L’importance des pistes d’audit dans la gestion des dépenses

Qu’est-ce qu’une piste d’audit ?

Une piste d’audit consiste en une séquence d’étapes permettant à une entreprise de retracer comptablement une transaction ou un mouvement et d’en identifier l’origine.

Les auditeurs doivent pouvoir retracer l’ensemble des transactions d’une entreprise pour garantir leur validité. Ils pourront par exemple déployer un audit afin de vérifier le coût de revient et de confirmer la légitimité de l’analyse de profit.

Liées à la gestion des dépenses, les pistes d’audit permettent de retracer et d’obtenir des informations sur les transactions.

Détecter les fraudes grâce aux pistes d’audit

Lorsqu’un faux remboursement est délibérément créé afin d’en tirer un profit personnel, on parle alors d’une fraude aux notes de frais.

D’après le Report to the Nations 2018, une étude mondiale de l’ACFE sur la fraude interne et les abus professionnels, on estime que ce type de fraude représente 11 % des fraudes subies par les grandes entreprises.

De nombreux types de fraudes aux notes de frais sont mis en lumière par l’ACFE, parmi lesquels :

• La surestimation des frais : la personne à l’origine de la fraude va établir un montant fictif supérieur à la dépense réellement engagée. Cette fraude est facilement identifiable, car les reçus ne correspondront pas aux notes de frais. Il est plus difficile de détecter une fraude sur un remboursement de frais kilométriques, car l’entreprise doit faire confiance aux déclarations de l’employé.
• La mauvaise catégorisation des frais : il s’agit de frais détournés, lorsqu’un dîner avec un client cache en réalité un rendez-vous galant ou lorsqu’un cadeau client se retrouve dans les mains d’un proche, par exemple.
• Les frais fictifs : la personne à l’origine de cette fraude va déclarer des frais qui n’ont jamais été engagés.
• Les demandes de remboursement identiques : la personne à l’origine de la fraude transmettra plusieurs notes de frais pour une même dépense.

Déployer une piste d’audit vous aidera à identifier et empêcher ces fraudes, exception faite de la mauvaise catégorisation des frais.

Prévenir la fraude : les atouts des pistes d’audit

En possession des reçus et des informations associées, les propriétaires, les contrôleurs financiers et les auditeurs vérifient la véracité et la légitimité des demandes de remboursement. Ce faisant, ils identifient les erreurs et, plus important encore, de possibles fraudes.

Prenons quelques exemples fictifs :

Votre responsable marketing, Louise, a dîné seule lors d’une réunion client, et vous a envoyé un reçu de 155 €. Les experts en contrôle des finances, au moyen de leur système de gestion des dépenses, pourront rapidement retrouver cette transaction, la suivre et la faire correspondre au reçu papier numérisé associé.

En 2019, 43 % des entreprises élaboraient manuellement leurs rapports de dépenses. Il ne fait ainsi aucun doute qu’en l’absence d’un logiciel de gestion des dépenses et de pistes d’audit, l’erreur humaine soit fortement probable.

Ces derniers mois, Mélissa, votre chargée de compte, a dîné encore plus régulièrement avec vos clients. Le hic, c’est que ces clients dépensent moins chez vous qu’à l’accoutumée. Il suffit alors d’un contrôle rapide des reçus pour constater l’absence de certains d’entre eux et l’incohérence entre des lieux et des dates par rapport à l’historique du client.

De son côté, Alphonse, votre directeur des ventes, vous a transmis de nombreuses notes de frais kilométriques, liées à quelques visites rendues à des clients. Alphonse vous envoie ses reçus obtenus dans des stations-service, il vous est donc difficile de remettre sa parole en cause ou d’aborder le sujet avec lui.

Ces exemples de déploiement d’une piste d’audit témoignent des niveaux de transparence et de responsabilité qu’elle peut apporter, aussi bien aux équipes financières qu’au reste des employés. On comprend également que la qualité des contrôles financiers repose sur l’intégrité et la précision des pistes d’audit.

Conseils pour créer une piste d’audit de la gestion des dépenses

Créez facilement une piste d’audit efficace en suivant ces quelques conseils :

• Simplifiez le processus, en permettant aux personnes impliquées dans les transactions d’obtenir et de soumettre facilement des preuves. Les employés pourront ainsi saisir des données pertinentes dans votre solution et demeurer conformes aux exigences. Idéalement, automatiser la majorité du processus vous permettra d’éviter le plus possible les erreurs humaines.
• Proposez aux contrôleurs financiers des solutions intuitives. Une piste d’audit numérique est optimale, car elle permet aux équipes financières, où qu’elles se trouvent, d’accéder aux rapports et d’appliquer des filtres afin de trouver rapidement les informations dont elles ont besoin.
• Optez pour une piste d’audit complète. N’utilisez qu’une seule solution pour obtenir et réclamer les informations et les preuves d’achat nécessaires.

Créer et gérer des pistes d’audit grâce à la technologie

Par chance, les pistes d’audit des dépenses se composent de très peu d’étapes, qui peuvent être automatisées et gérées, sans introduction d’erreur, à l’aide de solutions de gestion des dépenses comme Payhawk.

Au point de vente (physique ou numérique), les employés peuvent, dans la plupart des cas, obtenir des reçus. Il leur reste ensuite à transmettre une demande de remboursement, en catégorisant le reçu et en donnant plus de détails, si besoin.

Dans notre exemple, Louise a mal recopié la somme engagée : une erreur qui ne se serait jamais produite avec une technologie OCR, cette dernière étant capable d’extraire les informations d’un reçu pris en photo.

De même, la possibilité pour Alphonse de réaliser la plus juste estimation des frais grâce aux fonctionnalités de déplacement professionnel lui aurait sans doute passé l’envie d’envoyer de fausses notes de frais kilométriques.

Les employés qui partent en déplacement doivent uniquement indiquer des points de départ et d’arrivée (et des arrêts). Le logiciel calculera alors automatiquement le montant exact des frais kilométriques et du remboursement.

Grâce à la solution de gestion des dépenses de Payhawk, surveillez l’ensemble des frais professionnels et des transactions en temps réel. L’atout majeur ? Une hausse soudaine des dépenses déclenchera automatiquement une alerte vous permettant, si besoin, d’engager la discussion avec la personne concernée.

Enrayer les fraudes aux notes de frais

Outre le déploiement d’une piste d’audit numérique, les logiciels de gestion des dépenses, associés aux cartes d’entreprise, sont capables de détecter et de prévenir les fraudes aux notes de frais.

Grâce aux cartes d’entreprise, les employés peuvent utiliser un budget alloué pour réaliser leurs tâches de la meilleure manière possible. Utilisables pour régler des dépenses classiques, comme des repas, des transports ou des divertissements, ces cartes peuvent aussi servir pour le paiement d’abonnements en ligne, de campagnes marketing et de formations.

Les cartes d’entreprise et les logiciels de gestion des dépenses permettent aussi aux équipes financières de définir des plafonds de dépenses et d’accéder à d’autres outils.

Mélissa, la chargée de compte évoquée précédemment, ne pourrait ainsi pas utiliser sa carte d’entreprise dans un bar de nuit à 2 heures du matin, car vous n’avez défini aucune autorisation pour cette carte au préalable. Elle pourrait malgré tout demander à son responsable une autorisation exceptionnelle, mais l’absence de son client susciterait des soupçons.

Un logiciel de gestion des dépenses vous permet d’élaborer des politiques de dépense et de garder le contrôle sur les cartes, en appliquant des plafonds récurrents, en encadrant les retraits aux distributeurs et en gérant la chaîne d’approbation des demandes. Vous poserez des limites financières et opérationnelles saines et fiables. Après tout, mieux vaut prévenir les fraudes professionnelles que les détecter et y remédier trop tard.

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