Controles avanzados en las tarjetas para evitar los gastos fuera de la política

En un mundo ideal, todos los gastos de la empresa cumplen con la política de la empresa. Tus empleados la siguen sin vacilaciones ni margen de error, el riesgo de fraude es cero y los gastos mensuales se mantienen siempre dentro del presupuesto. Sin embargo, la mayoría de directores financieros se encuentran en una batalla constante, a pesar de haber diseñado políticas de gasto detalladas, porque carecen de medios para controlar su cumplimiento y aplicación de forma eficaz.

Por lo general, el control de los gastos comienza con la implementación de una política de gastos férrea. El problema es que estas políticas de gasto a menudo se alojan en páginas de Notion o en emails, de modo que tanto tú como los miembros del equipo financiero tenéis dificultades para atar todos los cabos y asegurar el cumplimiento de las políticas de gasto de la empresa. Pero hay algo aún peor: os enfrentáis al riesgo de que se gaste de más o incluso de que se cometa fraude, especialmente a medida que la empresa crece.

¿Cuál es la solución? Apostar por la tecnología y, en concreto, contar con un programa de tarjetas corporativas integrado en una solución de gestión de gastos mucho más amplia. Si investigas bien y seleccionas el programa de tarjetas corporativas idóneo para tu empresa, dispondrás de tarjetas de crédito diseñadas a tu medida, controles incorporados, tecnología OCR y seguimiento inteligente de recibos, todo en una única plataforma.

¿Qué son los controles avanzados incorporados en las tarjetas de empresa?

En pocas palabras, los controles incorporados en las tarjetas corporativas son un conjunto de funcionalidades de seguridad y restricciones que las empresas establecen para regular el uso de las tarjetas de crédito y débito corporativas. Estos controles te ayudan a implementar tu política de gastos y te permiten supervisar y gestionar los gastos de los empleados, minimizar el riesgo de fraude y malversación, así como reforzar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la empresa.

Estos son algunos de los controles incorporados en las tarjetas corporativas:

• Límites de gasto: se trata de uno de los tipos de control más básicos y definen cuánto pueden gastar los empleados con sus tarjetas corporativas. Puedes establecer límites por transacción única, que pueden ser recurrentes (diarios, semanales, mensuales, etc.), lo cual es una forma excelente de prevenir el gasto excesivo y mantener los gastos dentro del presupuesto.
• Límites por comerciante: puedes definir controles que se apliquen exclusivamente a comerciantes específicos para que solo se pueda pagar a proveedores previamente autorizados. Esto no solo ayuda a prevenir el fraude, sino que también es una forma eficaz de garantizar el cumplimiento de los acuerdos de exclusividad con los proveedores.
• Límites por categoría de comerciante: puedes limitar categorías enteras de comerciantes para asegurarte de que los empleados cumplen la política de la empresa. Así, por ejemplo, puedes bloquear el gasto en tiendas de ropa y habilitarlo en viajes en tren.
• Límites por día y hora: puedes establecer controles que permitan gastar solo a determinadas horas y en días específicos de la semana. Dado que el fraude suele producirse por la noche, se trata de una gran herramienta para evitar transacciones fraudulentas. También es una forma sencilla de restringir los gastos a las horas de trabajo, para que los empleados no utilicen por error su tarjeta de empresa en lugar de la personal.
• Límites por país o región: puedes restringir los países o regiones en los que se pueden utilizar las tarjetas corporativas, lo que reduce aún más las posibilidades de transacciones fraudulentas. Asimismo, este tipo de control evita que los empleados hagan un mal uso de las tarjetas de empresa, por ejemplo, durante las vacaciones.
• Retirada en cajeros: puedes bloquear la retirada en cajeros en caso de que la política de gastos no permita los pagos en efectivo o habilitar esta opción previa solicitud.
• Compras online: puedes bloquear las compras online para una mayor protección contra el fraude.
• Solicitudes de fondos: no todos los controles incorporados en las tarjetas están orientados a limitar el gasto. En ocasiones, los empleados necesitan actuar con rapidez y superar los límites de gasto predeterminados, y aquí es donde entran en juego las solicitudes de fondos. Con algunas soluciones, los empleados solo tienen que solicitar una cantidad específica, que luego se envía para su aprobación al responsable correspondiente.

En general, tu empresa debe utilizar la gestión de tarjetas corporativas (controles incluidos) para gestionar sus gastos, reducir el riesgo de fraude y garantizar que los empleados utilicen los fondos de la empresa de acuerdo con la política de gastos.

La importancia de los controles avanzados en las tarjetas corporativas

Las tarjetas corporativas con controles avanzados brindan una mayor seguridad y fomentan el cumplimiento de las políticas de gasto. Reducen el riesgo de exceder el presupuesto, transacciones fraudulentas y uso indebido de los fondos de la empresa, lo que las convierte en una solución más segura y eficiente para gestionar los gastos de la empresa.

Muchos responsables financieros creen erróneamente que utilizar efectivo y reembolsar los gastos a los empleados proporciona suficiente protección contra el uso indebido de los fondos de la empresa (porque los empleados pagan de su propio bolsillo), pero este enfoque entraña muchos riesgos. En primer lugar, las transacciones en efectivo son intrínsecamente menos transparentes que las digitales, lo que facilita que el uso indebido pase desapercibido y reduce la responsabilidad de rendir cuentas.

En segundo lugar, manejar grandes cantidades de efectivo conlleva varios peligros, como el fraude y el robo, problemas que no se dan en las transacciones con tarjeta. Por último, los empleados que utilizan sus propios fondos a menudo se ven obligados a esperar mucho tiempo a que se les reembolsen los gastos, lo cual es un proceso ineficaz y puede incluso provocar la falta de compromiso de los empleados en el trabajo.

¿La buena noticia?

Las tarjetas corporativas con controles avanzados eliminan riesgos, proporcionan transparencia sobre los gastos, garantizan el cumplimiento de la política de gasto y reducen en gran medida el riesgo de fraude.

Al limitar las cantidades que se pueden gastar con las tarjetas de empresa, restringir determinadas categorías de comerciantes o permitir el gasto solo durante el horario laboral, los equipos financieros pueden poner en práctica su política de gastos y asegurar su cumplimiento.

En Payhawk, hemos lanzado recientemente cuatro tipos nuevos de controles avanzados, que permiten a los directores financieros dar tarjetas a los empleados con total seguridad y sin poner en riesgo los fondos de la empresa:

Nuevos controles avanzados en las tarjetas corporativas:

• Límites por comerciante
• Límites por categoría de comerciante
• Fecha y hora
• País y región

Las seis mayores ventajas de establecer controles avanzados en las tarjetas de empresa

Las empresas que aplican controles avanzados en las tarjetas corporativas constatan que logran reducir drásticamente los gastos fuera de sus políticas. En Payhawk, nuestro software permite a las empresas convertir las políticas en límites que solo los administradores pueden anular o modificar (si es necesario).

1. Mayor seguridad financiera: mediante la implementación de un amplio conjunto de controles, las empresas pueden reducir significativamente el riesgo de fraude, las transacciones no autorizadas y el mal uso de los fondos corporativos.
2. Prevención del fraude: los límites por país y región, por hora y día, entre otros, ayudan a mitigar el riesgo de actividades fraudulentas, compras no autorizadas y transacciones sospechosas.
3. Mayor adherencia a las políticas: estos controles ayudan a implementar las políticas de la empresa y a garantizar que los empleados cumplen las directrices de gasto, los acuerdos con los proveedores y otras regulaciones financieras.
4. Mayor transparencia: al restringir los gastos en función de diversos criterios, las empresas pueden aumentar la transparencia de las transacciones financieras y promover la responsabilidad entre los empleados.
5. Control de costes: establecer límites de gasto y restringir el gasto a determinados comerciantes o categorías de comerciantes ayuda a las organizaciones a gestionar los gastos de forma eficaz y a mantenerse dentro de las limitaciones presupuestarias.
6. Eficiencia operativa: agilizar el proceso de aprobación de las solicitudes de fondos y ofrecer flexibilidad en la retirada de efectivo en cajeros automáticos puede mejorar la eficiencia operativa y garantizar que los empleados tengan acceso puntual a los fondos necesarios.

Dos ejemplos reales de empresas que utilizan controles en sus tarjetas

Veámoslo en la práctica con algunos ejemplos reales.

Minimizar el riesgo de fraude

Con los controles avanzados en las tarjetas que acaba de lanzar Payhawk, Alberto Segovia, Jefe de Finanzas de HarBest Market, afirma que le resulta mucho más fácil aplicar la política de gastos de la empresa y evitar gastos excesivos. La empresa opera en España, así que todos los gastos están restringidos únicamente a este país, lo que minimiza el riesgo de fraude procedente de otros países.

Además, las operaciones de la empresa se reparten principalmente entre dos equipos que trabajan en turnos diferentes. Por tanto, cada equipo dispone de tarjetas con límites por día y hora, de manera que los empleados las pueden utilizar durante sus jornadas laborales respectivas, lo que reduce el riesgo de fraude o de uso indebido de los fondos de la empresa fuera del horario laboral.

Exclusividad de proveedores

Las grandes empresas suelen tener una lista de proveedores preferidos que les ofrecen las mejores tarifas o cuyos productos y servicios son de la máxima calidad. Con los límites por comerciante, ahora es mucho más sencillo cumplir las políticas de exclusividad: los equipos financieros solo tienen que habilitar el gasto con el comerciante o comerciantes acordados y bloquear a todos los demás.

La exclusividad de proveedores es especialmente útil para empresas de hostelería como State Of Play, grupos de restauración, fabricación, etc.

Próximos pasos

Mantener la transparencia y el control del gasto se complica a medida que tu empresa crece, ya que implementas más normas y políticas y actualizas los procesos. El problema surge cuando estos mismos procesos obstaculizan la labor de los empleados, su capacidad para adaptarse con rapidez y el avance del negocio.

Aquí es donde entran en juego los controles avanzados (la última de una larga lista de funcionalidades que aumentan el control). Alberto Segovia, Jefe de Finanzas de HarBest Market, dice:

Gracias a los controles avanzados de Payhawk, hemos logrado aplicar eficazmente nuestras políticas de gasto. Al bloquear las transacciones fuera del país en el que operamos y más allá de nuestro horario laboral, reducimos los costes y reforzamos las medidas de prevención del fraude".

Si quieres saber cómo los flujos de aprobación inteligentes, la automatización y los controles avanzados te pueden ayudar a aumentar la eficiencia y respaldar el cumplimiento de las políticas de gasto de tu empresa, habla con uno de nuestros expertos.