5 conseils pour un audit efficace

Les périodes d’audit comptable comportent leur lot de stress et de frustrations. Cependant, en les abordant de la bonne manière, il est possible de s’assurer qu’elles se déroulent aussi sereinement et efficacement que possible. D’autant que l’entreprise et l’auditeur partagent un seul et même objectif, à savoir la certification des comptes. Voici, en cinq étapes, comment optimiser la préparation de votre audit en mettant la puissance d’un logiciel de gestion des dépenses comme Payhawk à votre service. Pour que vos audits comptables deviennent plus efficaces, et surtout moins stressants.

Préambule

L’audit comptable est une procédure qui permet de certifier les comptes d’une entreprise. Elle est assurée par un auditeur, qui atteste de la régularité de gestion et de la santé financière de l’entreprise.

Lorsqu’une organisation atteint une certaine taille, il est obligatoire de faire contrôler ses comptes. La loi PACTE du 22 mai 2019 dispose ainsi que les sociétés commerciales qui franchissent, à la clôture d’un exercice, deux des trois seuils suivants :

• 4M € de total de bilan ;
• 8M € de chiffre d’affaires HT ;
• 50 salariés employés au cours de l’exercice,
  ont l’obligation de désigner un CAC (Commissaire aux comptes). Celui-ci a pour mission de vérifier la sincérité et la régularité des états financiers des entreprises. Ces seuils sont harmonisés au niveau européen.

Par ailleurs, la loi PACTE a supprimé l’audit légal obligatoire pour certaines sociétés commerciales :

• Dans les SA et les SCA, l’obligation de nommer un CAC dès la création de la société, est supprimée.
• Les seuils qui existaient jusque-là dans les SNC, les SCS, les SARL et les SAS sont supprimés.

Audit comptable : les 5 conseils à appliquer

1. Prendre des initiatives et communiquer clairement

Pour un audit des comptes efficace, il est important de privilégier une approche collaborative. En fin de compte, vous avez le même objectif que l’expert-comptable : obtenir la signature des comptes annuels le plus rapidement possible.

Ce n’est pas un secret : l’un des facteurs les plus importants dans la réussite d’une organisation réside dans dans une communication fluide. Mais ce facteur est tout aussi important dans la réussite d’un audit comptable. Ainsi, en donnant des réponses claires et complètes aux questions posées par l’auditeur, l’entreprise offre la meilleure base de travail possible. Cette approche collaborative permet également de réduire le nombre de questions de suivi, et donc le temps consacré à l'audit.

Le logiciel de gestion des dépenses de Payhawk peut vous aider à répondre aux questions de l’auditeur de manière efficace. Il vous permet en effet de personnaliser entièrement la façon dont les données sont triées et exportées, et donc d’apporter à l’auditeur les données qu’il recherche précisément.

Ainsi, comme vous pouvez lui présenter immédiatement les données dont il a besoin pour réaliser sa mission, l’audit peut être réalisé plus rapidement et plus efficacement, ce qui permet dans le même temps de réduire les coûts.

2. Examiner les constatations et les pistes d’amélioration de l’année précédente

Avant d’entamer l’audit à venir, il est important de se pencher sur le déroulement de l’audit qui a eu lieu l’année précédente. Au cours de celui-ci, des constatations et des suggestions d’amélioration ont certainement été communiquées par l’auditeur dans son rapport final. A priori, vous savez donc déjà à quels sujets l’auditeur sera attentif cette année.

En établissant une liste récapitulative des mesures que vous avez prises pour améliorer ces points précis, vous pouvez non seulement améliorer la coopération avec votre expert-comptable, mais aussi faciliter le travail de celui-ci.

Le savez-vous ? Les processus du logiciel de gestion des dépenses de Payhawk sont entièrement personnalisables, ce qui vous donne la possibilité de tenir compte des pistes d’amélioration suggérées par l’auditeur.

3. Utiliser un logiciel qui vous aide à préparer votre audit

Avec Payhawk, vous disposez d'une visibilité en temps réel à 100 % sur les dépenses engagées, vous pouvez vérifier à tout moment que les comptes du grand livre et les sous-comptes correspondants concordent.

Outre la possibilité d’effectuer des vérifications en temps réel à tout moment, cela vous permet de vous assurer que toutes vos notes de frais sont à jour, et de faciliter le déroulement de l’audit.

4. Conservez un dossier spécifique pour l’audit annuel

Les cabinets comptables sont connus pour changer régulièrement d’équipe. Même si vous travaillez avec le même cabinet, il y a de fortes chances que la majorité de l’équipe avec laquelle vous collaborez cette année soit composée de personnes différentes de celles avec lesquelles vous avez travaillé l’année dernière.

Par conséquent, les questions posées lors de l’audit sont souvent les mêmes d’une année sur l’autre, ce qui constitue un point de frustration courant. Heureusement, il existe des moyens de tourner cela à votre avantage. En conservant un dossier dans lequel vous noterez les questions, les réponses et les documents fréquemment demandés lors d’un audit comptable, vous vous assurerez d’avoir tout à portée de main et éviterez de devoir tout réexpliquer lors des audits suivants.

Pensez notamment aux comptes d’attente (comptes 471) sur lesquels il est fréquent d’être interrogé, ou aux provisions et réserves que vous avez enregistrées. Si vous
disposez d’un registre clair des questions et réponses réservés à ces sujets, vous pourrez le présenter directement à l’auditeur, ce qui vous fera gagner du temps… et de l’énergie !

5. Montrez-vous disponible pour répondre aux questions

En suivant les conseils de cet article sur la préparation de l’audit comptable, vous serez (nous l’espérons !) aussi bien préparé que possible. Cependant, quelle que soit la qualité de votre préparation, certaines questions de l’auditeur pourront être de nature à vous déstabiliser.

Cela arrive fréquemment : lorsque vous pensez avoir répondu à une question de manière satisfaisante, de nouvelles questions surgissent, ou des pièces justificatives supplémentaires vous sont demandées. C’est pourquoi nous vous conseillons de bloquer une heure chaque jour dans votre agenda pendant la période d’audit, afin de rester disponible pour la recherche de documents et les éventuelles discussions avec l’auditeur.

Plus tôt dans cet article, nous vous avons parlé de la possibilité offerte par Payhawk de trier et d’exporter toutes les données de votre entreprise de manière personnalisée. Cette fonctionnalité vous permet également de vous assurer que vous êtes en mesure de répondre à toutes les questions de l’auditeur, sans temps de recherche ni hésitation.

L’auditeur est là pour vous aider

Pour de nombreux professionnels de la finance, les périodes d’audit constituent une partie fastidieuse de leur travail, mais nous espérons vous aider à en faire une expérience positive.

En premier lieu, en prenant des initiatives et en vous montrant coopératif, vous garderez le contrôle sur le processus, ce qui vous permettra de faire face aux frustrations potentielles. Ensuite, en examinant les rapports d’audit des années précédentes et en réfléchissant à la façon dont vous avez pris en compte les suggestions d’amélioration de l’année précédente, vous montrerez que vous agissez de manière proactive. En conservant un dossier réservé aux audits, vous éviterez de devoir répondre aux mêmes questions année après année. Enfin, en vous montrant disponible pour répondre aux questions de l’auditeur, vous assurez le bon déroulé du processus.

Point important : n’oubliez pas que l’auditeur est là pour vous aider, et non pour vous piéger. Comme nous l’avons déjà mentionné plus haut, votre entreprise et l’auditeur partagent le même objectif : s’assurer de la régularité des comptes et de la bonne santé financière de l’entreprise. C’est cet horizon commun qu’il est important de garder en tête.

Le pouvoir des logiciels

Dans cet article, nous vous avons notamment expliqué comment mettre la puissance d’un logiciel de gestion des dépenses à votre service pour passer le cap de l’audit comptable.

Grâce à une visibilité en temps réel des dépenses de votre entreprise et à des fonctions de tri et d’exportation des données financières entièrement personnalisables, Payhawk vous permet de gagner du temps (et de l’énergie) lors des audits.

Vous vous demandez comment notre logiciel fonctionne et dans quelle mesure il peut vous aider ? Dans ce cas, nous vous invitons à demander une démonstration gratuite, au cours de laquelle nos experts se feront un plaisir de répondre à vos questions.