La conciliación de pagos es muy importante para las empresas. Consiste en cotejar los registros contables de la compañía con las transacciones que aparecen en el extracto bancario. Se suelen utilizar herramientas de conciliación bancaria para asegurarse de que los registros del banco y los de la empresa coinciden y para señalar cualquier discrepancia o información que falte.
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Una conciliación adecuada de las tarjetas corporativas también es esencial para las empresas. El equipo financiero debe comparar las transacciones realizadas con tarjeta con los recibos y facturas correspondientes para confirmar que el gasto es exacto, evitar fraudes y localizar cualquier información que falte.
Los equipos financieros llevan a cabo la conciliación de las tarjetas corporativas con mucha regularidad, a menudo diaria, semanal o mensualmente. Sea cual sea la cadencia, las empresas son conscientes de que el proceso, al realizarse de forma manual, requiere de mucho tiempo. Y más sin la tecnología adecuada.
Las empresas pueden enfrentarse a varios obstáculos a la hora de conciliar sus registros financieros. He aquí algunos de sus mayores retos:
Volumen de transacciones: Si una empresa tiene un gran volumen de transacciones, conciliarlas todas lleva mucho tiempo. Esto puede dar lugar a errores e incoherencias en los registros si no se gestionan adecuadamente.
Discrepancias o errores: Identificar discrepancias o errores puede ser un reto, especialmente si hay múltiples fuentes de datos o si los registros no están actualizados.
Errores humanos: Si tu equipo gestiona las conciliaciones bancarias de forma manual, es común que existan errores e inexactitudes difíciles de detectar.
Plazos: Identificar y corregir errores o discrepancias será difícil si el proceso de conciliación no se finaliza en los plazos adecuados. Los retrasos pueden dar lugar a informes financieros tardíos e inexactos.
Falta de recursos: Si una empresa no cuenta con los recursos necesarios en personal y tecnología, puede ser un reto mantenerse al día con el volumen de transacciones existentes y garantizar que los informes sean precisos.
Transacciones complejas: Algunas transacciones pueden ser complicadas e implicar a varias partes o distintas divisas, lo que hace que la conciliación sea más difícil y lleve más tiempo.
Las empresas suelen introducir tecnología para ayudar a agilizar el proceso de conciliación y reducir los errores. Nos referimos, por ejemplo a software de conciliación automatizada, soluciones de gestión de gastos y software de contabilidad o ERP.
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