Как да създадете добри политики за служебните разходи

Служебните разходи са от съществено значение за бизнеса. И докато във фирмите лошите „бизнес разходи“ може да изглеждат като яхти и диамантени часовници, в реалния свят те често са много по-малки и възникват заради липсата на структура в политиките.

За колегите ви, които не работят във финансовия отдел, вероятно не е сред приоритетите да извършват проверка на политиките за служебни разходи. Но като компания трябва да имате ясни политики, които гарантират, че всички спазват правилата и се придържат към внимателно планираните бюджети. Как да създадете лесна за ползване политика за служебните разходи на вашите служители и екипи?

Трябва да разработите всяка политика за служебните разходи така, че да помогнете на бизнеса да извлече максимума от своите ресурси – от намаляване на прекомерното харчене до повишаване на съответствието с вътрешните регулации, използвайки на интуитивни технологични решения премахва пречките, които правят спазването на правилата трудно за служителите.

Изисквания за добри политики за служебните разходи

Всяко предприятие има специфични изисквания към своите политики за разходи, но повечето от тях споделят общи принципи. Сред най-важните аспекти са определянето на допустимите видове разходи, критериите за възстановяване им и лимитите, които трябва да бъдат включени в политиката.

Независимо от мащаба на бизнеса, разходните политики трябва да съдържат ясна верига за одобрение. Това гарантира, че мениджърите на екипи и финансовият отдел имат пълен контрол върху разходите и могат да предотвратят нецелесъобразни плащания. Но как трябва да изглежда един процес на одобрение? В традиционния модел, ако служител извън финансовия отдел има нужда от средства за определена покупка или абонамент за софтуер, той първо трябва да подаде заявка за получаване на финансиране или да следва сложен процес на снабдяване.

Днес решения като Payhawk улесняват този процес, като комбинират фирмени карти и софтуер за управление на разходите. Благодарение на тези инструменти, всяка корпоративна карта може да бъде свързана с конкретен бюджет, а когато служителят се нуждае от допълнителни средства, той може да подаде заявка директно през приложението само с няколко клика.

Оптималният брой одобряващи зависи от структурата на бизнеса. Според данни на Payhawk, 37.84% от клиентите избират да включат поне двустепенен процес на одобрение, което гарантира балансиран контрол (данните са взети от клиенти, използвали корпоративни карти Visa от Payhawk между 1 януари и 30 септември).

В Payhawk можете да интегрирате своите политики за служебни разходи директно в софтуера чрез функции като споменатите по-горе работни процеси. Това означава, че само одобрените разходи ще попаднат във вашата счетоводна система, като вие определяте колко стриктни или гъвкави да бъдат правилата.

Освен автоматизираните работни процеси, всяка компания трябва да обмисли добавянето на специфични категории или подкатегории за разходите, които са уникални за съответния сектор или роля. Тези категории ще улеснят счетоводството, събирането на данни и бюджетния анализ.

Изчерпателно описани политики

Традиционно тези политики включват дълги, детайлни списъци, описващи какви разходи могат и не могат да покриват служителите със своите фирмени карти. Това създава ненужни затруднения в отношенията между тях и ръководството, което може да доведе до неудовлетвореност и ниска продуктивност в екипа, който се чувства ограничен от стриктни правила и разпоредби.

Например, ако вашата политика за служебни разходи включва обяд и кафе като допустими категории, служителите трябва да могат да преминават през изключително опростени процедури, когато се срещат с потенциални клиенти на обяд. Независимо от вида на разхода – от кафета до наем на офис, е необходимо да разполагате с инструменти, които улесняват контрола върху фирмените финанси, като корпоративните карти, поддържани от софтуер с вградени разходни политики.

Бързо одобряване на отчети за служебни разходи

Процесът по отчет на служебните разходи в някои компании може да се усложни, тъй като често се изисква допълнителна информация както от служителя, така и от мениджъра.

Много бизнеси прилагат твърде дълги и детайлни политики, което създава затруднения, когато от служителите се очаква да ги прочетат и разберат. Най-добрият начин да избегнете ситуациите, в които политиките остават неизползвани, е чрез внедряване на цялостно решение за управление на разходите. Служителят може да подаде искане за финансиране или да извърши разход през корпоративната си карта, свързана с интелигентен софтуер за управление на разходите. Тъй като в софтуера вече са вградени правилата за разходи, служителят няма нужда да търси и проверява съответствието си с тях. Освен това финансовият отдел и/или мениджърът могат да прегледат и одобрят разхода незабавно, тъй като всички използват една и съща платформа, без да се налага изчакване за синхронизация между различни инструменти.

С нашето решение ръководителите на екипи и финансовите отдели получават автоматизирани напомняния да прегледат и одобрят заявки веднага след тяхното подаване. Те могат да ги одобрят за секунди чрез мобилното приложение, без да губят видимост и контрол върху разходите.

Притеснявате се, че процесът на одобрение ще отнеме твърде много време? В Payhawk 75% от нашите клиенти одобряват заявки в рамките на само един час (данните са събрани от клиенти, използващи корпоративни карти от Payhawk в периода от 1 януари до 30 септември).

Ползи от ефективните политики за управление на служебните разходи

Компаниите трябва да изготвят правила за служебните разходи и да прилагат технологии като контрол на използването на корпоративни карти, с цел тяхното управление. Чрез създаването на такива политики компаниите могат да управляват разходите си, да осигурят съответствие и да предоставят данни за вземане на по-добри бизнес решения.

В Payhawk предлагаме уникален подход за управление на фирмените разходи, който включва няколко ключови функции:

Насоки в платформата: Можете да използвате политиките за служебни разходи, за да създадете правила, които обясняват кои разходи и/или доставчици са разрешени.

Настройка на регулярни лимити за служебни разходи: Задайте лимити за сумата, която служителят може да изхарчи за определени видове разходи, като процент от общия им бюджет.

Настройка на дневни разходи: Можете да задавате персонализирани ставки за дневни разходи и да ги възстановявате с няколко кликвания от интернет портала.

Разходни политики и финансови потоци за одобрение: Създайте финансови потоци за одобрение, така че мениджърите да могат да одобряват или отказват заявки за разходи или възстановяване на разходи според фирмената политика. Това дава на мениджърите повече контрол върху разходите на ниво отдел, когато е необходимо, вместо някой извън отдела да обработва всички одобрения ръчно (което може да доведе до грешки).

Разработвайки интелигентна политика за разходите с Payhawk, можете да създавате, подавате и одобрявате разходни отчети отвсякъде. Можете също така да проследявате разходите в реално време, за да получите пълен и актуален поглед върху тях.

В заключение

С Payhawk можете да създавате политики за управление на служебните разходи, в които лесно да конфигурирате вградените работни финансови потоци за одобрение и лимити на разходите, за да предоставите на служителите си свободата да харчат, като същевременно запазите контрола върху изразходването и намалите ръчната работа.

Ако искате да научите как да създадете добра фирмена политика за служебните разходи с универсалното решение за управление на разходите на Payhawk, свържете се с нас за среща още днес.