Lecciones del CFO: Cómo convertir las finanzas de reactivas a estratégicas

El rol del CFO ya no es el de antes. Hoy se espera que los líderes financieros sean socios estratégicos: que guíen el negocio con visión, tomen decisiones de crecimiento y mantengan todo alineado entre departamentos, entidades y mercados.

Pero para muchos, la realidad sigue siendo otra: datos dispersos, demasiados sistemas, tareas administrativas sin fin y poco tiempo para pensar de manera estratégica.

Konstantin Dzhengozov, CFO y cofundador de Payhawk, conoce muy bien esta situación. Ha estado en puestos donde los datos financieros vivían en hojas de cálculo, cerrar los libros significaba noches largas, y la automatización parecía un sueño lejano. Esa frustración fue precisamente lo que le llevó a ayudar a construir Payhawk, una plataforma diseñada para eliminar esos problemas cotidianos que todos los equipos financieros conocen.

Hoy, Konstantin lidera un área financiera ágil, eficiente y completamente conectada con el resto del negocio. Hablamos con él para responder algunas de las preguntas que más se hacen los líderes financieros sobre cómo modernizar sus equipos y para descubrir qué lecciones se pueden aprender de su enfoque.

1. ¿Cómo puedo centralizar todos mis datos de gasto y dejar atrás las hojas de cálculo?

No se puede liderar de manera estratégica si los datos están dispersos en hojas de cálculo. Payhawk ofrece a los líderes financieros una única fuente de información en tiempo real, y eso es justamente lo que a Konstantin (como a muchos otros líderes financieros) le faltaba antes.

En sus anteriores puestos, Konstantin pasaba demasiado tiempo recopilando información, consolidando informes manualmente de distintos departamentos, revisando extractos bancarios y persiguiendo gastos pendientes. Este tipo de trabajo no solo consume tiempo: retrasa decisiones, aumenta el riesgo y dificulta que finanzas lidere con confianza.

Como lo explica Konstantin:

En el pasado (antes de Payhawk), trabajaba en equipos financieros donde asignar códigos contables o hacer seguimiento de pagos llevaba horas… Esto limitaba la visibilidad y siempre estábamos reaccionando a los problemas después de que ocurrían.

Por eso se creó Payhawk: para unificar los datos de gasto en tiempo real, desde gastos de empleados hasta facturas de proveedores, permitiendo a finanzas tomar decisiones más rápidas y con confianza.

En Payhawk, Konstantin ayudó a diseñar la plataforma para centralizar todo (desde gastos y pagos con tarjeta corporativa hasta aprobaciones y compras) en un único sistema en tiempo real. Menos correos, herramientas desconectadas y acceso instantáneo a los datos que importan.

2. ¿Qué tareas puedo automatizar para que mi equipo se centre en la estrategia?

La automatización permite que finanzas recupere tiempo para pensar. No todas las tareas mueven la aguja del negocio. Algunas impulsan el crecimiento (planificación, previsión, inversión). Otras simplemente mantienen el día a día en marcha, necesarias pero tediosas. Para muchos equipos, estas tareas rutinarias siguen dominando la jornada.

Por ejemplo:

• Recoger recibos
• Verificar datos de gasto
• Conciliar transacciones con códigos contables
• Detectar incumplimientos de política

Estos eran problemas que Konstantin afrontaba una y otra vez. Por eso, al construir Payhawk, se aseguró de que la automatización fuera parte central de la experiencia.

Su Agente IA de Control Financiero gestiona tareas como la recogida de recibos y la detección de anomalías, ahorrando horas de trabajo manual cada semana y manteniendo los datos limpios y actualizados.

Esto no solo mejora la eficiencia: libera tiempo para que CFOs y controllers se concentren en trabajo de alto valor, como planificación de escenarios, análisis de inversiones o colaboración con otros departamentos.

Todos los miembros de nuestro equipo financiero han trabajado antes en roles tradicionales, donde se perdían horas en tareas manuales y no había visibilidad en tiempo real. Con Payhawk, tenemos una plataforma integrada que gestiona todo, desde el seguimiento de gastos hasta las conciliaciones, y ha cambiado completamente nuestra forma de trabajar.

3. ¿Cómo puedo ver en tiempo real la situación financiera de mi empresa?

La visibilidad en tiempo real mantiene a finanzas un paso por delante, pero muchas veces los equipos trabajan con retraso: detectan problemas de gasto después de que ocurren y solo obtienen la foto completa al final del mes, cuando ya es tarde para corregir el rumbo.

En roles anteriores, esa demora era un dolor constante para Konstantin:

En puestos anteriores no tenía visibilidad en tiempo real. Descubría problemas presupuestarios semanas después, generalmente cuando ya era demasiado tarde para actuar. Con Payhawk, nuestros insights sobre gastos se actualizan en tiempo real y las discrepancias se detectan de inmediato, lo que nos permite actuar antes de que los problemas crezcan.

La visibilidad en tiempo real se convirtió en imprescindible al diseñar Payhawk. Ahora, Konstantin puede seguir el desempeño de departamentos y entidades al instante. Si hay un gasto inesperado, lo ve de inmediato y, si algo no cumple la política, se marca automáticamente.

Es como conducir con un GPS actualizado en tiempo real frente a uno que fue dibujado hace tres semanas y no refleja cambios en el camino.

4. ¿Podemos escalar sin hacer finanzas más complejas?

El crecimiento suele traer más personas, sistemas y complicaciones. Pero Konstantin cree que la complejidad financiera no debería aumentar solo porque la empresa crezca.

Si tu área financiera se vuelve más caótica al escalar, es señal de que tus herramientas no están a la altura.

En Payhawk, ayudó a crear una solución integral para operaciones financieras multi-entidad desde el primer día, igual de eficaz con cinco empleados que con cinco filiales internacionales. Incluye soporte para múltiples divisas, integraciones nativas con ERPs, visibilidad a nivel de grupo y flujos de aprobación escalables. Así, el crecimiento no rompe el sistema.

5. ¿Cómo puede finanzas convertirse en un verdadero socio del negocio?

Finanzas aporta más valor cuando colabora, no cuando controla. En Payhawk no se trata de renunciar al control, sino de crear libertad dentro de un marco seguro: equipos con soluciones (tarjetas, presupuestos con controles, límites, aprobaciones, etc.).

Lo esencial para colaborar es tener tiempo y visibilidad. Los equipos financieros necesitan liberarse de tareas rutinarias para concentrarse en colaborar y trabajar junto a otros departamentos, con datos actualizados para tomar decisiones informadas.

La visión de Konstantin para Payhawk fue construir un sistema financiero que funcione con el negocio, no contra él. Esto permite colaborar con marketing para analizar ROI, ayudar a operaciones con el gasto de proveedores o asesorar al CEO en decisiones de inversión.

Finanzas deja de ser el equipo que dice “no” para convertirse en el que permite decir “sí”, pero con claridad, límites y seguridad de que el gasto está controlado.

6. ¿Por qué mis herramientas generan más trabajo y cómo solucionarlo?

Antes de Payhawk, Konstantin usaba herramientas financieras que prometían mucho, pero requerían conciliaciones interminables, exportaciones de datos o correcciones manuales.

Payhawk se creó para funcionar con el resto del stack, no en contra. Se integra con sistemas contables como Xero, ERPs como NetSuite, plataformas de RR. HH., reclamadores de IVA, plataformas de viajes y más, asegurando un flujo de datos limpio y preciso. Los flujos de aprobación son personalizables, las políticas están integradas y los informes reflejan la realidad en tiempo real.

Los equipos financieros no deberían perder tiempo adaptándose a sus herramientas, cambiando de pantalla o subiendo datos manualmente. Payhawk ofrece la forma correcta de trabajar.

7. ¿Cómo puedo liderar a mi equipo financiero con total claridad?

Si tu tiempo se consume en tareas manuales, complejidad y constantes idas y venidas, queda poco espacio para la estrategia.

Los líderes financieros modernos deben hacer más: tomar mejores decisiones, influir en el crecimiento y anticipar riesgos. Y eso empieza con claridad:

• Procesos claros
• Datos limpios
• Un único lugar para gestionar los gastos
• Visibilidad instantánea del rendimiento

Konstantin no solo imaginó una mejor forma de trabajar, sino que la construyó. Hoy lidera un área financiera que permite al negocio avanzar más rápido, no solo mantenerse en cumplimiento. Para CFOs, controllers y líderes financieros, eso significa recuperar tiempo y confianza para liderar.

¿Quieres ver cómo podría funcionar en tu empresa?

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