Gestion des notes de frais : 6 conseils pour choisir la meilleure solution

Lorsqu’une entreprise choisit de mettre en œuvre un nouveau processus ou d’installer un nouveau logiciel, l’adoption de ces derniers par les collaborateurs constitue une étape décisive, qui peut parfois être considérée comme un véritable obstacle. Pour ce faire, il est essentiel de favoriser une adoption progressive de la solution choisie – en particulier dans le domaine de la gestion des notes de frais, où l'utilisation de systèmes obsolètes ou de plusieurs outils différents peut créer des données fragmentées, engendrer une perte d’efficacité, ainsi que de sérieux problèmes de communication.

Puisque les logiciels compliqués peuvent rebuter les utilisateurs, la solution choisie doit pouvoir être déployée facilement, disposer d’une interface utilisateur intuitive et être facile à utiliser par l’ensemble des collaborateurs.

Tous les logiciels Fintech et toutes les solutions de gestion des notes de frais ne se valent pas. Selon un rapport récent, « seulement 35 % des directeurs financiers estiment que leurs outils technologiques en place répondent à leurs besoins, et 99 % affirment avoir rencontré des problèmes importants et souvent liés à la qualité des données. C’est pourquoi les directeurs financiers cherchent à investir dans de nouvelles technologies capable d’améliorer leur capacité à recueillir des informations, à rationaliser leurs opérations et à accompagner leurs ambitions mondiales ».

Ainsi, trouver la solution de gestion des notes de frais idéale pour votre entreprise – c’est-à-dire une solution capable de répondre aussi bien aux besoins de votre équipe Finance qu’à ceux de vos autres équipes – n’est pas une mince affaire. Pour vous aider dans votre recherche, notre équipe Produit et notre équipe Comptable ont dressé une liste des sept caractéristiques essentielles à privilégier :

1. Une interface utilisateur intuitive

Rien n’est plus frustrant que d’avoir affaire à une solution complexe et difficile à maîtriser. Dès l’instant où vous vous y connectez, un bon logiciel de gestion des notes de frais doit vous permettre d’obtenir une visibilité complète sur les dépenses de l’entreprise et d’accéder rapidement aux données dont vous avez besoin. En somme, le logiciel idéal doit vous guider en toute simplicité, en vous fournissant des instructions et des directives faciles à comprendre, et doit également disposer d’un menu comportant des rubriques aux intitulés cohérents.

Chez Payhawk, nous concevons nos logiciels en plaçant l’équipe Finance au cœur du projet, tout en veillant à ce que tous les départements de l’entreprise soient capables de les maîtriser tout aussi facilement.

2. Un déploiement extrêmement simple

Pour faciliter l’adoption du logiciel par les utilisateurs, il est primordial de choisir une solution disposant d’un déploiement simple et rapide afin d’assurer la continuité des opérations et d’atteindre une productivité optimale. Plus le processus est rationalisé, plus vite votre entreprise pourra impulser des changements, ce qui lui permettra de gagner nettement en efficacité.

Par ailleurs, nous vous conseillons de choisir une solution disposant d’un processus d’activation instantanée de vos cartes d'entreprise. Chez Payhawk, nous activons automatiquement les cartes d'entreprise, dès que celles-ci sont émises par votre DAF ou votre chef d'équipe. Vos collaborateurs peuvent alors effectuer immédiatement des dépenses, tandis que vous pouvez définir vos propres politiques de dépenses en fonction de vos besoins.

Vous pouvez également ajouter votre carte virtuelle ou physique à votre portefeuille numérique en passant par Apple Wallet ou Google Wallet, directement via l'application Payhawk en sélectionnant « ajouter à Apple Wallet » ou « ajouter à Google Pay ».

Chez PathoQuest, c’est Tristan Poisson qui s’est occupé de l’implémentation de Payhawk. L’outil étant très ergonomique, cela ne lui a pris qu’un mois.

Il raconte : “La plateforme est intuitive et ne requiert pas de formation particulière. Tout le monde était assez demandeur et tout le monde utilise l'outil aujourd'hui. Donc l’adoption s’est faite très rapidement.” Il explique également que l'intégration NetSuite a été très facile à mettre en place et qu’il a été accompagné par une équipe “réactive, efficace et sympathique”.

3. Une application mobile facile à utiliser

Si vous souhaitez donner davantage d’autonomie à vos salariés en matière de gestion des dépenses, vous devez faire en sorte de leur proposer une solution facile à utiliser, notamment en cas de déplacement professionnel.

Grâce à notre application mobile, les salariés peuvent soumettre des demandes de fonds en toute simplicité, ce qui leur permet d'accéder immédiatement aux ressources dont ils ont besoin. Par ailleurs, notre application simplifie également la création d’une note de frais : les utilisateurs n'ont qu'à prendre leurs reçus et leurs factures en photo et le logiciel fait le reste. Grâce à la technologie OCR, il extrait alors tous les détails pertinents des documents numérisés, classe les dépenses par catégorie et les soumet pour approbation.

En outre, notre application permet de rationaliser la gestion des notes de frais grâce à des fonctionnalités qui permettent de télécharger des factures à partir de la Galerie ou des Fichiers de son smartphone ou directement à partir d’e-mails. Votre entreprise est ainsi capable de mieux organiser les dépenses, de les rendre conformes et visibles en temps réel.

Grâce à cette simplicité d’utilisation, nous avons une note de 4,5/5 sur G2 !

4. Une automatisation et une rationalisation des processus

L'intérêt de passer d'une gestion manuelle à une gestion automatisée des dépenses est de rationaliser tous vos processus financiers et d'éliminer de nombreuses tâches administratives fastidieuses et répétitives.
Si votre logiciel de gestion des dépenses ne dispose pas de workflows d’approbations automatisés ou d'une technologie d’IA dédiée au classement des reçus et des factures, il est temps que votre entreprise se mette en quête d’une solution plus moderne.

Les fonctionnalités de gestion des notes de frais de Payhawk s'appuient sur l'automatisation pour améliorer le degré d'exactitude des données relatives aux dépenses, obtenir une meilleure visibilité sur les dépenses de l'entreprise et garder le contrôle sur chaque processus.

5. Un support client et des ressources accessibles

S’adapter à un nouveau logiciel et le maîtriser prend toujours un certain temps ; c'est pourquoi il est essentiel de disposer d’un support client et de ressources facilement accessibles dès la mise en service de la solution.
Pour ce faire, nous vous conseillons de :

• Chercher un site web qui regorge de ressources et de guides étape par étape pertinents. Chez Payhawk, par exemple, nous disposons d’un centre d'aide très complet, qui couvre plusieurs sujets utiles pour nos clients – de la résolution de problèmes aux explications détaillées sur des fonctionnalités spécifiques.
• Choisir un produit avec un support client facilement accessible. Si vous gérez plusieurs entités ou si certains de vos salariés sont souvent en déplacement, vous pouvez avoir besoin d’un support client capable d’opérer sur différents fuseaux horaires. Chez Payhawk, notre équipe est multilingue et expérimentée, ce qui nous assure un taux de satisfaction client de 98 %.
• Vous renseigner sur le processus d’implémentation de la solution sélectionnée. Même si l'outil de gestion des notes de frais sélectionné est capable de prendre en charge la migration de vos données et peut être intégré à vos systèmes existants, vous aurez besoin d’être conseillé tout au long de du processus pour commencer à l’utiliser dès sa mise en service. Pour en savoir plus sur la manière d’implémenter la solution Payhawk, consultez l'interview de Martin Reindl, notre Implementation Director.

6. Une meilleure communication grâce à un système de commentaires

L'une des caractéristiques principales d'une solution moderne de gestion des dépenses est la possibilité de communiquer directement au sein de la plateforme. Chez Payhawk, nous avons introduit un système de commentaires pour aider nos clients à améliorer leur manière de collaborer et de communiquer au sein même de notre plateforme.

Qu'il s'agisse d'une dépense, d'une demande d'achat ou d'une facture, le fait de pouvoir ajouter des commentaires ou mentionner un collaborateur directement dans la solution permet d’obtenir tous les éléments nécessaires pour mieux comprendre le contexte. Cette fonctionnalité permet non seulement d'accélérer le processus d'approbation des dépenses, mais aussi de favoriser un environnement transparent et fiable.

Faites le bon choix, choisissez Payhawk

Aujourd’hui, les entreprises ont besoin d'une solution de gestion des notes de frais moderne et facile d’utilisation qui corresponde réellement à leurs besoins. Sans une approche centrée sur l'utilisateur et sur ses besoins, les fonctionnalités de la solution choisie peuvent être sous-utilisées, ce qui peut faire perdre l’entreprise en efficacité et en productivité. Une bonne solution de gestion des notes de frais doit donc permettre de rationaliser les processus, d’offrir une meilleure visibilité et de garder le contrôle sur les dépenses de l’entreprise.

Melina Bale, responsable marketing & communication à l’international chez Astrid & Miyu, déclare :

L’application Payhawk est vraiment très efficace. Elle nous permet d’approuver les dépenses à mesure que celles-ci sont soumises et d’offrir à l’équipe une certaine autonomie. Je n’ai plus besoin de passer deux heures à examiner l’ensemble des dépenses à chaque fin de mois.

Notre solution simplifie la gestion des notes de frais en permettant d’assurer un suivi en temps réel des dépenses de l'entreprise et de l’allocation des différents budgets. Elle permet également d’identifier facilement les habitudes de dépenses, ce qui permet de réduire les coûts ou de réaffecter les ressources en toute confiance. Enfin, la solution permet de prendre des décisions stratégiques en s’appuyant sur des données fiables et précises.

Grâce à Payhawk, vous êtes capable de contrôler et d’assurer le suivi des dépenses de l’entreprise tout en responsabilisant vos salariés, qu'ils soient au bureau ou en déplacement professionnel.

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