La gestión del flujo de caja no tiene por qué ser complicada a medida que tu empresa crece o se transforma digitalmente. Sin embargo, según la plataforma de contabilidad Xero, el 28% de los propietarios de PYMES en el Reino Unido, por ejemplo, considera que administrar el flujo de caja es todo un desafío. La tecnología ha simplificado la forma como manejamos nuestras finanzas personales y empresariales. La clave es saber qué caminos son prioritarios para tu negocio y cuáles opciones te ayudarán a lograr los mejores resultados.
En este ebook ya te compartimos algunos muy buenos consejos sobre éste y otros temas financieros esenciales, a partir de los análisis y visiones de un grupo destacado de CFO. Ahora, en este artículo te detallaremos cinco formas de optimizar tu flujo de caja.
Ten visibilidad del gasto en tiempo real
Asegúrate de utilizar tarjetas de empresa con un software de gestión de gastos integrado para realizar cualquier gasto del negocio. Si los empleados pagan en efectivo y recopilan los recibos para contabilizarlos a fin de mes, no tendrás idea de lo que se ha gastado en los últimos 30 días. Lo mismo ocurre con las tarjetas personales. Si los empleados pagan con su tarjeta personal, no podrás saber cuánto han gastado sino hasta que envíen el reporte de sus gastos. Y tampoco sabrás cuando lo harán, lo que suele suceder más tarde de lo deseado.
En cambio, si utilizan tarjetas de empresa con un software de soporte, podrás ver cada vez que se realiza un gasto. Ya sea que utilicen una tarjeta de empresa individual o una tarjeta de equipo, podrás saber en tiempo real quién gasta qué y en dónde. Tanto tu equipo financiero como los responsables del presupuesto podrán ver el gasto total y evaluar qué medidas tomar si surgen problemas por fondos insuficientes o gastos excesivos.
Las empresas en crecimiento a menudo sufren inconvenientes por la falta de visibilidad de los gastos a medida que se expanden. “Antes de cambiar a Payhawk, todos nuestros gastos se hacían a través de una tarjeta corporativa tradicional. Esto creó mucho caos. No había información acerca de quién hizo la transacción o a qué departamento correspondía. Ahora podemos ver cada transacción en tiempo real”, cuenta el confundador de Zenloop, Paul Schwarzenholz.
Además, existen aplicaciones que permiten hacer proyecciones, como Fluidly, Float y Fathom, las cuales te facilitarán rastrear, comunicar y proyectar en detalle tu flujo de caja. Todas estas aplicaciones se integran fácilmente con Payhawk, para que puedas gestionar efectivamente tu flujo de caja.
Fomenta el cumplimiento de tu política de gastos
Tener visibilidad del gasto empresarial no es suficiente. También debes implementar controles para que el flujo de caja sea eficiente. Un primer paso es empoderar a los empleados para que gasten lo que requieran para hacer su trabajo de manera ágil y eficiente. No obstante, también es vital mantener cierto control. Tu empresa no podrá lograr sus objetivos sin equilibrar el dinero que se gasta con el ROI correspondiente.
Al asociarte con una fintech de gestión de gastos y pagos como Payhawk, podrás establecer políticas de gasto y facilitar su cumplimiento, sin requerir esfuerzos adicionales por parte del personal. Con Payhawk, el cumplimiento de las políticas de gastos está integrado a la propia herramienta, de manera que los empleados puedan gastar lo establecido y simplemente solicitar fondos adicionales cuando sea necesario, con un flujo óptimo de aprobación.
También resulta más fácil para los gerentes financieros y los responsables de presupuesto. Simplemente actualizan las políticas y reglas en la plataforma de Payhawk e instantáneamente se aplicarán en las tarjetas de empresa, individuales o de equipo. Asimismo, se pueden agregar límites de gasto recurrentes y límites para los retiros en cajeros automáticos, como parte de la política de gastos. Todo se actualizará inmediatamente.
Reduce costos
Al tener una mayor visibilidad, podrás identificar patrones en los gastos de tu empresa y tomar decisiones presupuestarias más informadas y sensatas. Por ejemplo, si tienes un gasto mensual muy alto en agencias, podría valer la pena contratar a algunos profesionales talentosos para llevar esas tareas internamente. Si para hospedar a tu equipo internacional estás gastando mucho dinero en un mismo alojamiento cerca de la oficina central, podría ser el momento de negociar una tarifa más económica con ese hotel.
Dependiendo de la industria, habrá muchas oportunidades para reducir los gastos y costos. De hecho, el dejar de usar efectivo y digitalizar la gestión puede generarte ahorros enormes.
“Al comprar repuestos a otras empresas del sector, históricamente nuestros gerentes de sucursal solían utilizar efectivo, lo que generaba una gran cantidad de papeleo. Hace apenas un año, todavía transportábamos nuestras facturas a través de Alemania en dos de nuestros camiones, cuenta el CFO de ATU, Sebastian Jarantowski.
Paga y cobra oportunamente
Evalúa cuándo pagar a tus proveedores. Seguramente tu empresa se ha esforzado en establecer unas buenas relaciones con los proveedores a lo largo de los años. Estas relaciones son vitales y no querrás ponerlas en peligro. Sin embargo, pagarles demasiado rápido puede dejar menos efectivo disponible, lo que podría generar un efecto dominó sobre otras facturas por pagar.
Por supuesto, hay que cumplir con los proveedores puntualmente, pero el pago debe realizarse en el momento más conveniente para ambos. Tómate el tiempo para analizar los actuales patrones de flujo de caja de tu negocio y determinar cuándo debes pagar.
Del mismo modo, asegúrate de facturar a tus clientes lo antes posible. Cuanto antes factures, antes te pagarán. Según el último informe de la Confederación Española de la Pequeña y Mediana Empresa (Cepyme), las empresas en España tardan en pagar 81 días de media.
Seguramente, algunos de tus clientes también tendrán plazos extendidos de pago, por lo que con frecuencia hay que hacer malabarismos y evaluar quién pagará y cuándo, para asegurarnos de tener un flujo de caja saludable.
Simplifica tu contabilidad
Mantén tu contabilidad tan simple como tu gasto. Asegúrate de que tu software de gestión de pagos y gastos se integre directamente con tus sistemas de contabilidad, para ahorrarte el tiempo -y el estrés- que significaría tratar de completar y conciliar la información de sistemas en conflicto.
Existen muchas herramientas financieras para automatizar esas engorrosas tareas que solían hacerse de manera manual. Pero para que estas automatizaciones sean realmente efectivas, deben estar conectadas. Así, también ayudan a reducir posibles errores humanos y a disminuir el riesgo de fraudes.
“La oferta de soluciones financieras es actualmente enorme. Pero la mayoría se enfoca en un área específica, por ejemplo, gestión de gastos, pagos o facturas, funcionando de manera totalmente desconectada una de la otra. Con Payhawk tenemos una solución todo-en-uno que cubre todas las áreas críticas y está respaldada por un equipo súper sólido”, destaca el CFO de Heroes, Giancarlo Bruni.
En Payhawk, podemos conectarnos a la mayoría de los sistemas de contabilidad a través de nuestras API abiertas. Además, disponemos de integraciones directas con Quickbooks, Xero y otras soluciones de contabilidad líderes del mercado. Reserva una demostración para descubrir cómo la gestión de gastos y pagos con Payhawk puede ayudarte a optimizar el flujo de caja de tu negocio.
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