Gestion des dépenses : guide pratique pour les DAF des ETI et scale-ups

Dans cet article, découvrez pourquoi la gestion des dépenses est désormais cruciale pour les ETI et comment les DAF mettent en place des processus évolutifs pour accélérer leur croissance.

Pourquoi la gestion des dépenses est-elle essentielle pour la croissance des ETI/scale-ups ?

À mesure qu'une entreprise se développe, il devient plus difficile de suivre et de contrôler ses dépenses. Les lacunes qui étaient auparavant minimes commencent à vous ralentir et à augmenter les risques. Parmi les principaux défis rencontrés par les DAF aujourd'hui :

Les systèmes fragmentés, les rapprochements manuels et les données cloisonnées font exploser les risques

De nombreuses équipes financières travaillent encore avec des outils qui ne sont pas connectés entre eux. Elles ne disposent pas de données partagées, d'une visibilité en temps réel et de rapprochements rapides. Ces lacunes rendent les dépenses plus difficiles à contrôler et augmentent le risque de prendre de mauvaises décisions.

La nécessité de faire plus avec moins, tout en gérant des opérations multi-entités

La croissance s'accompagne généralement d'un nombre accru d'entités, de devises et de complexité, mais pas d'effectifs supplémentaires. Ainsi, si ces équipes réduites sont amenées à gérer des opérations transfrontalières, les tâches manuelles s'accumulent, le contrôle devient insuffisant et la gestion des dépenses s'en trouve considérablement impactée.

Une bonne gestion des dépenses dès le départ

Avant d’investir dans une nouvelle solution de gestion des dépenses, il est essentiel d’avoir une vision claire et exhaustive de sa situation actuelle. Un état des lieux précis permet d’identifier les points de friction, les doublons et les processus à optimiser en priorité. Il offre également une base solide pour évaluer objectivement les bénéfices attendus d’une nouvelle plateforme. Enfin, cette transparence facilite l’alignement des équipes et garantit un choix technologique réellement adapté aux besoins de l’entreprise.

Comprendre la gestion des dépenses dans les ETI/scale-ups

Avant tout, il est essentiel de bien comprendre le rôle de la gestion des dépenses et comment elle permet un meilleur contrôle, des données plus claires et une prise de décision plus rapide.

Gestion des dépenses : définitions et principes

La gestion des dépenses détermine la manière dont votre entreprise utilise ses ressources afin que chaque euro dépensé ait un impact.

La plupart des responsables financiers travaillent déjà avec ces concepts fondamentaux, mais il est utile de les mettre en évidence avant d'aborder les aspects plus complexes de la mise à l'échelle.

Une approche solide implique de :

• Mettre en place des politiques claires pour contrôler les dépenses des employés
• Assurer la visibilité entre les entités et les équipes
• Automatiser pour rationaliser les achats et les paiements
• Utiliser les données pour améliorer les relations avec les fournisseurs et faire des économies
• Surveiller et gérer les risques
• Aligner les processus de dépenses sur les objectifs commerciaux

Quelle est la différence entre gestion des dépenses et gestion des notes de frais ?

Pour la plupart des équipes financières, la différence entre la gestion des dépenses et la gestion des notes de frais est déjà claire, mais il est utile de la rappeler rapidement avant d'aborder des questions plus complexes. La gestion des dépenses couvre généralement l'ensemble du cycle, du Procurement au paiement. La gestion des notes de frais s'inscrit dans ce cadre et traite les dépenses et les remboursements des employés, ainsi que le suivi et les approbations habituels.

Concrètement, la gestion des dépenses peut aller jusqu’au traitement des bons de commande pour de nouveaux équipements, tandis que la gestion des frais concerne davantage l'examen et l'approbation des notes de frais.

Principales catégories de dépenses à surveiller

Voici des exemples de catégories de dépenses principalement utilisées par nos clients :

• Dépenses directes (matériaux, production de biens)
• Dépenses indirectes (fournitures de bureau)
• Dépenses de déplacement (vols, hôtels, frais de séjour)
• Dépenses SaaS (abonnements, services cloud)
• Dépenses transfrontalières (multidevises, multinationales)

Une technologie intuitive de gestion des dépenses : la clé de l'adoption, de la conformité et du ROI

Une solution complète de gestion des dépenses favorise l'adoption, la conformité aux politiques de dépenses et les profits. Recherchez des fonctionnalités telles que :

• Une interface simple
• Une prise en main rapide
• Accès mobile et multi-appareils
• Des workflows automatisés
• Assistance complète
• Collaboration dans l'application

Pourquoi la gestion des dépenses est-elle si importante pour les ETI/scale-ups ?

La gestion des dépenses ne se résume pas à un simple équilibre comptable. Elle concerne le contrôle, la visibilité et la libération du potentiel de croissance.

Visibilité en temps réel sur les dépenses

Les erreurs liées aux dépenses transfrontalières peuvent coûter cher. Les informations en temps réel vous aident à détecter les problèmes à un stade précoce et à améliorer les prévisions de trésorerie. Grâce à une visibilité totale, vous pouvez renforcer le contrôle budgétaire et soutenir la croissance.
L'analyse des dépenses permet souvent de réduire les coûts de 15 à 20 %, et l'utilisation de l'IA dans les achats peut augmenter la création de valeur jusqu'à 200 %.

Réduction les coûts tout en gérant la complexité

Saviez-vous que la correction d'une erreur sur une seule note de frais coûte 58 dollars et prend 18 minutes de plus que sa création ? Les équipes Finance perdent ainsi six heures ou plus chaque semaine à effectuer des tâches manuelles. Les processus de ce type ne permettent pas de les scaler. La gestion automatisée des dépenses élimine les tâches répétitives telles que les rapprochements comptables, libérant ainsi du temps pour la stratégie.

Le coût financier d'une mauvaise gestion des dépenses

Une mauvaise gestion des dépenses a rapidement des conséquences financières importantes. Le coût moyen d'un voyage d'affaires à Londres est de 497 £. Une entreprise britannique comptant 2 000 employés, dont 500 se rendent à Londres chaque mois, dépense 24 850 £. Si les employés perdent 20 % des reçus de ces voyages, cela représente un dommage annuel de 59 640 £.

Les éléments essentiels d'une stratégie de gestion des dépenses pour les ETI/scale-ups

Pour bien scaler, il est essentiel de mettre en place une stratégie capable de s'adapter et de gérer une complexité croissante. Lorsque vous maîtrisez les éléments essentiels, vous créez les bases d'un progrès constant et durable.

Définissez des objectifs, des indicateurs clés de performance et des cadres de gouvernance

Évaluez les ressources, les obligations, les territoires et les investissements actuels. Créez des règles qui protégeront ces éléments. Renforcez vos contrôles grâce à des technologies telles que le blocage automatique des cartes et les notifications en temps réel. Suivez également les indicateurs clés de performance tels que le respect de la politique en matière de dépenses, le délai de remboursement et la réduction des coûts.

Adoptez une analyse des dépenses multi-entités et multi-devises

À mesure que vous développez la gestion des dépenses multi-entités (au-delà des frontières, avec plusieurs filiales), vos analyses doivent gagner en maturité. Ne vous contentez pas d'un simple suivi des dépenses. Utilisez une solution qui consolide les dépenses de toutes les entités et devises pour un contrôle accru. Il sera également plus facile de comparer les performances, de respecter la conformité locale et de détecter rapidement les anomalies.

Orientez-vous vers des intégrations natives

Les systèmes déconnectés nuisent à l'efficacité. Recherchez une plateforme de gestion des dépenses qui dispose d’intégrations solides. Par exemple, une plateforme avec un partage bidirectionnel des données avec vos outils ERP, RH, comptables et de Procurement. Cette fonctionnalité créera une source unique de vérité. Votre équipe financière réduira également les rapprochements comptables à quelques heures tout en restant prête pour les audits.

Utilisez des prévisions précises et la planification de scénarios

Se fier à des conjectures coûte cher. Pourtant, 54 % des entreprises manquent de données pour prendre des décisions, de sorte que les équipes ont tendance à ne sélectionner les informations qui les intéressent ou ignorent les rapports. Utilisez des tableaux de bord, des analyses prédictives et des modélisations de scénarios pour comprendre et planifier les budgets. Vous négocierez de meilleures conditions et réagirez plus rapidement.

Automatisez les approbations et le reporting

L'automatisation permet d’alléger la charge administrative des équipes financières, pour qu’elles disposent alors de plus de temps pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Utilisez la gestion automatisée des dépenses pour des tâches telles que les approbations, la saisie de données et le reporting.

Utilisez l'analyse pour prendre des décisions éclairées et plus rapides

Les informations ne servent à rien sans action. Fournissez à vos dirigeants des analyses en temps réel et des tableaux de bord et rapports personnalisés. Ces outils leur permettront de repérer les tendances et les risques bien avant que les problèmes ne surviennent. Encouragez les dirigeants à tester des scénarios et à optimiser rapidement les dépenses afin de faire progresser votre entreprise.

Renforcez les workflows de Procurement

Votre chaîne d'approvisionnement a besoin d'automatisation pour rester résiliente. C'est là que les meilleures pratiques en matière d'intake-to-pay et de procure-to-pay (P2P) sont essentielles. Elles incluent dont l’intake-to-pay, la triple vérification et la visibilité en temps réel des dépenses. Ces mesures permettent à votre équipe financière d'assurer la conformité et le contrôle, sans personnel supplémentaire.

L'automatisation des factures peut réduire de près de moitié les étapes d'approbation manuelles. Par exemple, Payhawk réduit un processus manuel en dix étapes à six grâce à des workflows basés sur la reconnaissance optique de caractères (OCR). Le résultat : une productivité, une rentabilité et une satisfaction du personnel accrues.

Tirer parti de l'automatisation et de l'IA pour évoluer

L'IA occupe désormais une place de plus en plus centrale : de plus en plus de responsables financiers commencent à utiliser l’IA agentique pour suivre les reçus, guider les approbations et faire avancer les workflows. L'idée est simple : laisser l'automatisation se charger des tâches répétitives afin que l'équipe puisse se concentrer sur les décisions.

Ce qui distingue Payhawk, c'est le fonctionnement de ses agents. Ils sont intégrés directement à la plateforme, et non ajoutés ultérieurement. Cela permet de garder les données propres, d'éviter les ruptures de transfert entre les systèmes et de créer un flux fluide entre les achats, les dépenses et les paiements. Comme l'expérience est simple et s'intègre aux outils que les utilisateurs connaissent déjà, les équipes l'adoptent sans résistance au changement. Une meilleure adoption conduit à des données de meilleure qualité, des processus plus clairs et une meilleure visibilité dans toute l'organisation.

L'AI Office pour les DAF de Payhawk prend en charge tout cela grâce à une gouvernance intégrée : vous bénéficiez d'une automatisation qui évolue avec l'entreprise et de contrôles qui restent cohérents à mesure que la complexité augmente.

Gestion des dépenses pour les ETI et les scale-ups : feuille de route pour une implémentation rapide

L’implémentation est le moment où vous passez du brainstorming à l'action. Suivez ces étapes pour créer un changement durable :

• Cartographiez les processus actuels et identifiez les gains d'efficacité. Cela inclut les goulots d'étranglement et les lacunes. Résolvez ensuite ces problèmes pour fluidifier vos workflows.
• Créez des référentiels centralisés pour vos données de dépenses. Utilisez des cartes de paiement associées à une solution tout-en-un de gestion des notes de frais pour bénéficier d'une visibilité et d'un contrôle optimaux.
• Choisissez un logiciel de gestion des notes de frais intuitif. Cette technologie doit également s'intégrer naturellement à vos systèmes existants et simplifier les tâches. Ainsi, votre équipe passera moins de temps à passer d'un outil à l'autre.
• Automatisez le P2P et les factures fournisseurs. Éliminez le travail manuel et accélérez les approbations grâce à l'automatisation. Par exemple, effectuez des rapprochements en temps réel pour les factures, les cartes corporate et les transactions bancaires.
• Impliquez les employés et harmonisez les services entre les régions. Offrez une formation continue et une communication claire. Cette approche vous aidera à maintenir l'engagement et à unifier les processus entre les différents sites
• Préparez le terrain pour une adoption sans effort. Offrez un onboarding simple, un accès mobile et une expérience utilisateur cohérente sur tous les appareils. Encouragez davantage l'adoption grâce à une formation sur mesure et un service Support réactif.

Bonnes pratiques pour réussir sa gestion des dépenses

Voici comment mettre en place une stratégie de gestion des dépenses pour assurer votre succès à long terme.

• Créez des politiques de dépenses globales. Choisissez des règles qui s'appliquent au-delà des frontières afin de maintenir le contrôle et de réduire les risques. Utilisez une technologie avec des contrôles de dépenses personnalisables pour appliquer les règles de manière automatique.
• Effectuez régulièrement des rapprochements et des contrôles de conformité. Intégrez des audits de routine à votre rythme de travail afin de détecter rapidement les anomalies. L'utilisation de rapprochements automatisés et de pistes d'audit facilitera ces tâches. Elle permettra également de réduire les surprises coûteuses et de renforcer la confiance.
• Commencez par la visibilité et développez-vous en fonction des données. Posez des bases solides en suivant les dépenses de base. Appuyez-vous sur des données telles que les délais d'approbation, le coût par transaction et les dépenses par service. Suivez les changements et célébrez les victoires pour maintenir l'élan.
• Mesurez rapidement le retour sur investissement. Suivez les résultats dès le premier jour pour démontrer les avantages tangibles. Privilégiez les rapports graphiques et faciles à parcourir pour plus de clarté et une consultation plus rapide. La plupart de nos clients constatent des progrès dès le premier trimestre suivant l'adoption des meilleures pratiques.
• Évitez le chasse aux reçus. Dématérialisez vos processus administratifs. Automatisez la saisie des reçus et abandonnez les formulaires papier pour accélérer et améliorer la précision du workflow. Utilisez également la technologie pour aider vos employés à suivre leurs dépenses. Par exemple, vos employés peuvent instantanément scanner et télécharger leurs reçus grâce à notre appareil photo IA doté de la technologie OCR. Nos notifications intégrées à l'application incitent également les employés à soumettre les reçus manquants afin d'éviter les pertes.

Les défis courants de la scalabilité et leurs solutions

La croissance s'accompagne de nouveaux défis, mais chaque obstacle est l'occasion d'adopter des solutions plus innovantes. Les points faibles sont les suivants :

• Des dépenses incontrôlées dans différents services et entités. Les dépenses décentralisées peuvent rapidement devenir incontrôlables à mesure que l'entreprise se développe.
• Une mauvaise qualité des données qui érode la confiance et peut entraîner des pertes importantes. Les données erronées coûtent 12,9 millions de dollars par an aux entreprises. Ce problème se traduit souvent par des registres incomplets ou incohérents.
• Une visibilité limitée sur les opérations mondiales. Lorsque les équipes ne peuvent pas voir ce qui se passe au-delà des frontières, les risques cachés les prennent au dépourvu.
• Des contraintes budgétaires et un besoin d'agilité. Il est essentiel d'agir rapidement sans dépasser le budget pour protéger les progrès réalisés.
• La conformité aux exigences fiscales et réglementaires locales. Les nouvelles régions ajoutent des règles supplémentaires à respecter, ce qui augmente les risques d'erreurs.

Pour surmonter ces défis, vous aurez besoin :

• De processus standardisés
• D’une visibilité en temps réel sur les dépenses
• D’une application automatisée des règles de dépenses
• De vérifications régulières des données
• De révisions intégrées des politiques
• De mesures de conformité automatisées

**Alors, comment atteindre tous ces objectifs avec une équipe réduite ? **

Avec un système de gestion des dépenses intégré à votre ERP et doté de contrôles avancés des cartes ! Par exemple, nos contrôles vous permettent de :

• Protéger votre entreprise grâce à des cartes à usage unique qui se désactivent automatiquement, réduisant ainsi le risque de fraude et de dépenses excessives,
• Contrôler quand les cartes fonctionnent, par exemple uniquement pendant les heures de bureau, afin d'éviter les dépenses non autorisées,
• De vous assurer que chaque transaction respecte la politique de dépenses de votre entreprise en limitant l'utilisation des cartes aux commerçants ou catégories approuvés,
• Vous adapter instantanément aux changements de politique de dépenses grâce à des règles et des workflows personnalisables.

L'avenir de la gestion des dépenses pour les ETI et les scale-ups

Les marchés évoluent rapidement et seules les équipes financières agiles prospèrent. La gestion des dépenses, elle aussi, se transforme :

• L'IA et l'analyse prédictive sont de plus en plus accessibles. Ces solutions ne sont plus réservées aux grandes entreprises. Vous pouvez désormais accéder à des informations approfondies et augmenter votre rendement et votre protection. Par exemple, vous pouvez surveiller et signaler les dépenses suspectes automatiquement grâce à nos outils de surveillance des fraudes basés sur l'IA.
• Des workflows connectés en temps réel comme pratique standard. La gestion des dépenses intégrée à l'ERP signifie la fin des silos de données. Les décisions et les approbations s'effectuent en temps réel, de sorte que votre équipe ne perd jamais de vue la situation et ne perd pas son élan.
• Premiers pas vers la durabilité et le reporting ESG pour les investisseurs et les partenaires. Des données ESG claires et actualisées permettent aux investisseurs de rester informés et favorisent la conformité dès le premier jour. Le reporting en matière de durabilité est ainsi rapide, prêt pour l'audit et fiable. Même les petits changements comptent. Par exemple, vous pouvez automatiquement suivre, déclarer et réduire les émissions de scope 3 grâce à notre fonctionnalité de comptabilité carbone.
• Une collaboration axée sur la technologie qui ne nécessite pas d'infrastructure informatique lourde. Des outils plug-and-play spécialement conçus vous permettent de nouer des partenariats en toute simplicité. Par exemple, notre solution de gestion des fournisseurs vous permet d'intégrer, de suivre et de communiquer avec vos fournisseurs en un seul endroit.
• Des agents IA pour prendre en charge les tâches administratives. Les entreprises utilisent désormais des assistants IA pour gérer leurs opérations financières courantes. Contrairement aux outils IA génériques, nos agents sont spécialisés dans les tâches financières telles que l'auditabilité et le contrôle.

Maîtrise des dépenses : applications concrètes et études de cas

Quelle que soit votre configuration actuelle, vous n'êtes qu'à un partenariat de la réussite. Découvrons ensemble ce qui est possible pour une entreprise comme la vôtre.

Flowdesk a réduit son temps de traitement des dépenses à 15 minutes par jour et centralisé 4 entités dans un seul système

Avant Payhawk, Flowdesk gérait ses dépenses via Qonto, des exports Excel et un cabinet d’expertise comptable. Les validations étaient lentes, les données dispersées, et la croissance multi-entités commençait à créer des frictions dans les processus.

Grâce à Payhawk, Flowdesk bénéficie désormais :

• D’un contrôle quotidien des dépenses qui ne prend plus que 15 minutes par jour
• D’un suivi centralisé des 4 entités internationales, avec une visibilité en temps réel
• D’une intégration NetSuite entièrement automatisée, sans imports/exports manuels
• D’un traitement des notes de frais, factures et cartes réalisé en quelques minutes
• D’une meilleure gouvernance financière grâce à des circuits d’approbation clairs

Eric Olombel, CFO de Flowdesk, explique :

Nous avons benchmarké plusieurs solutions. Nous avons choisi Payhawk pour son intégration NetSuite très bien faite et sa capacité à accompagner notre croissance.

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Ultra Premium Direct gagne deux jours par mois grâce à l’automatisation et fiabilise son analytique interne

L’entreprise utilisait auparavant un mélange de cartes bancaires traditionnelles, de remboursements et de processus partiellement manuels. Les reçus manquants, l’absence de catégorisation et la faible visibilité compliquaient le pilotage de la croissance.

Avec Payhawk, Ultra Premium Direct profite désormais :

• D’un gain d’environ 2 jours par mois sur le traitement des dépenses
• D’une analytique interne plus fiable grâce au suivi par département et par centre de coûts
• De processus financiers structurés, avec des approbations et des politiques unifiées
• D’une synchronisation native avec NetSuite, éliminant les allers-retours manuels
• D’une diminution drastique des remboursements personnels

Guillaume Renard, DAF d’UPD, souligne :

Ce qui nous a convaincus ? La qualité des échanges, la maturité de la solution et la connexion native à NetSuite. C’était le bon choix pour accompagner notre croissance.

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Powens gagne jusqu’à deux jours sur sa clôture mensuelle et unifie la gestion multi-entités

Avec la croissance internationale et l’intégration d’entités espagnoles, Powens avait besoin d’un outil capable d’unifier les processus de facturation, cartes et paiements. Les limites de la solution précédente ralentissaient la clôture mensuelle.

Depuis l’adoption de Payhawk, Powens bénéficie :

• D’un gain de 1,5 à 2 jours sur la clôture mensuelle, avec des clôtures possibles à J+1 / J+2
• D’une gestion multi-entités fluide, sans connexion/déconnexion entre structures
• D’une intégration NetSuite automatisée, sans fichiers à manipuler
• De workflows homogènes pour toutes les entités, améliorant la productivité Finance
• D’une meilleure gouvernance et d’un processus fournisseurs centralisé

Stéphane Muller, Head of Finance chez Powens, explique :

Pouvoir gérer toutes les entités sans changer d’environnement et tout avoir dans un seul outil : c’est un vrai changement. Cela rend notre clôture beaucoup plus rapide et plus fiable.

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FAQ

En quoi la gestion des dépenses diffère-t-elle pour les entreprises multi-entités ?

Les entreprises multi-entités ont besoin de plus qu'une simple gestion automatisée des dépenses. Elles ont également besoin de contrôles unifiés et d'une flexibilité locale. Un seul système permet de suivre les dépenses dans toutes les régions, entités et devises. Cette configuration offre une visibilité totale et garantit la conformité.

Comment les directeurs financiers peuvent-ils trouver le temps et assurer la conduite du changement pour une nouvelle solution de gestion des dépenses ?

Les DAF sont passés d'une approche consistant à « tout faire » à une approche qui responsabilise davantage les équipes et leur permet de se concentrer sur le leadership stratégique. Une plateforme moderne de gestion des dépenses les aide à atteindre cet objectif en automatisant les tâches manuelles, en rationalisant les approbations et en fournissant des informations en temps réel. Au lieu de rechercher des reçus ou de rapprocher des comptes, les équipes financières peuvent se concentrer sur l'élaboration de la stratégie de l'entreprise, la croissance et la prise de décisions financières plus éclairées pour l'ensemble de l'entreprise.

Les systèmes de gestion des dépenses peuvent-ils s'intégrer aux plateformes ERP et RH ?

Oui, les solutions de pointe, telles que Payhawk, offrent une intégration native avec les principaux ERP du marché (Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics, Odoo…) et les logiciels RH. Les utilisateurs bénéficient ainsi de données unifiées, d'une réduction des saisies manuelles et d'un processus d'approbation plus fluide.

Comment l'automatisation s'adapte-t-elle aux différentes régions et devises ?

Les plateformes automatisées s'adaptent à toutes les devises et à tous les emplacements. Les règles, le reporting et les approbations sont mis à jour en temps réel. Cette configuration simplifie la gestion des dépenses mondiales pour les entreprises de taille moyenne.

À quelle fréquence devons-nous revoir les stratégies de dépenses dans une ETI ou une scale-up ?

Pour obtenir les meilleurs résultats, révisez vos stratégies tous les trimestres. Vous conserverez ainsi un contrôle rigoureux et aligné sur la croissance.

Optez pour une solution de gestion des dépenses sur mesure

Les équipes financières de demain ont besoin d'outils intelligents pour garder une longueur d'avance. Le secret ? L'automatisation des finances pour les DAF, la visibilité en temps réel et des contrôles personnalisables.

En intégrant l’automatisation et l’IA à la gestion des dépenses, les DAF bénéficient de clôtures mensuelles plus rapides, d'audits plus clairs et d'informations plus précises.

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