Всяка компания се стреми към растеж. Но с растежа идват и много нови предизвикателства. Финансовият отдел ще трябва да осигурява достъп до фирмени средства на все повече служители, но няма да иска да отпуска контрола върху бизнес разходите. А съчетанието между двете не е лесно. Ето какво може да помогне - изборът на правилно решение за фирмени карти, които предлагат функции за контрол и възможности за следене и управление на разходите. Така хем служителите ще могат да правят необходимите служебни разходи, хем финансовият отдел ще има пълен контрол.
В един идеален свят всички фирмени разходи ще отговарят на фирмените правила. Служителите ще могат да следват фирмената политика за разходите без проблеми и без възможност за грешки, рискът от измами ще стои на нулата, а всичко ще бъде в рамките на бюджета - всеки месец. В действителност обаче вие (както и много други финансови ръководители) се намирате в постоянна битка - старателно сте изготвили правилата за фирмени разходи, но не разполагате със средствата, за да ги налагате и контролирате.
Управлението на разходите обикновено започва с установяването на железни правила. Проблемът е, че тези правила за разходите често се намират в някакви вътрешни документи, по мейли или в Slack. Това прави прилагането на правилата трудно дори за служителите, които искат да ги спазват. Така сте изправени пред риска от прекомерни разходи или дори измами, особено при растежът на компанията ви.
Както може би очаквате, отговорът е в технологиите. По-конкретно в използването на интелигентни корпоративни карти, заедно с обхватно решение за управление на разходите. Ако направите добро проучване и изберете правилните корпоративни карти за вашия бизнес, ще получите възможности като вградени функции за контрол, автоматичното разчитане на данни и интелигентно проследяване на касови бележки и фактури - и ще разполагате с всичко това на едно място.
За по-добър финансов контрол: открийте управлението на служебни разходи с Payhawk
Накратко, вграденият контрол във фирмените карти е набор от функции за сигурност и ограничения, които компаниите въвеждат, за да регулират използването на корпоративни кредитни и дебитни карти. Тези функции ще ви помогнат да наложите фирмените правила за разходи и ще ви дадат възможност да наблюдавате и управлявате разходите на служителите, да сведете до минимум риска от измами и злоупотреби и да подпомогнете спазването на фирмените политики и процедури.
Някои примери за функции за контрол на корпоративните карти включват:
Благодарение на тези функции, вашата компания ще може да управлява разходите си, да намали риска от измами и да гарантира, че служителите използват фирмените средства в съответствие с фирмената политика.
Корпоративните карти с детайлни функции за контрол предлагат повишена сигурност и осигуряват спазването на фирмените правила за разходване на средства. Те намаляват риска от превишаване на разходите, измамни транзакции и злоупотребата и дават по-безопасно и ефективно решение за управление на фирмените разходи.
Много финансови ръководители погрешно вярват, че използването на пари в брой и възстановяването на разходите на служителите осигурява достатъчна защита срещу злоупотреби с фирмени средства (благодарение на това, че харчещите използват собствените си средства), но този подход крие много рискове. Първо, разплащанията в брой нямат същата прозрачност като дигиталните транзакции, което улеснява злоупотребите и намалява отчетността.
Второ, боравенето с големи суми в брой крие рискове от измами и кражби., които не се случват при транзакциите с карти. А когато служителите трябва да използват собствени средства, те често чакат разходите да им бъдат възстановени със седмици или дори месеци, което освен неефективно, може да бъде и причина за недоволство, намалена мотивация и нарушаване на работата.
Имаме добри новини
Корпоративните карти с детайлни функции за контрол елиминират рисковете, осигуряват прозрачност на разходите, гарантират спазване на фирмените правила и значително намаляват риска от измами.
Чрез ограничаване на сумите, които могат да се харчат чрез фирмени карти, селектиране на определени категории търговци или поддържане на харченето само в работно време, финансовите екипи могат да превърнат своята политика за фирмени разходи от теория в практическа реалност и да гарантират, че тя се спазва.
В Payhawk наскоро въведохме четири нови вида функции за контрол, и така допълнително подобрихме възможностите, с които разполагат финансовите директори и ръководители, и помогнахме на нашите клиенти да предоставят на служителите си средства, без да се притесняват от прекомерни разходи или злоупотреби.
Новите детайлни функции за контрол на корпоративните карти:
Компаниите, които използват функции за контрол на фирмените карти, установяват, че могат значително да намалят прекомерните разходи. В Payhawk нашият софтуер за управление на разходите позволява на компаниите да превърнат политиката в практически ограничения, които само администраторите могат да отменят (ако е необходимо). Ето ги и ползите:
Нека видим как функциите за контрол изглеждат на практика с няколко примера от реалния живот.
Алберто Сеговия, ръководител на отдел Финанси в HarBest Market, казва, че благодарение на новите функции за контрол на картите на Payhawk му е много по-лесно да прилага политиката за разходите на компанията и да защитава бизнеса от прекомерни разходи. Компанията оперира в Испания, така че всички разходи са ограничени само до тази страна, което свежда до минимум риска от измами от чужди държави.
Освен това, тъй като дейността на компанията е разделена основно между два екипа, които работят на различни смени, всеки екип използва карти, които са активирани за съответните часове и дни от седмицата, когато се нуждаят от тях, като по този начин се намалява риска от измама и злоупотреба със средства на компанията извън работното време.
По-големите компании обикновено имат списък с предпочитани доставчици, които им дават най-добрите цени или чиито продукти и услуги са с най-високо качество. Спазването на политиките за ексклузивност никога не е било по-лесно, благодарение на функцията за ограничение по търговци: финансовите екипи просто трябва да разрешат разходите с договорения доставчик и да блокират всички останали.
Ексклузивността на доставчиците е особено полезна за компании от сферата на хотелиерството и ресторантьорството като State Of Play, ресторантски групи, производство и др.
Поддържането на прозрачност и контрол на разходите става все по-сложно с растежа на бизнеса ви. Въвеждате все повече правила и политики и актуализирате процесите, а проблемът идва, когато същите тези процеси започнат да пречат на хората да вършат работата си, да бъдат гъвкави и да движат бизнеса напред.
За тази цел са направени детайлните функции за контрол - най-новите от дългата ни серия с функции за увеличаване на контрола. Алберто Сеговия, ръководител на финансовия отдел на HarBest Market, казва:
Благодарение на детайлните функции за контрол на Payhawk, ние ефективно прилагаме нашите политики за разходите. Чрез блокиране на транзакции извън страната, в която оперираме, и извън работното ни време, ограничаваме разходите и подобряваме мерките за предотвратяване на измами.
Запазете среща с експерт на Payhawk, за да научите как автоматизацията, повишаваща ефективността, процесите за одобрение на разходите и детайлните функции за контрол могат да дадат повече възможности на вашите служители, като същевременно гарантират спазването на фирмените правила при всеки бизнес разход.
Триш Туви работи за офисите ни в Обединеното кралство и САЩ, като създава маркетинг съдържание за Payhawk. От статии и реклами до сценарии за видеоклипове, Триш използва богатия си опит в създаването на информативни текстове за финансовата индустрия.