5 formas de gestionar tu flujo de caja al expandir tu negocio

Gestionar el flujo de caja puede parecer sencillo cuando tu equipo es pequeño y las operaciones limitadas. Pero a medida que tu empresa crece, se expande a nuevas oficinas o sigue utilizando herramientas anticuadas que no se comunican entre sí, la gestión del flujo de caja puede convertirse en un verdadero desafío. Sin la visibilidad y el control adecuados, mantener unas finanzas sanas puede parecer una tarea complicada y frustrante.

Por eso, en este artículo te presentamos cinco aspectos clave para optimizar el control de flujo de caja, ayudándote a mantener la salud financiera de tu empresa sin importar su tamaño o complejidad.

Cinco formas de mejorar la gestión del flujo de caja

1. Usa tarjetas para mejorar el control del flujo de caja en tiempo real

Para optimizar la gestión del flujo de caja, es fundamental contar con visibilidad inmediata de todos los gastos. Para ello, muchas empresas usan tarjetas corporativas vinculadas a un software integrado de gestión de gastos, que permiten visualizar todos los gastos de los empleados en tiempo real. Cuando los empleados pagan en efectivo y entregan los recibos al final del mes, o usan sus tarjetas personales, la información financiera llega tarde, incompleta y genera incertidumbre sobre el estado real del flujo de caja.

Con tarjetas corporativas conectadas al software, cada gasto queda registrado y visible en tiempo real. Ya sea una tarjeta individual o compartida, podrás saber quién ha gastado, cuánto y en qué, al instante. Esto permite al equipo financiero y a los responsables de presupuesto tomar decisiones informadas rápidamente, evitando sorpresas desagradables por gastos inesperados o fondos insuficientes.

Esta falta de visibilidad es una causa común de caos en empresas en crecimiento. “Antes de cambiar a Payhawk, todos nuestros gastos se gestionaban con una tarjeta corporativa tradicional, lo que generaba mucho desorden. No sabíamos quién hacía cada transacción ni a qué departamento correspondía. Ahora podemos monitorizar cada movimiento en tiempo real”, explica Paul Schwarzenholz, cofundador de Zenloop.

Además, herramientas como Fluidly, Float y Fathom facilitan el seguimiento, la comunicación y la proyección del flujo de caja con gran detalle. Estas soluciones se integran fácilmente con Payhawk, creando un ecosistema completo que te ayuda a controlar el flujo de caja de forma eficiente y proactiva.

2. Fomenta el cumplimiento de tu política de gastos

Tener visibilidad del gasto empresarial no es suficiente. También debes implementar controles para que el flujo de caja sea eficiente. Un primer paso es empoderar a los empleados para que gasten lo que requieran para hacer su trabajo de manera ágil y eficiente. No obstante, también es vital mantener cierto control. Tu empresa no podrá lograr sus objetivos sin equilibrar el dinero que se gasta con el ROI correspondiente.

Al asociarte con un software de gestión de gastos y pagos como Payhawk, podrás establecer políticas de gasto y facilitar su cumplimiento, sin requerir esfuerzos adicionales por parte del personal. Con Payhawk, el cumplimiento de las políticas de gastos está integrado a la propia herramienta, de manera que los empleados puedan gastar lo establecido y simplemente solicitar fondos adicionales cuando sea necesario, con un flujo óptimo de aprobación.

También resulta más fácil para los gerentes financieros y los responsables de presupuesto. Simplemente actualizan las políticas y reglas en la plataforma de Payhawk e instantáneamente se aplicarán en las tarjetas de empresa, individuales o de equipo. Asimismo, se pueden agregar límites de gasto recurrentes y límites para los retiros en cajeros automáticos, como parte de la política de gastos. Todo se actualizará inmediatamente.

3. Reduce costos para mejorar el control del flujo de caja

Al tener una mayor visibilidad, podrás identificar patrones en los gastos de tu empresa y tomar decisiones presupuestarias más informadas y sensatas. Por ejemplo, si tienes un gasto mensual muy alto en agencias, podría valer la pena contratar a algunos profesionales talentosos para llevar esas tareas internamente. Si para hospedar a tu equipo internacional estás gastando mucho dinero en un mismo alojamiento cerca de la oficina central, podría ser el momento de negociar una tarifa más económica con ese hotel.

Dependiendo de la industria, habrá muchas oportunidades para reducir los gastos y costos. De hecho, el  dejar de usar efectivo y digitalizar la gestión puede generarte ahorros enormes.

“Al comprar repuestos a otras empresas del sector, históricamente nuestros gerentes de sucursal solían utilizar efectivo, lo que generaba una gran cantidad de papeleo. Hace apenas un año, todavía transportábamos nuestras facturas a través de Alemania en dos de nuestros camiones,  cuenta el CFO de ATU, Sebastian Jarantowski.

4. Toma el control de pagos y cobros

Evaluar cuándo pagar a tus proveedores puede ayudarte a mejorar la gestión y el control del flujo de caja. Seguramente tu empresa se ha esforzado en establecer unas buenas relaciones con los proveedores a lo largo de los años. Estas relaciones son vitales y no querrás ponerlas en peligro. Sin embargo, pagarles demasiado rápido puede dejar menos efectivo disponible, lo que podría generar un efecto dominó sobre otras facturas por pagar.

Por supuesto, hay que cumplir con los proveedores puntualmente, pero el pago debe realizarse en el momento más conveniente para ambos. Tómate el tiempo para analizar los actuales patrones de flujo de caja de tu negocio y determinar cuándo debes pagar. Esto es algo que puedes hacer si usas una solución de software flujo de caja, como Payhawk, ya que podrás acceder a toda la información de gastos y pagos en tiempo real.

Seguramente, algunos de tus clientes también tendrán plazos extendidos de pago, por lo que con frecuencia hay que hacer malabarismos y evaluar quién pagará y cuándo, para asegurarnos de tener un flujo de caja saludable.

5. Simplifica tu contabilidad

Mantén tu contabilidad tan simple como tu gasto. Asegúrate de que tu software de gestión de pagos y gastos se integre directamente con tus sistemas de contabilidad, para ahorrarte el tiempo -y el estrés- que significaría tratar de completar y conciliar la información de sistemas en conflicto.

Existen muchas herramientas financieras para automatizar esas engorrosas tareas que solían hacerse de manera manual. Pero para que estas automatizaciones sean realmente efectivas, deben estar conectadas. Así, también ayudan a reducir posibles errores humanos y a disminuir el riesgo de fraudes.

“La oferta de soluciones financieras es actualmente enorme. Pero la mayoría se enfoca en un área específica, por ejemplo, gestión de gastos, pagos o facturas, funcionando de manera totalmente desconectada una de la otra. Con Payhawk tenemos una solución todo-en-uno que cubre todas las áreas críticas y está respaldada por un equipo súper sólido”,  destaca el CFO de Heroes, Giancarlo Bruni.

En Payhawk, podemos conectarnos a la mayoría de los sistemas de contabilidad a través de nuestras API abiertas. Además, disponemos de integraciones directas con QuickBooks, Xero y otras soluciones de contabilidad líderes del mercado. Agenda una llamada con un experto para descubrir cómo la gestión de gastos y pagos con Payhawk puede ayudarte a optimizar el flujo de caja de tu negocio.