5 consejos para una auditoría de cuentas sin contratiempos en diciembre

Para los profesionales financieros, este suele ser un periodo de mucho trabajo, que desgraciadamente suele ir acompañado de estrés y frustraciones. Sin embargo, si se aborda la colaboración con el auditor de la forma adecuada, puedes asegurarte de superar la próxima auditoría contable de manera rápida y eficiente, dejando atrás esas tensiones. Al final, tanto tu organización como el auditor tienen el mismo objetivo: firmar el balance general anual lo antes posible. Y teniendo esto presente durante el proceso, la colaboración se hace inmediatamente mucho más agradable.

En una publicación anterior abordamos cómo puedes preparar la contabilidad para el cierre del ejercicio fiscal y, al mismo tiempo, para la auditoría. Hoy queremos profundizar en cómo puedes abordar el aspecto más 'suave' de este proceso para superar la auditoría de la manera más fluida y eficiente posible. Y cuanto más eficiente sea tu paso por la auditoría contable, menores serán los costos asociados.

Si bien muchos equipos de finanzas se inquietan ante la próxima auditoría contable, consideramos que esto no es necesario. Al aprovechar el poder del software, como el de gestión de gastos de Payhawk, puedes prepararte de tal manera que la auditoría se realice de manera eficiente y tranquila. En este artículo, por lo tanto, vamos a detallar cómo puedes prepararte óptimamente para la auditoría, sacando provecho de la tecnología, para que puedas obtener tu informe financiero firmado por el auditor sin sufrir dolores de cabeza ni perder tiempo de más.

Tomar la iniciativa y comunicar con claridad

Cuando una organización alcanza cierto tamaño, es obligatorio que un auditor revise las cuentas. Esto es algo inevitable. Sin embargo, eso no significa que no puedas decidir cómo abordarla. ¿Esperas a que el auditor venga a ti, arriesgándote a posibles frustraciones? ¿O tomas una actitud proactiva, buscando el diálogo con el auditor, analizando juntos cómo abordar las tareas que pueden consumir mucho tiempo y energía y acordando cómo manejarlas de manera conjunta?

Por supuesto, eres libre de elegir tu propio enfoque, pero en nuestra opinión, optar por la segunda opción tiene el potencial de garantizar una colaboración mucho más agradable. Al fin y al cabo, como profesional de las finanzas, tienes el mismo objetivo que el auditor: conseguir esa firma en las cuentas anuales lo antes posible.

La buena comunicación es un factor clave para el éxito de cualquier organización, algo que no sorprende a nadie. Pero esto es especialmente importante en el ámbito de la auditoría contable. Al dar respuestas completas y transparentes a las preguntas durante la auditoría, facilitas a los auditores el material necesario para su trabajo. Esto puede disminuir la necesidad de preguntas adicionales, lo que finalmente reduce el tiempo dedicado a la auditoría.

El software de gestión de gastos de Payhawk puede ayudarte de forma significativa a responder a las preguntas del auditor. Dado que dentro de la solución de gestión de gastos tienes la capacidad de personalizar completamente la forma en que clasificas y exportas los datos, puedes dar al auditor exactamente la información que está buscando. Al poder presentar de inmediato los datos que necesita para hacer su trabajo, puedes atravesar la auditoría de forma más rápida y eficaz, lo que al mismo tiempo reduce los costes.

Revisa las conclusiones y sugerencias de mejora del año pasado

Antes de comenzar con la auditoría de este año, es una buena idea echar la vista atrás y ver cómo se desarrolló el proceso el año pasado. Durante la auditoría anterior, el auditor probablemente identificó ciertas áreas de mejora y te las comunicó en su informe final. Al revisar estas observaciones y sugerencias, identificarás áreas específicas sobre las que el auditor probablemente volverá a indagar, sabiendo que son de su interés. Este punto es aún más relevante si este año trabajas con el mismo auditor del año anterior.

Si elaboras un resumen de las medidas que ha tomado tu organización para trabajar en estos puntos, podrás demostrar que realmente has tenido en cuenta las observaciones del auditor. Esto no solo mejora la cooperación, sino que además el auditor, con su vasta experiencia, a menudo suele tener un buen ojo para detectar oportunidades de mejora. Por eso es importante prestar atención a las recomendaciones que se hacen durante la auditoría.

En el software de gestión de gastos de Payhawk puedes personalizar los procesos según tus necesidades, lo que te da la oportunidad de atender las sugerencias de mejora del auditor. Es posible que en áreas como la conciliación o los flujos de aprobación existan todavía algunas pequeñas lagunas en el proceso, que pueden cerrarse rápidamente de esta forma para conseguir resultados inmediatos.

Utiliza programas informáticos que te ayuden a prepararte para la auditoría

En una publicación anterior, hablamos de cómo preparar mejor un sistema contable para la auditoría. En ella, abordamos la conciliación de las principales cuentas del libro mayor que seguramente se comprobarán durante la auditoría, como las cuentas de deudores, cuentas de acreedores y las cuentas GOFO (entrada de mercancías/recepción de facturas). En ese artículo, también profundizamos en la comprobación del balance y la cuenta de pérdidas y ganancias.

Por supuesto, estas son comprobaciones que probablemente ya hagas durante un posible cierre mensual regular, pero antes de que el contable venga a hacer su trabajo, es bueno hacer otra comprobación a fondo para no llevarse sorpresas desagradables. Dado que en el software de gestión de gastos de Payhawk tienes visibilidad completa en tiempo real de los gastos que se están realizando, tienes la posibilidad de comprobar en cualquier momento que la contabilidad está completa y que las cuentas del libro mayor y las respectivas subcuentas coinciden. Además de poder revisar la contabilidad en cualquier momento, esto garantiza que tus informes de gastos están actualizados en todo momento, lo que te proporciona la información necesaria para crear resúmenes y tomar decisiones cuando sea necesario. Puedes hacer cambios en cualquier momento, no solo durante la auditoría, sino también durante el resto del año.

¿Tienes curiosidad por saber cómo cierran el ejercicio otros directores financieros? ¿Y cómo afrontan el año que viene? En este ebook descubrirás cómo abordan otros directores financieros el cierre del ejercicio, para que puedas aprender de las ideas de otros profesionales de las finanzas.

Lleva un registro permanente

Las empresas de contabilidad son conocidas por sus frecuentes cambios de equipo. Aunque trabajes con la misma empresa este año, es muy probable que la gran mayoría del equipo con el que colaboras este año esté formado por personas distintas de las que trabajaron contigo el año pasado. Como resultado, a menudo te encuentras con las mismas preguntas año tras año, lo cual es una fuente de frustración habitual para los profesionales financieros.

Afortunadamente, existe una forma práctica de hacer frente a esta frustración. Si mantienes un archivo permanente en el que anotes las preguntas, las respuestas y los documentos solicitados que se manejen durante la auditoría, evitarás tener que volver a repasar lo que ya has explicado en la auditoría anterior. Esto se aplica principalmente a las cuentas intermedias sobre las que a menudo te hacen preguntas, los procesos atípicos que funcionan de forma ligeramente diferente en tu organización, o las provisiones y reservas que has dejado pendientes. Al registrar de manera clara las preguntas y respuestas relacionadas con estos temas, podrás presentárselas al auditor durante la próxima auditoría, lo que te ahorrará mucho tiempo y preocupaciones.

Una ventaja adicional de mantener un archivo permanente es que puedes acelerar considerablemente el proceso de incorporación de nuevos compañeros. Las cuestiones que se manejan de manera ligeramente diferente en tu organización en comparación con otras empresas se pueden explicar rápidamente al permitir que los nuevos compañeros de trabajo revisen este archivo, lo que les permite avanzar más rápido en sus tareas. Por lo tanto, se trata de una poderosa herramienta para trabajar de forma más eficiente por varias razones.

Estar disponible para preguntas

Si tienes en cuenta los consejos anteriores de este artículo para prepararte para la auditoría, esperamos que estés lo mejor preparado posible. Sin embargo, por muy bien que te prepares, no cabe duda de que el auditor te hará preguntas. Y, como probablemente sepas por experiencia, esto llevará más tiempo del que tienes previsto.

Cuando crees que ha respondido satisfactoriamente a una pregunta, surgen otras nuevas o, de repente, hay que presentar documentos justificativos adicionales. Y, por supuesto, esto a menudo hay que hacerlo rápidamente, mientras continúas con tu trabajo normal. Por eso, nuestro consejo es que reserves una hora en tu agenda todos los días durante el período en el que el auditor trabaje para tu organización, para estar disponible para investigar y responder preguntas.

Como mencionamos anteriormente en este artículo, en el software de gestión de gastos de Payhawk tienes la posibilidad de clasificar y exportar datos según tus necesidades. Aunque esta funcionalidad no hace que las preguntas del auditor desaparezcan por arte de magia, al menos te permite estar preparado para proporcionar respuestas lo más rápido posible a las preguntas que surgirán, ya que podrás crear resúmenes de respaldo de manera eficiente.

El auditor está ahí para ayudarte

En este artículo hemos repasado algunos consejos para que la colaboración con el auditor sea lo más fluida posible. Con ellos, podrás preparar a tu organización para superar la próxima auditoría de la forma más eficiente posible, ahorrando tiempo y dinero. Para muchos profesionales de las finanzas, la auditoría es una parte tediosa del trabajo, pero con esto esperamos ayudarte a convertirla en una experiencia positiva.

Al tomar la iniciativa y establecer acuerdos claros, mantienes el control en tus manos, lo que te permite hacer frente a posibles frustraciones y ver cómo enfocas el proceso junto con el auditor. Además, si echas la vista atrás al año pasado y anotas cómo abordaste las sugerencias de mejora del año anterior, demuestra proactividad y tendrás la oportunidad de ganar en eficiencia y seguridad. Si mantienes un archivo permanente, también puedes asegurarte de no tener que volver a responder a las mismas preguntas año tras año. Y si además reservas tiempo para responder a las preguntas que seguramente surgirán, salvaguardarás tu propio tiempo y no tendrás que responder a preguntas entre medias mientras sigues con tu trabajo diario, algo que, por desgracia, sigue siendo práctica habitual.

El poder de hacer que el software trabaje para ti

Recuerda que el auditor está ahí para ayudarte. Como también hemos mencionado antes, el auditor y tú tenéis el mismo objetivo: conseguir la firma de las cuentas anuales lo antes posible. Además, en este artículo te contamos también cómo puedes poner el poder del software a tu servicio para superar la auditoría de forma aún más eficiente. Con una visibilidad 100 % en tiempo real de los gastos de tu organización y una clasificación y exportación de datos financieros totalmente personalizables, el software de gestión de gastos de Payhawk puede ahorrarte una enorme cantidad de tiempo y dolores de cabeza durante la próxima auditoría. ¿Quieres saber cómo hace esto el software de Payhawk y en qué más puede ayudarte? Entonces te invitamos a programar una demo gratuita, en la que estaremos encantados de explicártelo con todo detalle.