Video: Kontenabgleich bei Kartenzahlungen für Unternehmen

Kartenabstimmungen und Ihre Relevanz im Kontenabgleich

Ein geeignetes Verfahren zur Kartenabstimmung ist für Unternehmen ebenso relevant wie der oben genannte Kontenabgleich. Das Finanzteam muss Kredit- und Debitkartentransaktionen mit den zugehörigen Rechnungen und Belegen abgleichen, um die Korrektheit der angeführten Ausgaben zu überprüfen, Betrug zu verhindern und fehlende Informationen zu identifizieren.

Für Finanzteams gehören Abstimmungen der betrieblichen Kreditkarten zum Alltag und je nach Turnus im Unternehmen führen sie die Überprüfung monatlich, wöchentlich oder gar täglich durch. In jedem Fall jedoch sind sich Unternehmen einig: Unabhängig von der Abstimmungsfrequenz muss der Prozess ohne die richtige Technologie manuell durchgeführt werden und das bedeutet einen erheblichen Zeitaufwand.

Challenges des Kontenabgleich

Die Abstimmung von Finanzdaten stellt Unternehmen in vielen Fällen vor zahlreiche Herausforderungen, die folgenden Bereiche sorgen unter anderem für Komplexität:

1. Transaktionsvolumen: Wenn ein Unternehmen eine hohe Zahl an Transaktionen abwickelt, gestaltet sich die manuelle Abstimmung sehr zeitaufwendig. Bei mangelhaften Verfahren zur Verwaltung kann dies zu Fehlern oder Unstimmigkeiten in den Aufzeichnungen führen.
2. Abweichungen oder Fehler: Abweichungen oder Fehler zu identifizieren, ist nicht immer eine einfache Aufgabe, insbesondere, wenn sich die Daten aus mehreren Quellen speisen oder wenn die Aufzeichnungen nicht auf dem neuesten Stand gehalten werden.
3. Menschliches Versagen: Irrtümer bei der Abstimmung sind nicht ungewöhnlich. Insbesondere manuelle Prozesse sind fehleranfällig. Das Ergebnis: falsche Aufzeichnungen oder Unstimmigkeiten, die sich später nur noch schwer aufspüren lassen.
4. Der richtige Zeitpunkt: Fehler oder Abweichungen aufzudecken und zu korrigieren, wird zur Herkulesaufgabe, wenn Sie den Abstimmungsprozess nicht zum richtigen Zeitpunkt abwickeln. Mögliche Folgen von Verzögerungen sind verspätet eingereichte Berichte oder fehlerhafte Abschlüsse.
5. Mangelnde Ressourcen: Wenn dem Unternehmen nicht die nötigen Ressourcen zur Verfügung stehen – ob im Hinblick auf Personal oder Technologien –, kann es nahezu unmöglich sein, das hohe Transaktionsvolumen zu bewältigen, ohne dabei Abstriche in puncto Genauigkeit in Kauf zu nehmen.
6. Komplexe Transaktionen: Manche Transaktionen können sich kompliziert gestalten und mehrere Parteien oder Währungen umfassen. Aufgrund dieser Komplexität sind Abstimmungsprozesse in vielen Fällen herausfordernd und zeitaufwendig.

Unternehmen führen oft Technologien ein, um ihre Abstimmungsprozesse zu straffen und Fehler zu reduzieren. Diese Neuimplementierungen umfassen möglicherweise Technologien wie automatisierte Abstimmungssoftware, Lösungen für die Ausgabenverwaltung und Buchhaltungssoftware oder ERPs.

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• Mehrwertsteuererstattung (dank weniger fehlender Belege)
• Vermeidung von zeitaufwendigen manuellen Einträgen und Datenabgleichen
• Fehlerfreie Abwicklung dank Datenerfassung
• Beseitigung von Zeitverlusten durch das Einholen von Belegen

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