7 funcionalidades que debe tener una solución de gestión de gastos intuitiva para tu equipo

A la hora de implementar una nueva solución en la empresa, uno de los factores clave es la facilidad de uso. No basta con desplegar una herramienta: su adopción por parte de los usuarios es fundamental para que el cambio tenga éxito y no acabe siendo una más que nadie utiliza.

Esto es especialmente relevante en la gestión de gastos, donde no solo el equipo de finanzas está implicado, sino también otros miembros del equipo que participan en el proceso. Si la herramienta no es intuitiva, simplemente no se usará.

Por eso, cualquier nueva solución debe ser ágil, fácil de usar y aportar valor desde el primer momento. La curva de aprendizaje debe ser prácticamente nula. Una buena herramienta se adapta a distintos perfiles, reduce el trabajo manual y mejora los resultados sin complicar el día a día.

7 funcionalidades que debe tener una solución de gestión de gastos de empresa intuitiva

Si estás valorando implementar una solución de gestión de gastos, hay varios factores clave que deberías tener en cuenta. Por eso, hemos reunido la experiencia de nuestros equipos de producto y cuentas para definir las siete funcionalidades imprescindibles que no pueden faltar en una solución de gestión de gastos de empresa.

1. Una interfaz intuitiva

Cuando hablamos de soluciones de gestión de gastos para la empresa, no nos referimos solo a herramientas para el departamento financiero, sino a soluciones que impactan a toda la organización. Por eso, el factor más importante en una solución de gestión de gastos es que su interfaz sea clara y fácil de usar. Así, cualquier persona, sin importar su experiencia, podrá gestionar sus gastos sin complicaciones, lo que a su vez facilita el trabajo del equipo financiero, que gestiona y controla esos datos.

Una solución de gestión de gastos sencilla y accesible debe permitir a los empleados subir recibos o enviar solicitudes de fondos, entre otros procesos, de forma rápida y ágil. De forma que el equipo de finanzas pueda gestionar los gastos de manera inmediata y sin afectar a la operativa diaria del negocio o de otros equipos.

2. Curva de aprendizaje nula

La curva de aprendizaje de una solución de gestión de gastos de empresa no debería ser alta. La herramienta debe ser fácil de usar para cualquier persona dentro de la organización, ya sea que reporte gastos de forma habitual o solo puntualmente. Por eso, la sencillez y la intuición son clave.

Por ejemplo, con el software de gestión de gastos Payhawk, basta con que el usuario haga una foto al ticket y se olvide del papeleo; incluso puede tirar el recibo físico, ya que es el equipo de finanzas quien se encarga de toda la gestión.

3. Una app para gestionar gastos de empresa

Contar con una app móvil fácil de usar es fundamental para que los empleados puedan gestionar sus gastos de forma rápida, automática y al momento, especialmente cuando están fuera de la oficina o de viaje.

Payhawk, por ejemplo, cuenta con una app para gestionar gastos de empresa permite que el usuario simplemente fotografíe su recibo y la tecnología OCR extraiga automáticamente los datos relevantes, clasifique el gasto y lo envíe para aprobación. Así, se elimina el papel y se simplifica todo el proceso, tanto para el empleado, como para el equipo financiero, quiénes pueden disponer de información en tiempo real sin tener que esperar al final de mes o del viaje.

Tal y como descibe Cristina Fuentes, Responsable de Tesorería en Wallapop:

Uno de los motivos por los que elegimos Payhawk fue la accesibilidad y facilidad de uso para todo el equipo. Al ser tan intuitiva permite que cualquier empleado, incluso los que solo viajan de forma puntual, puedan gestionar sus gastos de viaje sobre la marcha. El proceso es muy sencillo: pagan, hacen una foto y pueden olvidarse del papeleo.

Conoce la historia completa de cómo Wallapop ha mejorado el proceso de gestión de gastos con Payhawk aquí.

4. Procesos automáticos y cumplimiento de políticas

El objetivo de pasar de una gestión manual a un software automatizado es simplificar todos los procesos y eliminar tareas repetitivas y administrativas. Es por ello, que una app de gestión de gastos de empresa debe incluir funcionalidades como los flujos de aprobación automáticos o IA para acelerar la gestión de gastos, recibos y facturas.

Por ejemplo, en el software de gestión de gastos Payhawk los flujos de aprobación automáticos permiten que los gastos se validen rápidamente según las políticas internas, sin cuellos de botella ni esperas innecesarias, manteniendo la agilidad de toda la empresa. Gracias a estas automatizaciones, Payhawk no solo agiliza la gestión de gastos, sino que también permite al equipo financiero mantener el control total sin interrumpir la operativa diaria del resto del equipo.

Tal y comenta Victor de las Heras, Responsable financiero y de transformación digital en ID Finance:

Uno de los factores a destacar es que la solución de Payhawk se adapta a la política. Es decir, no tuvimos que cambiar la política para adaptarla al software, si no que fue al revés, el propio software se adapta a la política.

5. Agilidad en la comunicación sobre gastos

El objetivo de usar un software para la gestión de gastos es tener todo el proceso centralizado y automatizado. En Payhawk detectamos que la gestión de gastos suele implicar comunicación dispersa en varias plataformas. Por eso, centralizamos las conversaciones en la propia herramienta, de forma que todos los implicados estén siempre en la misma página y quede guardado el historial de cada gasto.

6. Soporte y recursos para agilizar la gestión de gastos en la empresa

Contar con un equipo de soporte que responda rápido es fundamental, sobre todo durante los primeros momentos o en la implementación. Una buena solución ofrece:

• Documentación completa con guías paso a paso, como el centro de ayuda de Payhawk, que da respuesta a procesos, las dudas técnicas más frecuentes y el uso de funcionalidades específicas.
• Soporte humano en múltiples idiomas, ideal para empresas con equipos internacionales o que viajan con frecuencia. Por ejemplo, el equipo de soporte de Payhawk ofrece un tiempo medio de resolución de incidencias de 24 horas y un índice de satisfacción del 98 %.

7. Facilidades y acompañamiento para el equipo financiero

Busca una solución que acompañe al departamento financiero desde la implementación y durante el uso diario, facilitando la gestión y acelerando procesos clave como flujos de aprobación, gestión de órdenes de compra (POs) y emisión de tarjetas corporativas.

Además de la facilidad de uso del software, otro momento clave que puede marcar la diferencia es la rapidez en el proceso de implementación y de onboarding. Andrew Mowbray, Finance Manager en World Federation of Advertisers, comenta:

Lo que destacó de Payhawk fue la velocidad de la implementación. Spendesk nos dijo que tardarían tres o cuatro meses en ponerlo en marcha, pero con Payhawk estábamos listos de inmediato.

¿Por qué Payhawk es la solución ideal para tu empresa?

Payhawk destaca por ser una plataforma intuitiva, y no lo decimos solo nosotros, sino los responsables financieros de muchas empresas que ya la usan.

Algo que diferencia a Payhawk es que el software se adapta a la estructura de tu empresa y a tus procesos, y no al revés. Te permite desarrollar políticas internas, mejorar la gestión de gastos, ganar visibilidad en tiempo real, controlar presupuestos y evitar sobrecostes. Si tu también quieres descubrir cómo simplificar la gestión de gastos en tu empresa con el software intuitivo de Payhawk, puedes agendar una llamada personalizada con un experto de producto aquí.