todos los gastos, así como los ingresos procedentes de distintas fuentes, como ventas y eventos. Es esencial poder hacer un seguimiento de los pagos recurrentes, como el alquiler o los servicios públicos; y de los pagos no recurrentes, como los honorarios de los clientes o la compra de equipos empresariales.

Automatización del flujo de trabajo
Busca una aplicación que se conecte perfectamente con tu ERP o software de contabilidad, para no tener que introducir manualmente cada transacción. Conseguirás así que el registro de gastos sea mucho más rápido y sencillo, ya que se añaden automáticamente a medida que se producen sin ningún esfuerzo adicional por tu parte, excepto aprobarlos.

Registrar y organizar recibos
Si quieres hacer un seguimiento de cada céntimo gastado, querrás una aplicación de gestión de gastos que te permita escanear recibos y extraer todos los datos con el mínimo esfuerzo. Es incluso mejor si la misma app está conectada a los gastos con tarjeta para unir cada transacción con su movimiento correspondiente.

Organizar las deducciones fiscales
El software de gestión de gastos permite a los usuarios registrar todos los datos de sus recibos y clasificarlos de forma precisa. Esto te permitirá reclamar el IVA en el futuro sin temer las lagunas de documentación que suele haber por recibos perdidos o no registrados. ATU, cliente de Payhawk, por ejemplo, consiguió ahorrar +2 millones de euros al cambiar a la gestión digital de gastos y acabar por fin con los recibos en papel.

Informes
Un buen gestor de gastos te dará acceso a distintos informes para que visualices fácilmente cuánto dinero se ha gastado en cada categoría a lo largo del tiempo, y en comparación con meses o años anteriores.

Acceso seguro
Si compartes el gestor de gastos con varios empleados o socios, la seguridad de los datos está garantizada aplicando medidas de autenticación de dos pasos (2FA) o utilizando el cifrado HTTPS al acceder al panel de control de forma remota, junto con otras precauciones.

Un enfoque más adecuado para un sistema de control de gastos

Es habitual que las exigencias cotidianas de la gestión de tu empresa te atrapen, pero, para que funcione sin problemas, has de tener presente los procesos más adecuados para ella. Y aunque el seguimiento de los gastos puede no ser la parte más sexy de la contabilidad, eso no significa que deba tratarse a la ligera.

Las PYMES pueden utilizar sus sistemas de control de gastos para identificar áreas en las que mejorar su rentabilidad recortando costes o aumentando los ingresos.

Las grandes empresas también pueden utilizarlos para asegurarse de que el gasto se ajusta al presupuesto y de que los empleados siguen las políticas de la empresa en cuanto a desembolsos, como las tarifas de kilometraje y los gastos de viaje.

La mejor manera de crear un proceso eficaz de seguimiento de gastos es utilizar un software que se integre con el sistema de contabilidad que ya utilizas. Estas integraciones permiten realizar el seguimiento de todas las transacciones en un único lugar, en vez de extraer los datos manualmente de varias aplicaciones mientras sufres retrasos y errores.

Descubre la mejor forma de implementar un seguimiento de gastos que se integre con tus sistemas de contabilidad existentes; reserva una demo hoy mismo.