Как картовите лимити и одобрения ви дават повече контрол над бизнес разходите

Представете си, че сте финансов мениджър в малко, средно или голямо предприятие. Наближава краят на месеца, а вие изпивате петото си кафе за деня и направо ви става лошо от това, че липсват множество касови бележки. А още по-лошото е, че нямате никаква видимост относно това колко е похарчила фирмата.

Чували сте, че решенията за управление на разходите, включително корпоративни карти и софтуер за управление на разходите, могат да бъдат отговорът на вашите грижи. Въпреки това се притеснявате, че така просто ще вкарате фирмени пари в джобовете на служителите, а ще загубите контрола и надзора върху разходите.

Звучи ли ви познато?

По-добър контрол на разходите без традиционни банки

Много компании използват решения за фирмени карти от десетилетия. Но не всички са еднакви.

Финансовият екип на водещата лондонска компания за организиране на събития и създаване на сценични декори, MDM Props, преди е разчитала на няколко различни картови решения, за да управлява разходите на компанията. Липсата на видимост и процесите, които отнемат много време създават някои големи предизвикателства и от компанията решават, че трябва да има и по-добър начин.

„Използвахме две различни системи за кредитни карти - една от Barclays и една от AMEX. С картата на Barclays се получава месечно извлечение, което трябва да се плати в седемдневен срок. Но понякога, когато влизахме в системата, за да изтеглим отчета, той дори не беше наличен“, обяснява мениджърът по финанси Юкенна. „Така че не знаехме какво плащаме, което се отразяваше зле на паричния поток. Трябваше да изтеглим отчет в PDF формат, след което физически да вземем разписките и да ги приложим към отчета, а съгласуването отнемаше дни и дори седмици.“

Фирмените карти от следващо поколение са различни. Като част от цялостно решение за управление на разходите, съвременните фирмени карти се свързват със софтуер за управление, който позволява да наблюдавате разходите точно в момента на извършването им. Софтуерът ви помага и да децентрализирате управлението на разходите, като използвате вградените механизми за контрол. Payhawk например дава възможност на картодържателите да плащат с виртуална или физическа карта, да снимат касовата си бележка, да я качат в приложението и да я категоризират с помощта на персонализирани полета, зададени от финансовия отдел.

Картите и приложението на Payhawk разполагат и с вградени лимити на разходите, което означава, че служителите не могат да ги превишат или да нарушават бюджета си. Така те имат свободата да харчат, а вие винаги държите нещата под контрол.

Съвременните решения за управление на разходите са удобни, намаляват административните разходи и помагат за контрола на разходите и бюджетите, като позволяват на служителите да харчат в рамките на предварително зададени лимити. Въпреки това е шокиращо, че много от компаниите все още предпочитат да се придържат към старомодните методи, като оставят всичко за края на месеца.

Скорошен доклад на Harvard Business Review Analytics Services, съвместно с Payhawk, изследва променящата се роля на финансовите екипи и практическите начини те да работят по-стратегически и с по-малко административна тежест. Според доклада 67% oт ръководителите на бизнеси споделят, че според тях финансовият екип се занимава основно с проследяването на постъпленията и управлението на ежедневната документация.

Задайте лимити и наблюдавайте разходите на компанията в реално време

Ние от Payhawk знаем, че контролът на разходите е на първо място в списъка на много финансови екипи. От политиките за разходите до спазването им екипът ви трябва да харчи целесъобразно и да подкрепя бюджета и общите цели на компанията.

Финансовите екипи могат да прилагат политики за разходите с помощта на Payhawk с вграден контрол на корпоративните карти и работни потоци за одобрение, които улесняват служителите да се придържат към правилата.

Нашият софтуер ви дава възможност:

• Да определяте лимити на разходите за отделни служители или групи
• Да видите кой е използвал картата си и колко е похарчил (по лица, екипи и организации)
• Да преглеждате минали транзакции, включително касови бележки и фактури, за да се уверите, че всички покупки са законни
• Да задавате правила и сигнали, така че да знаете кога даден служител е надхвърлил разходите си за определена категория продукти или услуги
• Да създавате работни потоци за одобрение от ръководителите на екипи за заявките за средства по карти (които можете да настроите да се одобряват автоматично, ако са под определена сума)

Ограничаване на прекомерните бизнес разходи

Нуждаете ли се от затягане на колана? Знаете, че е невъзможно да намалите разходите, ако: а) не ги разбирате и б) не сте конкретизирали областите, в които се нуждаете от контрол (и областите, в които разходите са безконтролни).

С Payhawk можете да актуализирате следните функции за контрол на картите поотделно или накуп:

1.Настройване на опцията за теглене от банкомат

Настройването на опцията за теглене от банкомат е отличен начин за наблюдение и ограничаване на разходите на служителите. С тази функция можете да решите дали служителите могат да използват картите си в банкомати. Администраторите и счетоводителите могат да включват и изключват индивидуално или групово използването на банкомати според нуждите. Тази функция е удобна за по-големи компании с множество отдели и локации, където служителите могат да изискват различни нива на достъп.

2.Блокиране на онлайн транзакциите

Можете да изберете дали да разрешите онлайн плащанията или не. Ако екипът ви е предимно на път и плаща за гориво и консумативи, може да изберете да изключите онлайн плащанията.

3.Блокиране или замразяване на карти

Можете лесно да спрете всяка карта на служител с няколко клика в случай на злоупотреба или подозрителна дейност. За да я използвате отново, можете просто да я размразите също толкова лесно.

4.Лесно изтриване на карти

Изтриването на карти става лесно чрез портала. Следете текучеството на персонала и изтривайте картите на напускащите служители, без нужда от тяхното участие.

5.Задаване на дневни лимити на корпоративните карти

Дневните лимити са чудесен начин да контролирате общия лимит на разходите на вашата компания за даден ден. Тези лимити помагат да получите точна представа за това колко пари се харчат и къде отиват. Освен това ви позволяват да откривате потенциални проблеми, преди да са се превърнали в сериозни такива. Например, ако един служител продължава да надхвърля определения му бюджет, можете да предприемете действия, преди да е изразходил всички средства, отпуснати му за месеца.

Как интелигентно да управлявате разходите си

Много компании разполагат с фирмени карти за своите служители, като така им помагат да правят покупки за компанията. След това тези компании или трябва да свържат отделен софтуер за управление на разходите, или да управляват и проследяват всички разходи ръчно.

И при двата варианта е невъзможно да се разбере точно колко, защо и къде харчи всеки служител или екип.

С Payhawk можете да проследявате всички покупки на компанията си от едно място и да получавате анализи в реално време за това колко се харчи всеки месец. Това свързано изживяване ви позволява да следите разходите си по-внимателно от всякога и да предотвратявате ненужния преразход.

Най-добрите инструменти за управление улесняват служителите да подават разходите си бързо и лесно от своите мобилни телефони или лаптопи. Те предоставят пълна видимост и контрол чрез редица полезни функции, които можете да персонализирате.

Научете повече за това как вашата компания може да поеме контрола върху разходите с корпоративни карти и софтуер. Запишете се за демо днес.