Bessere Verwaltung und Kontrolle der Geschäftsausgaben durch Kartenlimits, Obergrenzen und Genehmigungen

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie sind Finanzmanager eines KMU oder großen Unternehmens. Das Monatsende rückt näher, Sie sind bei Ihrer fünften Tasse Kaffee des Tages und raufen sich die Haare: Viele Rechnungen sind unauffindbar und – noch schlimmer – Sie haben keinen Überblick darüber, wie viel das Unternehmen ausgegeben hat.

Sie haben bereits von Lösungen für die Ausgabenverwaltung einschließlich Firmenkarten und Software für die Ausgabenverwaltung gehört, mit denen das Problem bewältigt werden könnte. Trotzdem ist es Ihnen nicht ganz geheuer, Ihren Kollegen Unternehmensgelder zur Verfügung zu stellen und die Kontrolle und den Überblick über die Geschäftsausgaben zu verlieren.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Der Abschied von AMEX und traditionellen Banken für mehr Kontrolle über Ihre Geschäftsausgaben

Viele Unternehmen nutzen bereits seit Jahrzehnten Lösungen für Firmenkarten. Der Haken an der Sache ist, dass nicht jede Kartenlösung gleich gut funktioniert.

Das Finanzteam bei MDM Props, einem führenden Hersteller im Kunst- und Veranstaltungsproduktion, nutzte früher mehrere unterschiedliche Kartenlösungen zur Verwaltung der Geschäftsausgaben. Der Mangel an Transparenz und die langwierigen Prozesse, die mit diesen Lösungen einhergingen, stellten Herausforderungen dar. Dem Team war klar: Es muss auch anders gehen.

"Bei uns waren zwei unterschiedliche Kartensysteme im Einsatz: eines von Barclays und eines von AMEX. Mit der Barclays-Karte erhielt man monatlich eine Rechnung, die man innerhalb von sieben Tagen bezahlen musste. Aber manchmal loggten wir uns ins System ein, um die Rechnung aufzurufen, und sie war nicht verfügbar", erklärt Finance Manager Uchenna. "Wir wussten also nicht, was wir eigentlich bezahlten. Das wirkte sich negativ auf den Cashflow aus. Wir mussten eine Rechnung im PDF-Format herunterladen und anschließend die physischen Belege an die Rechnung heften. Ein Zahlungsabgleich nahm Tage oder sogar Wochen in Anspruch"

Die Firmenkarten der nächsten Generation sind da anders. Moderne Firmenkarten sind Teil einer Komplettlösung zur Ausgabenverwaltung. Sie sind im Idealfall mit einer Ausgabenverwaltungssoftware verknüpft, in der Sie in Echtzeit Ausgaben einsehen und integrierte Ausgabenkontrollen nutzen können.

Payhawk ermöglicht es beispielsweise Karteninhabern, Zahlungen mit einer virtuellen oder physischen Karte durchzuführen, die Belege zu fotografieren, sie in eine App hochzuladen und sie mithilfe von benutzerdefinierten Feldern, die von der Finanzabteilung bereitgestellt werden, in Kategorien einzuordnen. Für die Karten und die App lassen sich außerdem Ausgabelimits einrichten, sodass die Karteninhaber keine übermäßigen Ausgaben tätigen oder das Budget strapazieren können. So können Ihre Karteninhaber eigenständig Ausgaben tätigen, aber Sie behalten dennoch die Kontrolle.

Moderne Ausgabenverwaltungslösungen sind praktisch, senken die Verwaltungskosten und sorgen dank der voreingestellten Ausgabenlimits für Kosten- und Budgetsicherheit. Trotzdem halten viele Unternehmen immer noch an veralteten Methoden fest und geraten am Ende des Monats ins Schwimmen.

Eine neue Studie der Harvard Business Review Analytic Services, die in Zusammenarbeit mit Payhawk entstand, untersuchte, wie sich die Rolle der Finanzteams verändert und welche praktischen Möglichkeiten es gibt, Verwaltungstätigkeiten zu reduzieren und mehr auf Strategie zu setzen. Laut dem Bericht gaben 67 % der Unternehmensleiter an, dass das Finanzteam ihrer Meinung nach hauptsächlich Belege einholt und die tägliche Buchführung verwaltet.

Limits einrichten und Geschäftsausgaben in Echtzeit prüfen

Wir bei Payhawk wissen, dass die Ausgabenkontrolle ganz oben auf der Liste vieler Finanzteams steht. Ihr Team muss, um sich an Vorgaben wie Ausgaben- und Compliance-Richtlinien zu halten, mit Unternehmensgeldern sorgfältig umgehen und die Budget- und Unternehmensziele unterstützen.

Finanzteams können mit der Payhawk-Lösung Ausgabenrichtlinien mit integrierten Kartenkontrollen und Genehmigungsworkflows einrichten , die es den Karteninhabern leicht machen, sich an die Vorgaben zu halten.

Unsere Software ermöglicht:

• Ausgabenlimits für einzelne Mitarbeitende oder Gruppen
• Überblick, wer die Karten benutzt hat und wie viel ausgegeben wurde (nach Person, Team und Einheit)
• Einsicht in alte Zahlungen (einschließlich Belegen und Rechnungen), um die Rechtmäßigkeit der Ausgaben zu überprüfen
• Einrichtung von Regeln und Warnungen, sodass übermäßige Ausgaben in einer bestimmten Artikel- oder Service-Kategorie angezeigt werden
• Einrichtung von Genehmigungsworkflows für Abteilungsleiter zur Genehmigung von Budgetanfragen für Karten (einschließlich automatischer Genehmigung, wenn ein gewisser Betrag unterschritten wird)

Übermäßige Geschäftsausgaben reduzieren

Schnallen Sie den Gürtel enger? Sie sind sich bewusst, dass Sie Ihre Ausgaben nicht senken können, ohne a) einen Überblick zu haben und b) genau zu wissen, wo Kontrollen erforderlich sind (und wo übermäßig viel ausgegeben wird).

Mit Payhawk können Sie die folgenden Kartenkontrollen für einzelne oder mehrere Karten einstellen:

1. Abhebungen am Geldautomaten zulassen oder blockieren

Die Einrichtung von Abhebungen an Geldautomaten ist eine hervorragende Option zur Kontrolle und Begrenzung der Ausgaben Ihrer Mitarbeiter. Mit dieser Funktion lässt sich bestimmen, ob Firmenkarten auch am Geldautomaten verwendet werden können. Administratoren und Buchhalter können die Verwendung von Karten am Geldautomaten für einzelne oder mehrere Karten je nach Bedarf aktivieren oder deaktivieren. Besonders größere Unternehmen mit mehreren Abteilungen und Standorten profitieren von dieser praktischen Funktion, da die Nutzungsbestimmungen je nach Person abweichen können.

2. Online-Transaktionen blockieren

Sie können selbst auswählen, ob Sie Online-Zahlungen zulassen möchten oder nicht. Wenn Ihr Team die meiste Zeit über auf Reisen ist und sein Budget für Tankfüllungen und diverse kleine Ausgaben nutzt, können Sie zum Beispiel die Online-Zahlungen deaktivieren.

3. Kartenausgaben sperren oder einfrieren

Im Falle von verdächtigen Aktivitäten können Sie die Kartenausgaben Ihrer Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks sperren. Ebenso heben Sie diese Sperre der Karten innerhalb weniger Klicks wieder auf.

4. Karten einfach löschen

Karten können ganz einfach über das Portal gelöscht werden. Löschen Sie Karten einfach entsprechend der Personalfluktuation – ohne Aufwand seitens des ausscheidenden Mitarbeiters.

5. Tägliche Ausgabenlimits für Firmenkarten einrichten

Tägliche Ausgabenlimits sind eine gute Möglichkeit, die Obergrenze für ihre Geschäftsausgaben insgesamt jeden Tag im Überblick zu behalten. Anhand dieser Obergrenzen haben Sie stets im Blick, wie viel Geld genau ausgegeben wurde und wofür. So lassen sich auch potenzielle Probleme frühzeitig erkennen, bevor es zu spät ist. Wenn beispielsweise einer Ihrer Mitarbeitenden das ihm zugewiesene Budget immer wieder überschreitet, können Sie Maßnahmen ergreifen, bevor er die ihm zugewiesenen Mittel für den Monat vollständig ausschöpft.

So richten Sie eine intelligente Ausgabenkontrolle ein

Viele Unternehmen verteilen Firmenkarten an Ihre Mitarbeitenden, mit denen sie Unternehmensausgaben tätigen können. Um die getätigten Ausgaben zu verwalten, verknüpfen diese Unternehmen oft mehrere separate Programme miteinander oder erledigen die entsprechenden Aufgaben manuell. In keinem dieser Fälle liegen dem Unternehmen jedoch transparente Informationen darüber vor, wie viel pro Mitarbeitendem (oder Team) ausgegeben wird, warum Ausgaben getätigt werden oder wo.

Mit Payhawk können Sie alle Käufe Ihres Unternehmens an einem Ort nachverfolgen und in Echtzeit analysieren, wie viel jeden Monat ausgegeben wird. Diese Transparenz ermöglicht es Ihnen, Ihre Ausgaben genauer zu kontrollieren und unnötige Mehrausgaben zu vermeiden.

Die besten Tools zur Ausgabenverwaltung erleichtern es Mitarbeitenden, ihre Ausgaben schnell und unkompliziert über ihre Mobiltelefone oder Laptops einzureichen.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Ihr Unternehmen mithilfe von Firmenkarten und einer Spend Management Software die Kontrolle über seiner Geschäftsausgaben erlangen kann. Buchen Sie noch heute eine Demo.