Функции за контрол на картите, с които всички фирмени разходи ще отговарят на правилата

В един идеален свят всички фирмени разходи ще отговарят на фирмените правила. Служителите ще могат да следват фирмената политика за разходите без проблеми и без възможност за грешки, рискът от измами ще стои на нулата, а всичко ще бъде в рамките на бюджета - всеки месец. В действителност обаче вие (както и много други финансови ръководители) се намирате в постоянна битка - старателно сте изготвили правилата за фирмени разходи, но не разполагате със средствата, за да ги налагате и контролирате.

Управлението на разходите обикновено започва с установяването на железни правила. Проблемът е, че тези правила за разходите често се намират в някакви вътрешни документи, по мейли или в Slack. Това прави прилагането на правилата трудно дори за служителите, които искат да ги спазват. Така сте изправени пред риска от прекомерни разходи или дори измами, особено при растежът на компанията ви.

Както може би очаквате, отговорът е в технологиите. По-конкретно в използването на интелигентни корпоративни карти, заедно с обхватно решение за управление на разходите. Ако направите добро проучване и изберете правилните корпоративни карти за вашия бизнес, ще получите възможности като вградени функции за контрол, автоматичното разчитане на данни и интелигентно проследяване на касови бележки и фактури - и ще разполагате с всичко това на едно място.

Какво представляват функциите за контрол на фирмените карти

Накратко, вграденият контрол във фирмените карти е набор от функции за сигурност и ограничения, които компаниите въвеждат, за да регулират използването на корпоративни кредитни и дебитни карти. Тези функции ще ви помогнат да наложите фирмените правила за разходи и ще ви дадат възможност да наблюдавате и управлявате разходите на служителите, да сведете до минимум риска от измами и злоупотреби и да подпомогнете спазването на фирмените политики и процедури.

Някои примери за функции за контрол на корпоративните карти включват:

1. Лимити на разходите: Това е един от основните видове контрол и дава възможност да определите колко точно могат да харчат служителите с фирмените си карти. Можете да зададете лимити за отделни транзакции, какрто и за периоди: дневни, седмични, месечни и т.н. Това е чудесен начин да предотвратите прекомерното харчене и да поддържате разходите в рамките на бюджета.
2. Ограничения по доставчици и търговци: Можете да забраните или да позволите определени търговци и така ще гарантирате, че служителите ви ще правят разходи само при предварително одобрени. Това не само предотвратява измамите, но е и сигурен начин да се гарантира спазването на споразуменията за ексклузивност на доставчиците.
3. Ограничения на цели категории доставчици и търговци: Можете да ограничите цели категории търговци, например да блокирате разходите в магазини за дрехи, като същевременно разрешите разходите за пътуване с такси или каквото е нужно за вашата фирма.
4. Ограничения по часове и дни: Можете да разрешите харченето само в определени часове и в определени дни от седмицата. Много от измамите обикновено се извършват през нощта, така че това е добър начин да се подсигурите. Така може да гарантирате, че служителите ви няма да използват по погрешка служебната си карта вместо личната си, когато правят лични разходи след работа.
5. Ограничения за държави и региони: Можете да ограничите държавите или регионите, в които работят вашите фирмени карти, като по този начин допълнително се предпазите от измамни транзакции. Отделно гарантирате, че служителите няма да злоупотребяват с фирмени карти, когато са в отпуск например.
6. Теглене на пари от банкомат: Можете да блокирате тегленето на пари от банкомат, в случай че плащанията в брой са в разрез с фирмената политика или да разрешите тегленето при специфични случаи.
7. Онлайн плащания: Можете да изберете да блокирате онлайн разходите, за да защитите допълнително бизнеса си от измами.
8. Възможност за заявки на средства: Не всички функции за контрол на картите са свързани с ограничаване на разходите. Има случаи, в които служителите трябва да действат бързо и извън предварително определените лимити. Точно в тези моменти възможността за заявките за средства могат да спасят положението. Някои решения за управление на разходите дават тази функция на служителите по елементарен начин, а заявката им само трябва да се одобри от съответния мениджър.

Благодарение на тези функции, вашата компания ще може да управлява разходите си, да намали риска от измами и да гарантира, че служителите използват фирмените средства в съответствие с фирмената политика.

Значението на контрола на корпоративните карти

Корпоративните карти с детайлни функции за контрол предлагат повишена сигурност и осигуряват спазването на фирмените правила за разходване на средства. Те намаляват риска от превишаване на разходите, измамни транзакции и злоупотребата и дават по-безопасно и ефективно решение за управление на фирмените разходи.

Много финансови ръководители погрешно вярват, че използването на пари в брой и възстановяването на разходите на служителите осигурява достатъчна защита срещу злоупотреби с фирмени средства (благодарение на това, че харчещите използват собствените си средства), но този подход крие много рискове. Първо, разплащанията в брой нямат същата прозрачност като дигиталните транзакции, което улеснява злоупотребите и намалява отчетността.

Второ, боравенето с големи суми в брой крие рискове от измами и кражби., които не се случват при транзакциите с карти. А когато служителите трябва да използват собствени средства, те често чакат разходите да им бъдат възстановени със седмици или дори месеци, което освен неефективно, може да бъде и причина за недоволство, намалена мотивация и нарушаване на работата.

Имаме добри новини
Корпоративните карти с детайлни функции за контрол елиминират рисковете, осигуряват прозрачност на разходите, гарантират спазване на фирмените правила и значително намаляват риска от измами.

Чрез ограничаване на сумите, които могат да се харчат чрез фирмени карти, селектиране на определени категории търговци или поддържане на харченето само в работно време, финансовите екипи могат да превърнат своята политика за фирмени разходи от теория в практическа реалност и да гарантират, че тя се спазва.

В Payhawk наскоро въведохме четири нови вида функции за контрол, и така допълнително подобрихме възможностите, с които разполагат финансовите директори и ръководители, и помогнахме на нашите клиенти да предоставят на служителите си средства, без да се притесняват от прекомерни разходи или злоупотреби.

Новите детайлни функции за контрол на корпоративните карти:

• Ограничения на търговците и доставчиците
• Ограничения на категориите търговци и доставчици
• Ограничения по ден и час
• Ограничения по държава и регион

Шестте най-големи ползи от въвеждането на функции за контрол на корпоративните карти

Компаниите, които използват функции за контрол на фирмените карти, установяват, че могат значително да намалят прекомерните разходи. В Payhawk нашият софтуер за управление на разходите позволява на компаниите да превърнат политиката в практически ограничения, които само администраторите могат да отменят (ако е необходимо). Ето ги и ползите:

1. Повишена финансова сигурност: Чрез въвеждането на цялостен набор от механизми за контрол компаниите могат значително да намалят риска от измами, неоторизирани транзакции и злоупотреба с корпоративни средства.
2. Предотвратяване на измами: Ограниченията по държави и региони, ограниченията по ден и час, а също и други контролни механизми помагат за намаляване на риска от измамни дейности, неразрешени покупки и подозрителни транзакции.
3. Увеличено спазване на фирмените правила: Тези функции за контрол помагат за прилагане на фирмените политики и гарантират, че служителите спазват указанията за разходите, споразуменията с доставчиците и други финансови разпоредби
4. Повишена прозрачност: Чрез ограничаване на разходите въз основа на различни критерии компаниите могат да повишат прозрачността на финансовите транзакции и да подпомогнат отчетността на служителите
5. Контрол на разходите: Определянето на лимити на разходите и ограничаването им до конкретни доставчици или категории помага на организациите да спазват своите бюджети.
6. Оперативна ефективност: Опростяването на процеса на одобрение на заявките за средства и осигуряването на гъвкавост при теглене от банкомат, може да подобри оперативната ефективност и да гарантира, че служителите имат своевременен достъп до необходимите средства.

Два конкретни примера за компании, използващи функциите за контрол на картите

Нека видим как функциите за контрол изглеждат на практика с няколко примера от реалния живот.

Намаляване на риска от измами

Алберто Сеговия, ръководител на отдел Финанси в HarBest Market, казва, че благодарение на новите функции за контрол на картите на Payhawk му е много по-лесно да прилага политиката за разходите на компанията и да защитава бизнеса от прекомерни разходи. Компанията оперира в Испания, така че всички разходи са ограничени само до тази страна, което свежда до минимум риска от измами от чужди държави.

Освен това, тъй като дейността на компанията е разделена основно между два екипа, които работят на различни смени, всеки екип използва карти, които са активирани за съответните часове и дни от седмицата, когато се нуждаят от тях, като по този начин се намалява риска от измама и злоупотреба със средства на компанията извън работното време.

Ексклузивност на доставчиците

По-големите компании обикновено имат списък с предпочитани доставчици, които им дават най-добрите цени или чиито продукти и услуги са с най-високо качество. Спазването на политиките за ексклузивност никога не е било по-лесно, благодарение на функцията за ограничение по търговци: финансовите екипи просто трябва да разрешат разходите с договорения доставчик и да блокират всички останали.

Ексклузивността на доставчиците е особено полезна за компании от сферата на хотелиерството и ресторантьорството като State Of Play, ресторантски групи, производство и др.

Следващи стъпки

Поддържането на прозрачност и контрол на разходите става все по-сложно с растежа на бизнеса ви. Въвеждате все повече правила и политики и актуализирате процесите, а проблемът идва, когато същите тези процеси започнат да пречат на хората да вършат работата си, да бъдат гъвкави и да движат бизнеса напред.

За тази цел са направени детайлните функции за контрол - най-новите от дългата ни серия с функции за увеличаване на контрола. Алберто Сеговия, ръководител на финансовия отдел на HarBest Market, казва:

Благодарение на детайлните функции за контрол на Payhawk, ние ефективно прилагаме нашите политики за разходите. Чрез блокиране на транзакции извън страната, в която оперираме, и извън работното ни време, ограничаваме разходите и подобряваме мерките за предотвратяване на измами.

Запазете среща с експерт на Payhawk, за да научите как автоматизацията, повишаваща ефективността, процесите за одобрение на разходите и детайлните функции за контрол могат да дадат повече възможности на вашите служители, като същевременно гарантират спазването на фирмените правила при всеки бизнес разход.