Geavanceerde kaartcontroles: Verzeker naleving bij elke uitgave

In een ideale wereld zijn alle bedrijfsuitgaven compliant. Je medewerkers volgen het bedrijfsbeleid zonder aarzeling of ruimte voor fouten, het risico op fraude is vrijwel nihil en de maandelijkse uitgaven blijven binnen het budget - elke keer weer. De realiteit is echter dat jij (en veel andere financiële leiders) voortdurend in gevecht zijn, omdat je een nauwkeurig uitgavenbeleid hebt uitgestippeld, maar niet over de middelen beschikt om dit effectief te controleren en af te dwingen.

Het beheersen van uitgaven begint meestal met een ijzersterk uitgavenbeleid. Het probleem? Ditzelfde uitgavenbeleid staat vaak op de pagina's van Notion of in e-mails, waardoor jij en je collega's in het financiële team moeite hebben om de puntjes op de i te zetten en het uitgavenbeleid van het bedrijf te handhaven. Erger nog, je loopt het risico op overbesteding of zelfs fraude, vooral naarmate je uitbreidt.

Het antwoord? Technologie, en in het bijzonder het gebruik van een corporate card-programma als onderdeel van een veel bredere oplossing voor uitgavenbeheer. Als je goed onderzoek doet en het juiste zakelijke kaartprogramma voor je bedrijf kiest, krijg je flexibele creditcards, ingebouwde controles, OCR en intelligente ontvangstbewijzen, allemaal op één plek.

Zakelijke kaartcontroles begrijpen

In een notendop zijn zakelijke kaartcontroles een reeks beveiligingsfuncties en beperkingen die bedrijven instellen om zakelijk credit- en debitcard gebruik te reguleren. Deze controles kunnen je helpen om je bedrijfsbeleid voor uitgaven om te zetten in daden, zodat je de uitgaven van werknemers kunt controleren en beheren, het risico op fraude en misbruik kunt minimaliseren en de naleving van bedrijfsbeleid en -procedures kunt ondersteunen.

Enkele voorbeelden van controles op betaalkaarten:

1. Uitgavenlimieten: Typisch één van de meest basale vormen van controle, uitgavenlimieten hebben betrekking op hoeveel werknemers kunnen uitgeven met hun betaalkaarten. Je kunt limieten instellen per afzonderlijke transactie, die terugkerend kunnen zijn, zoals dagelijks, wekelijks, maandelijks, enzovoort, wat een geweldige manier is om overbesteding te voorkomen en uitgaven binnen het budget te houden.
2. Leveranciers / verkopers: Je kunt controles instellen voor alleen specifieke verkopers, zodat uitgaven alleen mogelijk zijn bij vooraf goedgekeurde leveranciers. Dit voorkomt niet alleen fraude, maar is ook een krachtige manier om ervoor te zorgen dat exclusiviteitsovereenkomsten met verkopers worden nageleefd.
3. Categoriebeperkingen voor leveranciers/verkopers: Je kunt hele categorieën van verkopers beperken, zodat werknemers zich aan het bedrijfsbeleid houden. Zo kun je bijvoorbeeld uitgaven bij kledingwinkels blokkeren, maar uitgaven voor treinreizen wel toestaan, enzovoort.
4. Tijd- en dagbeperkingen: Je kunt controles instellen die uitgaven alleen toestaan op bepaalde uren en op bepaalde dagen van de week. Omdat fraude meestal 's nachts plaatsvindt, is dit een geweldig hulpmiddel om frauduleuze transacties te voorkomen. Het is ook een gemakkelijke manier om uitgaven te beperken tot kantooruren, zodat werknemers niet per ongeluk hun betaalkaart gebruiken in plaats van hun persoonlijke kaart.
5. Land- en regiobeperkingen: Je kunt de landen of regio's waarin betaalkaarten werken beperken, waardoor de kans op frauduleuze transacties verder wordt beperkt. Dit soort controle zorgt er ook voor dat werknemers de betaalkaart niet misbruiken als ze bijvoorbeeld op vakantie zijn.
6. Geldautomaatopnames: Je kunt geldautomaatopnames blokkeren voor het geval contante betalingen tegen hun bedrijfsuitgaven ingaan, of ze kunnen geldautomaatopnames op verzoek toestaan.
7. Online betalingen: Je kunt ervoor kiezen om online uitgaven te blokkeren om je bedrijf verder te beschermen tegen fraude.
8. Geld aanvragen:Niet alle kaartcontroles hebben te maken met het beperken van uitgaven; er zijn gevallen waarin werknemers snel moeten handelen en buiten de vooraf bepaalde uitgavenlimieten moeten vallen. Bij sommige oplossingen hoeven werknemers alleen maar een specifiek bedrag aan te vragen, dat vervolgens ter goedkeuring naar de juiste manager wordt gestuurd.

In het algemeen zou je bedrijf gebruik moeten maken van beheer van zakelijke kaarten (inclusief controles) om de uitgaven te beheren, het risico op fraude te verkleinen en ervoor te zorgen dat werknemers bedrijfsfondsen gebruiken in overeenstemming met het bedrijfsbeleid.

Het belang van zakelijke kaartcontroles

Betaalkaarten met geavanceerde controles bieden verbeterde beveiliging en compliance om het uitgavenbeleid te ondersteunen. Ze beperken het risico op overbesteding, frauduleuze transacties en misbruik van bedrijfsfondsen en bieden een veiligere, efficiëntere oplossing voor het beheren van bedrijfsuitgaven.

Veel financiële leiders geloven ten onrechte dat het gebruik van contant geld en het (achteraf) terugbetalen van werknemers voldoende bescherming biedt tegen misbruik van bedrijfsfondsen (dankzij spenders die hun eigen fondsen gebruiken), maar deze aanpak brengt veel risico's met zich mee. Ten eerste zijn contante transacties inherent minder transparant dan digitale transacties, waardoor misbruik gemakkelijker onopgemerkt blijft en de verantwoordingsplicht afneemt.

Ten tweede brengt het omgaan met grote hoeveelheden contant geld veel risico's met zich mee, zoals fraude, diefstal, etc., wat niet gebeurt bij kaarttransacties. Tot slot moeten werknemers die hun eigen geld gebruiken vaak lang wachten op hun terugbetaling, wat een inefficiënt proces is en zelfs kan leiden tot een gebrek aan betrokkenheid van werknemers op het werk.

Het goede nieuws?

Zakelijke betaalkaarten met geavanceerde controles elimineren risico's, bieden transparantie over uitgaven, zorgen voor naleving en verminderen het frauderisico aanzienlijk.

Door de bedragen te beperken die via betaalkaarten kunnen worden uitgegeven, door bepaalde categorieën verkopers te beperken of door uitgaven alleen tijdens werkuren te ondersteunen, kunnen financiële teams hun uitgavenbeleid omzetten in actie en ervoor zorgen dat het wordt nageleefd.

Bij Payhawk hebben we onlangs vier nieuwe soorten controles geïntroduceerd, waarmee het controleniveau voor CFO's en financiële leiders verder wordt verbeterd en bedrijven worden ondersteund om werknemers geld te geven zonder zich zorgen te hoeven maken over overbesteding of misbruik:

Geavanceerde zakelijke kaartcontroles:

• Controle op verkopers
• Categorieën van leveranciers
• Datum en tijd
• Land en regio

De zes grootste voordelen van het implementeren van geavanceerde betaalkaartcontroles

Bedrijven die geavanceerde controlemechanismen voor betaalkaarten implementeren, merken dat ze overbesteding drastisch kunnen terugdringen. Met onze software van Payhawk kunnen bedrijven beleid omzetten in beperkingen die alleen beheerders kunnen opheffen (indien nodig).

1. Verbeterde financiële veiligheid: Door een uitgebreide set controles te implementeren, kunnen bedrijven het risico op fraude, ongeautoriseerde transacties en misbruik van bedrijfsfondsen aanzienlijk verlagen.
2. Fraudepreventie: Land- en regiobeperkingen, tijd- en dagbeperkingen en andere controles helpen het risico op frauduleuze activiteiten, onbevoegde aankopen en verdachte transacties te beperken.
3. Verbeterde naleving: Deze controles helpen het bedrijfsbeleid te handhaven en zorgen ervoor dat werknemers zich houden aan uitgavenrichtlijnen, overeenkomsten met leveranciers en andere financiële voorschriften
4. Verhoogde transparantie: door uitgaven te beperken op basis van verschillende criteria kunnen bedrijven de transparantie van financiële transacties vergroten en de verantwoordingsplicht van werknemers bevorderen
5. Kostenbeheersing: Het instellen van uitgavenlimieten en het beperken van uitgaven tot specifieke leveranciers of categorieën helpt organisaties om uitgaven effectief te beheren en binnen de budgettaire beperkingen te blijven
6. Operationele efficiëntie: Het stroomlijnen van het goedkeuringsproces voor geldaanvragen en het bieden van flexibiliteit bij geldautomaatopnames kan de operationele efficiëntie verbeteren en ervoor zorgen dat werknemers tijdig toegang hebben tot het benodigde geld.

Twee voorbeelden uit de praktijk van bedrijven die kaartcontroles gebruiken

Laten we eens kijken hoe deze er in de praktijk uitzien aan de hand van enkele voorbeelden uit de praktijk.

Minimaliseer het risico op fraude

Met de onlangs geïntroduceerde geavanceerde kaartcontroles van Payhawk zegt Alberto Segovia, hoofd financiën van HarBest Market, dat het veel gemakkelijker is om het uitgavenbeleid van het bedrijf te handhaven en het bedrijf te beschermen tegen overbesteding. Het bedrijf is actief in Spanje, dus alle uitgaven zijn beperkt tot dat land, waardoor het risico op fraude vanuit het buitenland tot een minimum wordt beperkt.

Omdat de activiteiten van het bedrijf voornamelijk zijn verdeeld over twee teams die in verschillende ploegen werken, gebruikt elk team kaarten die zijn ingeschakeld voor de respectieve tijden en dagen van de week waarop ze die nodig hebben, zodat werknemers volledig zijn ingeschakeld en het risico van fraude of misbruik van bedrijfsfondsen buiten kantooruren wordt beperkt.

Leveranciersexclusiviteit

Grotere bedrijven hebben meestal een lijst met voorkeursleveranciers die hen de beste tarieven geven of van wie de producten en diensten van de hoogste kwaliteit zijn. Het naleven van het exclusiviteitsbeleid is nog nooit zo eenvoudig geweest met de mogelijkheid om leveranciers te controleren: financiële teams hoeven alleen maar uitgaven toe te staan bij de overeengekomen leverancier(s) en alle andere te blokkeren.

Leveranciersexclusiviteit is vooral handig voor horecabedrijven zoals State Of Play, restaurantgroepen, productiebedrijven, enz.

De volgende stappen

Het handhaven van transparantie en controle over uitgaven wordt complexer naarmate je bedrijf uitbreidt. Je introduceert meer regels en beleid en werkt processen bij. Het probleem ontstaat wanneer diezelfde processen in de weg staan van mensen die hun werk doen, wendbaar blijven en het bedrijf verder vooruit helpen.

Alberto Segovia, hoofd financiën van HarBest Market, zegt:

Dankzij de geavanceerde controles van Payhawk hebben we ons uitgavenbeleid effectief gehandhaafd. Door transacties buiten het land waar we actief zijn en buiten onze werkuren te blokkeren, houden we de kosten binnen de perken en verbeteren we onze fraudepreventiemaatregelen".

Boek een demo met Payhawk en ontdek hoe slimme goedkeuringsworkflows, automatisering die de efficiëntie verhoogt en geavanceerde controles je teamleden meer mogelijkheden kunnen bieden en tegelijkertijd compliance bij elke stap kunnen waarborgen.