Gérez et contrôlez votre gestion des dépenses professionnelles avec des plafonds et des approbations

Supposons que vous soyez responsable financier ou DAF d’une PME ou d’une grande entreprise. La fin du mois approche, vous en êtes à votre cinquième tasse de café et vous vous arrachez les cheveux à la recherche de tous les reçus manquants. Pire encore, vous n’avez absolument aucune idée des sommes dépensées par votre entreprise ce mois-ci.

Vous repensez alors à la solution offrant des cartes d’entreprise et une plateforme de gestion des notes de frais dont vous avez entendu parler, mais l’idée de mettre les fonds de votre entreprise entre les mains de vos collègues et ainsi de perdre le contrôle de leurs dépenses vous terrifie.

Vous avez une impression de déjà-vu ?

Gardez la main sur les dépenses de votre entreprise

Pour de nombreuses sociétés, les cartes d’entreprise ne sont pas une nouveauté. Le problème, c’est que toutes les solutions de cartes ne se valent pas.

L’équipe financière de MDM Props, un fabricant d’accessoires de spectacle, utilisait plusieurs solutions de cartes de débit et de crédit pour gérer les dépenses de l’entreprise. Le manque de visibilité et les processus chronophages qui en résultaient ont créé de nombreux problèmes pour l’équipe qui est alors partie à la recherche d’une solution plus pratique.

« Nous utilisions deux systèmes de cartes bancaires différents. L’un venait de Barclays, l’autre de AMEX. Barclays mettait à notre disposition un relevé mensuel que nous devions régler sous sept jours, mais il nous arrivait de nous connecter au système et qu’aucun relevé ne soit disponible, explique Uchenna, RAF de l’entreprise. Nous ne savions donc pas à quoi correspondaient les sommes que nous déboursions, ce qui n’était pas optimal pour le suivi de notre trésorerie. Nous devions télécharger les relevés au format PDF et y joindre les reçus physiques. Le processus de rapprochement pouvait donc prendre des jours, voire des semaines. »

La bonne nouvelle, c’est que les cartes d’entreprise Payhawk font partie intégrante de notre solution de gestion des dépenses professionnelles. En effet, elles sont directement liées à une plateforme qui vous permet de suivre les dépenses de votre entreprise en temps réel, de décentraliser la gestion des coûts et de tirer parti de règles intégrées. Payhawk permet ainsi à vos employés de payer avec une carte virtuelle ou physique et de prendre leur reçu en photo avant de l’importer dans l’application et de le catégoriser en fonction des champs prédéfinis par votre équipe financière.

Les cartes de débit et de crédit disposent également de plafonds et de limites intégrés pour éviter les dépassements de budget. Par conséquent, vous permettez à vos employés d’utiliser leur carte à leur guise tout en gardant la main sur leurs dépenses.

Pratiques, les solutions de gestion des dépenses comme Payhawk vous aident à réduire vos coûts administratifs et à contrôler les dépenses et le budget de vos employés en fixant des limites prédéfinies.

Un récent rapport publié conjointement par Harvard Business Review Analytic Services et Payhawk s’intéresse à l’évolution du rôle des équipes financières et aux solutions concrètes pour gagner en efficacité. D’après ce rapport, 67 % des dirigeants estiment que le travail de leur équipe financière consiste principalement à courir après les reçus et à tenir les comptes à jour.

Fixez des plafonds et gérez toutes les dépenses professionnelles en temps réel

Chez Payhawk, nous savons que le contrôle des dépenses compte parmi les priorités de nombreuses équipes financières. Si élaborer des politiques de dépenses est une chose, assurer leur respect en est une autre. En effet, vous devez faire en sorte que vos employés ne dépassent pas le budget qui leur est alloué afin d’atteindre les objectifs généraux de l’entreprise.

Grâce à la solution Payhawk, à ses contrôles de cartes et à ses workflows d’approbation intégrés, les équipes financières peuvent facilement mettre en œuvre et faire respecter leurs politiques de dépenses.

Notre logiciel vous permet de :

• Fixer des plafonds de dépenses pour des employés spécifiques ou des groupes d’employés
• Savoir qui a utilisé sa carte de débit ou de crédit et quelle somme a été dépensée (qu’il s’agisse d’une seule personne, d’une équipe ou d’une entité)
• Voir les transactions passées, y compris les reçus et les factures, pour vous assurer que chaque achat est légitime
• Définir des règles et des alertes qui vous informent lorsqu’un employé dépasse le budget pour une catégorie de biens ou de services spécifique
• Définir des workflows d’approbation pour permettre aux responsables d’approuver les demandes de fonds (les demandes ne dépassant pas un certain montant peuvent être approuvées automatiquement)

Limitez les dépenses excessives

Vous souhaitez faire des économies ? Réduire les dépenses de votre entreprise est uniquement possible si vous possédez une bonne compréhension de leur origine et si vous savez précisément où fixer des limites afin d’éviter les dépassements de budget.

Avec Payhawk, vous pouvez mettre à jour les règles propres à vos cartes de débit et de crédit, de manière individuelle ou groupée :

1. Autoriser ou bloquer les retraits aux distributeurs (DAB)

La configuration des retraits DAB est un excellent moyen de suivre et de limiter les dépenses des employés. En effet, cette fonction vous permet de définir si vos employés peuvent ou non utiliser leur carte pour retirer de l’argent à un distributeur. Les administrateurs et les comptables sont en mesure d’autoriser ou de bloquer ces retraits de manière individuelle ou groupée selon les besoins. Cette fonction peut s’avérer particulièrement utile pour les grandes entreprises qui doivent gérer plusieurs services sur différents sites et dont les employés n’ont pas tous le même niveau d’accès.

2. Bloquer les transactions en ligne

Vous pouvez choisir d’autoriser ou non les paiements en ligne. Ainsi, si vos employés passent la majeure partie de leur temps sur la route et que l’essence et la nourriture constituent leurs principaux postes de dépenses, vous pouvez désactiver les paiements en ligne.

3. Bloquer ou geler les dépenses par carte

En quelques clics, vous pouvez facilement suspendre les dépenses d’une carte de débit ou de crédit en cas d’activité suspecte ou d’usage abusif. Il vous suffit ensuite de dégeler la carte pour permettre à l'employé de reprendre ses activités.

4. Supprimer des cartes

À partir de notre portail, vous pouvez facilement supprimer les cartes de débit et de crédit de vos anciens employés sans action requise de leur part.

5. Définir des plafonds journaliers pour les cartes d’entreprise

Il n’y a rien de tel que des plafonds journaliers pour contrôler les dépenses globales de votre entreprise. Ces plafonds vous permettent en effet de savoir ce qui est dépensé et à quelles fins, en plus de repérer les irrégularités avant qu’elles ne deviennent des problèmes. Ainsi, si l’un de vos employés dépasse constamment le budget qui lui est alloué, vous pouvez prendre les mesures nécessaires pour qu’il ne se retrouve pas à court de fonds avant la fin du mois.

Gérez intelligemment vos dépenses

De nombreuses entreprises confient des cartes de débit ou de crédit à leurs employés pour leur permettre de faire des achats en leur nom. Bien souvent, elles gèrent ces dépenses à l’aide de plusieurs logiciels différents ou doivent partir à la chasse aux reçus physiques.

Aucune de ces deux options ne leur permet de savoir précisément combien leurs employés ou équipes dépensent, à quelles fins et où.

Grâce à Payhawk, vous pouvez suivre l’ensemble des achats de votre entreprise au même endroit et bénéficier d’analyses en temps réel pour connaître le montant de vos dépenses chaque mois. Cela vous permet de garder la main sur vos frais afin d’éviter les dépassements de budget.

Avec les bons outils de gestion des dépenses, vos employés peuvent facilement envoyer leurs reçus à partir de leur smartphone ou ordinateur portable. Grâce à un éventail de fonctionnalités pratiques et personnalisables, vous disposez ainsi d’une visibilité et d’un contrôle total sur les dépenses de votre entreprise.

Découvrez comment les cartes d’entreprise Payhawk et notre solution de gestion des dépenses peuvent vous aider à reprendre garder le contrôle sur tous vos frais professionnels. Programmez une démo sans plus attendre.