9. März 2023
4 Min. Lesezeit

So entwickeln Sie einen effizienten Prozess für die Verwaltung Ihrer Geschäftsausgaben

Trish Toovey - Content Director bei Payhawk - Das Finanzsystem von morgenTrish Toovey
Erstattung von Geschäftsausgaben durch Mitarbeiter mit der Payhawk-Anwendung zur Verwaltung von Unternehmensausgaben
Zusammenfassung

Die Erfassung von Ausgaben ist ein unerlässlicher Prozess für jedes Unternehmen. Aber die Realisierung kann schwierig sein, wenn Sie kein Buchhaltungssystem implementiert haben. Die Einrichtung eines Spesenerfassungssystems stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter die richtigen Verfahren einhalten und ihr Geld verantwortungsvoll ausgeben.

Inhaltsverzeichnis

    Kostenverfolgung, was steckt dahinter?

    Die Kostenverfolgung ist ein Prozess, bei dem alle Ausgaben des Unternehmens aufgezeichnet und kategorisiert werden. Dieses Verfahren hilft dabei, die Unternehmenskosten zu analysieren und Bereiche aufzuspüren, in denen Einsparungen vorgenommen werden können.

    Der Hauptzweck der Kostenverfolgung besteht darin, sicherzustellen, dass alle Geschäftsausgaben korrekt verbucht und aufgezeichnet werden. So können Bereiche für Kostensenkungen identifiziert sowie verborgene Einkommensquellen oder zusätzliche Einnahmemöglichkeiten erschlossen werden.

    Die Kostenverfolgung ist ein wichtiger Bestandteil des Finanzmanagements für jedes Unternehmen, unabhängig von Größe und Branche. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen seine Ausgaben ordnungsgemäß tätigt und das Budget einhält, das Sie bei der Gründung Ihres Unternehmens festgelegt haben. Die Kostenverfolgung ist ebenso ein wichtiger Bestandteil des Ausgabenmanagements oder der Ausgabenberichterstattung. Vereinfacht ausgedrückt geht es darum, die Ausgaben für geschäftliche Aktivitäten zu dokumentieren, sodass Sie Ihre Ausgaben mit Ihren Einnahmen vergleichen können, um festzustellen, ob Sie mit diesen Aktivitäten Geld verdienen oder nicht.

    Einfaches Monitoring der Projekt & Teamausgaben

    Warum das Tracking Ihrer Geschäftsausgaben so wichtig ist

    Durch das Tracking Ihrer Ausgaben können Sie feststellen, wie viele Mittel Sie für Dinge wie Büromaterial, Reisen, Marketingkampagnen und ähnliche Kostenpunkte ausgeben. Anhand der neu gewonnenen Informationen können Sie jederzeit ablesen, wie viel Budget noch verfügbar ist und Bereiche identifizieren, in denen Potenzial für Kosteneinsparungen besteht, wenn Sie einen Partner wechseln oder einen besseren Tarif aushandeln.

    Ihre Unternehmensausgaben im Blick zu behalten, kann außerdem folgende Vorteile haben:

    • Es unterstützt Sie dabei, Betrug und Diebstahl in Ihrem Unternehmen zu verhindern
    • Investoren können einen besseren Einblick erhalten, wie wirksam Ihr Geld eingesetzt wird
    • Sie verringern Ihre Steuerrechnungen und stellen sicher, dass alle von Ihnen geltend gemachten Steuerabzüge maximiert und fehlerfrei sind

    Die Kostenüberwachung Ihres Unternehmens hat zahlreiche Vorteile und zusätzlich schützen Sie sich vor Bußgeldern oder Strafen der Finanzämter.

    Nehmen wir das spanische Gastronomieunternehmen VICIO welches mithilfe von innovativer Expense Management Software beim Skalieren Kosten einsparen konnte.

    "„Mit unserem alten Finance Tool waren spezifische Informationen einfach nicht ersichtlich. Ich wusste nicht, wo ich Änderungen vornehmen kann und konnte nicht schnell genug die nötigen Daten einsehen. Mit Payhawk können wir jetzt Übersicht und Kontrolle über unsere Geschäftsausgaben erhalten, auch wenn sich die Zahl der Belege und Rechnungen vervielfacht. Die Rückverfolgbarkeit von Payhawk gibt uns die Möglichkeit, unser Geld dort zu investieren, wo es die größte Rentabilität bringt."

    Welche Geschäftsausgaben werden am häufigsten überwacht?

    In KMUs und Großunternehmen kann eine Vielzahl an Ausgabenarten überwacht oder getrackt werden, anbei finden Sie eine Auflistung der häufigsten:

    • Kosten für Büromaterial
    • Marketing und Werbung
    • Personalkosten
    • Versicherungsprämien
    • Mitarbeiterschulungen und -förderung
    • Kosten für Reisen, Verpflegung und Unterhaltung
    • Abschreibungsgebühren
    • Miete/Hypothek und Betriebskosten
    • Rechtskosten

    Es ist wichtig, diese Posten im Auge zu behalten, da sie sich schnell summieren und eventuell als steuerlich absetzbare Geschäftsausgaben gelten, wenn sie direkt für Ihre geschäftliche Tätigkeit verwendet worden sind.

    Wie können Sie ihre Geschäftsausgaben am besten tracken?

    1. Prüfen und kategorisieren Sie Ihre Ausgaben regelmäßig

    Führen Sie eine fortlaufende Liste all Ihrer regelmäßigen Ausgaben, z. B. monatliche Betriebskosten, Internetkosten, Miet-/Hypothekenzahlungen, Versicherungsprämien.

    So haben Sie einen klaren Überblick darüber, wofür Ihr Geld ausgegeben wird, und können Ihr Budget im Laufe des Jahres besser verwalten.

    Vielleicht stellen Sie fest, dass einige Kategorien kostenintensiver sind als andere - z. B. wenn Sie häufig auswärts essen oder beruflich unterwegs sind - oder dass sich bestimmte Ausgabenarten jeden Monat anfallen (z. B. Bürobedarf).

    2. Digitalisieren Sie Ihre Belege

    Digital eingescannt oder mit der Kamera Ihres Telefons fotografiert, dank OCR digitalisiert sind Ihre Belege in späteren Momenten wie bei der Steuererklärung oder der Meldung von Geschäftseinnahmen und -ausgaben leichter auffindbar.

    Die gesamte Buchhaltung wird effizienter, da die einzelnen Belege nicht mehr manuell in Anwendungen wie QuickBooks, Xero, NetSuite, eingegeben werden müssen. Das kann Ihrem Unternehmen Stunden oder sogar Tage an manuellen Abgleichen und Fehlerbehebungen ersparen und bietet aussagekräftigen Echtzeit-Überblick über Ausgaben und Cashflow.

    3. Investieren Sie in eine Ausgabenverwaltungssoftware und Buchhaltungsintegration

    Es gibt eine Auswahl vieler Anbieter im Internet, welche diversen Funktionen und Vorteile anbieten zur Finanzverwaltung anbieten. Mit diesen Software-Tools können Sie Belege manuell oder automatisch per E-Mail von Ihrem Smartphone oder Ihrer Kamera/Scanner aus in Ihr Finanzsystem übertragen. Ebenso bietet eine Ausgabenverwaltungssoftware Funktionen, wie z. B. die Zusammenfassung der Ausgaben nach Kategorie und Standort für Steuer- und Budgetierungszwecke.

    Was ist ein Ausgaben-Tracker?

    Ein Ausgaben Tracker ist eine Anwendung, mit der Sie Ihre Ausgaben nachverfolgen, aufzeichnen und verwalten können. Einige dieser Apps haben eingebaute Features, mit denen Sie beispielsweise Ausgaben kategorisieren und Budgets festlegen können.

    Manche bieten eine einfache Benutzerfläche, andere professionelle Features wie Graphen und Diagrammen mit Statistikfunktion oder die Verknüpfung Ihrer Datenbank mit Ihrem Bankkonto.

    Worauf sollten Sie bei der Auswahl eines Ausgaben-Trackers achten?

    Bei der Auswahl des richtigen Geschäftsausgaben-Trackers sollte Sie als allererstes einen Blick auf die Features der App legen. Einige Funktionen könnten für Sie wichtiger sein als andere. Daher stellen Sie vorher sicher, dass die App alle für Sie wichtigen Funktionen beinhaltet, bevor Sie sie herunterladen! Außerdem sollten Sie überprüfen, ob manche der Funktionen nur begrenzt nutzbar sind (z. B. nur eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitenden können Ausgaben eintragen usw.).

    Damit die App zur Kostenüberwachung Ihren Vorstellungen entspricht, sollten Sie auf die folgenden Faktoren achten:

    Intuitive Benutzeroberfläche
    Die beste Software zur Kostenüberwachung sollte intuitiv und benutzerfreundlich sein. Sie sollte es Nutzern ebenso ermöglichen, Daten in Echtzeit ohne größeren Aufwand einzugeben.

    Tracking von Einnahmen und Ausgaben
    Sie sollten in der Lage sein, alle Ausgaben sowie Einnahmen aus den unterschiedlichen Geschäftsbeziehungen zu erfassen. Zudem ist es wichtig, dass Sie wiederkehrende Zahlungen wie Miete oder Betriebskosten sowie einmalige Zahlungen wie Kundengebühren oder den Kauf von Geräten für das Unternehmen nachverfolgen können.

    Automatische Workflows
    Wenn möglich, suchen Sie eine App, die sich automatisch mit Ihrem Bankkonto und Ihren Kreditkartenkonten verbindet, damit Sie nicht jede Transaktion manuell eingeben müssen. Die Ausgabenprotokollierung läuft so schneller und einfacher ab: Wenn Ausgaben anfallen, werden sie automatisch hinzugefügt, und Sie müssen nichts weiter tun, als sie zu genehmigen.

    Belege erfassen und sortieren
    Um bis ins letzte Detail sehen zu können, wohin Ihr Geld fließt, benötigen Sie eine App, mit der Sie Belege einscannen und sortieren können, sodass sie auch später noch abrufbar sind. Hilfreich ist es auch, wenn Ihre Transaktionen automatisch aktualisiert werden, sobald Daten aus diversen Online-Quellen eintreffen (z. B. Banking-Apps oder Kreditkartenauszüge).

    Steuerabzüge organisieren
    Eine ausgezeichnete Ausgaben-Tracker-Software erkennen Sie daran, dass Sie Ihre Abzüge nach Kategorie (z. B. Reisekosten) und Unterkategorie (z. B. Flüge) ordnen können. Diese Funktion wird es Ihnen erleichtern, am Ende des Geschäftsjahres die Steuererklärung korrekt einzureichen.

    Berichte erstellen
    Ein guter Ausgaben-Tracker gibt Ihnen den Zugang zu unterschiedlichsten Reportings, sodass Sie sehen können, wie viel Geld in jeder Kategorie im Laufe der Zeit ausgegeben wurde und wie hoch die Ausgaben im Vergleich zu früheren Monaten oder Jahren waren. Ihr Ausgaben Tracker sollte außerdem benutzerdefinierte Berichte nach Datum, Lieferant, Kategorie, Standort usw. erstellen können.

    Sicherer Zugriff auf die Lösung
    Wenn Ihr Ausgaben Tracker von mehreren Mitarbeitenden oder Partnern genutzt wird, sollten diese sich mit einer sicheren Methode wie der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) anmelden können, um auf die Informationen zuzugreifen. Eine weitere Option ist die HTTPS-Verschlüsselung beim Fernzugriff auf das Dashboard, aber es gibt auch andere Möglichkeiten zur Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen.

    Systematisches Tracking von Betriebskosten: Die Kernpunkte

    Es kann leicht passieren, dass man von den alltäglichen Anforderungen der Unternehmensführung abgelenkt wird und vergisst, welche Prozesse eigentlich für einen reibungslosen Ablauf sorgen. Auch wenn die Kostenerfassung nicht die glamouröseste Aufgabe der Buchhaltung ist, sollte sie nicht zu oberflächlich behandelt werden.

    In KMUs dienen Systeme zum Nachverfolgen von Ausgaben der Identifizierung von Bereichen, wo die Rentabilität etwa durch Kostensenkungen oder Ertragssteigerungen erhöht werden könnte.

    Große Unternehmen können durch diese Prozesse außerdem sicherstellen, dass die Ausgaben im Rahmen des Budgets bleiben und dass die Mitarbeitenden die Unternehmensrichtlinien für die
    Erstattung von Ausgaben wie Kilometergeld und Reisekosten (einschließlich Hotels) einhalten.

    Um einen effektiven Prozess zur Nachverfolgung von Ausgaben zu implementieren, nutzen Sie am besten eine Software, die mit Ihrem bestehenden Buchhaltungssystem integrierbar ist. So können Sie jede Transaktion gesammelt nachverfolgen, anstatt sie manuell in verschiedenen Programmen eingeben zu müssen.

    Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie am besten einen effektiven Prozess zum Nachverfolgen Ihrer Ausgaben einrichten, der zu Ihrem bestehenden Buchhaltungssystem passt.
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    Trish Toovey - Content Director bei Payhawk - Das Finanzsystem von morgen
    Trish Toovey
    Senior Content Manager
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    Trish Toovey erstellt Inhalte für die Märkte UK & USA. Von Anzeigentexten bis hin zur Erstellung von Videoskripts hat sie stets eine clevere Idee und stützt sich auf eine sehr vielseitige Erfahrung in Copywriting und Content-Erstellung für die Finanz-, Mode- und Reisebranche.

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