Lessen van onze CFO: van reactief naar strategisch financieel leiderschap

De rol van de CFO is niet meer wat die ooit was. Tegenwoordig wordt van financiële leiders verwacht dat ze strategische partners zijn die het bedrijf met inzicht sturen, groeibeslissingen ondersteunen en zorgen voor afstemming tussen afdelingen, entiteiten en markten.

Maar voor veel CFO’s ziet de realiteit er nog anders uit: gefragmenteerde data, te veel systemen, eindeloos administratief werk en te weinig tijd om echt strategisch te denken.

Konstantin Dzhengozov, CFO en co-founder van Payhawk, kent die uitdaging maar al te goed. Hij heeft in functies gewerkt waar financiële data in spreadsheets leefde, de maandafsluiting tot laat in de avond duurde en automatisering nog toekomstmuziek was. Die frustratie uit de praktijk was precies de reden waarom hij Payhawk mee hielp opbouwen, een platform dat die dagelijkse frustraties voor financiële teams wegneemt.

Vandaag leidt Konstantin een financiële afdeling die snel, efficiënt en nauw verbonden is met de rest van het bedrijf. We spraken hem om antwoord te krijgen op de meest gestelde vragen van financiële leiders over het moderniseren van hun teams, en om te ontdekken wat anderen kunnen leren van zijn aanpak.

1. Hoe krijg ik al mijn uitgavedata op één plek en kan ik afscheid nemen van spreadsheets?

Je kunt niet strategisch leidinggeven als je data in spreadsheets leeft. Payhawk geeft financiële leiders één realtime bron van waarheid, precies wat Konstantin (net als veel andere financiële leiders) eerder miste.

In eerdere functies besteedde Konstantin te veel tijd aan het ontrafelen van informatie, het handmatig samenvoegen van rapporten uit verschillende afdelingen, het doorspitten van bankafschriften en het najagen van declaraties. Dat soort processen verspilt niet alleen tijd. Het vertraagt beslissingen, vergroot risico’s en maakt het moeilijker om met vertrouwen te sturen.

Hij legt uit:

In het verleden (voor Payhawk) werkte ik in financiële teams waar het toewijzen van grootboekcodes of het volgen van betalingen uren kostte. Daardoor was het inzicht beperkt en reageerden we pas nadat problemen zich hadden voorgedaan.

Daarom is Payhawk ontworpen om uitgavedata realtime te centraliseren, van declaraties tot leveranciersfacturen, zodat finance sneller en met vertrouwen beslissingen kan nemen.

Bij Payhawk is dat veranderd. Konstantin hielp mee om het platform te bouwen dat alles samenbrengt (van uitgaven en betalingen met zakelijke betaalkaarten tot goedkeuringen en inkoopbeheer) in één systeem. Minder e-mails, geen losse tools en directe toegang tot de juiste data.

2. Welke taken kan ik automatiseren zodat mijn team zich op strategie kan richten?

Automatisering geeft finance de tijd terug om na te denken. Niet elke taak binnen finance heeft strategische waarde. Sommige drijven het bedrijf vooruit (zoals planning, forecasting of investeringen). Andere zijn gewoon noodzakelijk, maar eentonig en tijdrovend. Toch vullen die routinetaken voor veel teams nog steeds de dag.

Denk aan:

• Bonnetjes najagen
• Uitgavedata controleren
• Transacties koppelen aan grootboekcodes
• Beleidsafwijkingen signaleren

Dat waren precies de problemen waar Konstantin steeds tegenaan liep. Daarom staat automatisering centraal in de Payhawk-ervaring.

Neem onze AI Financial Controller Agent als voorbeeld. Die neemt taken over zoals het najagen van bonnetjes en het signaleren van afwijkingen. Dat bespaart uren handmatig werk per week en houdt onze data schoon en up-to-date. Als interne gebruikers van ons eigen product hebben we Payhawk gebouwd om echte finance-pijnpunten op te lossen, en dat geldt ook voor onze toepassing van AI.

Bij Payhawk neemt de AI Financial Controller Agent nu taken over zoals het najagen van bonnetjes en het signaleren van afwijkingen. Dat betekent minder handmatig werk, schonere data en meer ruimte voor waardevolle activiteiten zoals scenarioanalyse en investeringsbeslissingen.

Het gaat niet alleen om efficiëntie. Door administratie te automatiseren, komt er tijd vrij voor samenwerking met andere afdelingen, prestatieanalyse en strategisch advies.

Iedereen in ons financiële team heeft eerder in traditionele finance-functies gewerkt, waar uren verloren gingen aan handmatig werk en realtime inzicht ontbrak. Maar hier, bij Payhawk en dankzij Payhawk, hebben we één geïntegreerd platform dat alles afhandelt, van uitgavenregistratie tot reconciliatie. Het heeft ons werk volledig veranderd.

Die verschuiving verhoogt niet alleen de productiviteit, maar verkleint ook risico’s, elimineert knelpunten en tilt het werk van financiële teams naar een hoger niveau.

3. Hoe krijg ik inzicht in de financiële situatie van mijn bedrijf, op dit moment?

Realtime inzicht houdt finance scherp, maar de waarheid is dat veel teams nog steeds met vertraging werken. Je ziet uitgavenproblemen pas achteraf, en krijgt het volledige overzicht pas bij de maandafsluiting. Tegen die tijd is het te laat om bij te sturen.

In Konstantins eerdere functies was dat een constante frustratie.

In eerdere finance-rollen had ik geen realtime inzicht. Ik ontdekte budgetproblemen pas weken later, meestal te laat om er nog iets aan te doen. Met Payhawk worden uitgaveninzichten realtime bijgewerkt en afwijkingen gemarkeerd, zodat we kunnen ingrijpen voordat problemen groter worden.

Realtime inzicht werd daarom een harde eis bij het ontwerpen van Payhawk. Konstantin kan nu prestaties per afdeling en entiteit direct volgen. Als uitgaven stijgen, ziet hij dat meteen. Als iets niet voldoet aan beleid, wordt het gemarkeerd. Dat niveau van inzicht stelt zijn team in staat om vroeg te handelen, niet achteraf.

Ze noemen het dogfooding, wanneer een bedrijf zijn eigen product gebruikt. En bij Payhawk heeft dat echt zin. We hebben realtime tracking en AI-functionaliteit, en kunnen problemen opsporen nog vóór ze ontstaan. Zo houden we controle en sturen we actief op groei.

Het verschil? Het is alsof je rijdt met een navigatiesysteem dat live wordt bijgewerkt, in plaats van een oude kaart van drie weken geleden.

4. Kunnen we opschalen zonder dat finance complexer wordt?

Groei brengt vaak meer mensen, meer systemen en meer hoofdpijn met zich mee. Maar volgens Konstantin hoeft financiële complexiteit niet toe te nemen naarmate je bedrijf groeit.

Als je financiële functie rommeliger wordt terwijl je groeit, is dat een teken dat je tools niet meegroeien.

Bij Payhawk hielp hij mee een oplossing te bouwen die multi-entity finance ondersteunt vanaf dag één. Even effectief bij vijf medewerkers als bij vijf internationale dochterondernemingen.
Dat betekent ingebouwde ondersteuning voor meerdere valuta, native ERP-integraties, groepsinzichten en schaalbare goedkeuringsflows. Groei hoeft het systeem dus niet te breken.

5. Hoe wordt finance een echte businesspartner in plaats van een bottleneck?

Finance voegt de meeste waarde toe wanneer het samenwerkt, niet wanneer het controleert, legt Konstantin uit.

Dat klinkt misschien gewaagd, maar bij Payhawk draait het niet om controle loslaten. Het gaat om vrijheid binnen kaders, met oplossingen zoals kaarten en budgetten met ingebouwde controlefuncties, limieten en goedkeuringsregels.

Tijd en inzicht zijn hierbij essentieel. Finance-teams moeten routinetaken automatiseren en actuele data hebben om goed onderbouwde beslissingen te nemen.

Konstantins visie voor Payhawk was om een financieel systeem te bouwen dat met het bedrijf meewerkt, niet ertegenin.

Dat betekent samenwerking mogelijk maken tussen finance en andere afdelingen, of het nu gaat om marketing-ROI met de CMO, leveranciersbeheer met operations of investeringsbeslissingen met de CEO.

We volgen de prestaties van afdelingen, beoordelen investeringen en nemen sneller beslissingen. We hebben de helderheid en controle die nodig zijn om groei te ondersteunen, niet te vertragen.

In plaats van de afdeling die altijd “nee” zegt, wordt finance de afdeling die anderen helpt om met vertrouwen “ja” te zeggen.

6. Waarom zorgen mijn tools voor meer werk en hoe los ik dat op?

Voor Payhawk gebruikte Konstantin talloze tools die veel beloofden, maar toch eindeloos handmatige reconciliatie, data-export of correcties vereisten.

Hij zag dezelfde frustratie bij andere teams: dashboards die niet integreerden met ERPs of tools die maar één entiteit aankonden.

Daarom is Payhawk ontworpen om samen te werken met je bestaande systemen, niet ertegenin.

Payhawk integreert met boekhoudsoftware zoals Exact Online, ERP’s zoals NetSuite, HR-platforms, btw-tools, reisoplossingen en meer. Data stroomt foutloos, goedkeuringen zijn aanpasbaar en rapportages weerspiegelen wat er écht gebeurt, in realtime.

Finance-teams zouden niet voortdurend tussen schermen moeten wisselen of data moeten uploaden tussen systemen. Niet als er een betere manier is: Payhawk.

7. Hoe leid ik mijn financiële team met volledige helderheid?

Als je tijd opgeslokt wordt door handmatig werk, complexiteit en eindeloos heen-en-weer, blijft er weinig ruimte over voor strategie.

Maar moderne finance-leiders moeten meer doen: betere beslissingen stimuleren, groei beïnvloeden en risico’s voorzien.

Dat begint met helderheid:

• Duidelijke processen
• Schone data
• Eén plek om uitgaven te beheren
• Direct inzicht in prestaties

Konstantin dacht niet alleen na over een betere manier van werken, hij hielp die ook bouwen. Vandaag leidt hij een financiële functie die het bedrijf helpt sneller te bewegen, niet alleen compliant te blijven.
Voor CFO’s, controllers en financiële leiders is dat de echte doorbraak: de tijd en het vertrouwen terugwinnen om te leiden.

Wil je zien hoe dit werkt binnen jouw organisatie?

Wil je zien hoe andere financiële leiders dit al toepassen? Van Oad, dat niet langer schoenendozen vol bonnetjes handmatig hoeft te verwerken, tot het bekendste bioscoopmerk Pathé, dat nu uren aan handmatig werk bespaart en medewerkers in no-time kan on- en offboarden.

Ontdek hoe leiders zoals Konstantin (en onze klanten) hun uitgaven vereenvoudigen, administratie automatiseren en strategisch vooroplopen: Bekijk onze klantverhalen.