Por qué unificar tus procesos financieros es crucial para tu negocio

Los procesos financieros fragmentados no solo hacen perder tiempo, también cuestan dinero. Cada herramienta extra, cada traspaso manual o cada entrada duplicada reduce la visibilidad y dificulta controlar el gasto. El resultado son datos retrasados, previsiones imprecisas y decisiones basadas en información incompleta.

En un escenario típico, se usa una herramienta para tarjetas corporativas, otra para gastos y una tercera para cuentas por pagar. Cada una tiene su propia licencia, mantiene los datos en silos separados y no se comunican entre sí. Para cuando se consolidan los informes, los números ya están desactualizados.

Unificar la gestión de gastos en una sola plataforma cambia por completo la situación. Se reducen costes de licencias, se agilizan los procesos y se obtiene visibilidad en tiempo real de cada transacción. Esto se traduce en datos más fiables, previsiones más precisas y la seguridad para tomar decisiones financieras más rápidas e inteligentes.

Por qué unificar tus procesos financieros importa: el enfoque Payhawk

Las decisiones estratégicas requieren datos fiables. Sin embargo, los datos fiables solo existen si todos tus procesos financieros se gestionan en un único lugar. Cuando todo pasa por un mismo sistema, tu equipo de finanzas trabaja más rápido, con mayor precisión y con la seguridad de que cada cifra refleja la realidad.

Hristo Borisov, CEO y cofundador de Payhawk, explica:

Los CFO y los fundadores deben esperar que la gestión de gastos aporte más que informes de gastos simplificados. Los datos de gasto en tiempo real y las integraciones con el ERP deben trabajar juntos para ofrecer visibilidad inmediata, de manera que puedan medir el rendimiento frente a las previsiones y controlar los niveles de efectivo con confianza.

Unificando datos fragmentados

Así es como puedes estandarizar y conectar tus flujos de trabajo en Payhawk, y por qué es importante:

1. Definir una vez, aplicar en todas partes. Configura ajustes y flujos de gastos a nivel de grupo para todas las entidades y logra estandarización, evitando el caos de múltiples herramientas.
2. Automatizar las tareas pesadas. Flujos de aprobación, facturas y pagos a proveedores (incluyendo transferencias globales a 150 países en 115 divisas) funcionan automáticamente. La captura de datos mediante OCR en más de 60 idiomas y las integraciones nativas con ERP ofrecen conciliaciones en tiempo real, ahorrando horas de trabajo manual.
3. Preparado para auditorías. Los registros de auditoría incorporados responsabilizan a todos. Cada cambio, cada aprobación y cada etapa de un gasto es visible en un solo lugar.

Funciona en todas partes y para todos

Payhawk es una plataforma en la nube, por lo que nunca hay que preocuparse por actualizaciones de hardware o almacenamiento local. Tú y tu equipo podéis acceder en cualquier momento y lugar —en la oficina, de viaje o trabajando en remoto— sin que los procesos se retrasen.

Nuestro Agente de Viajes con IA mantiene automáticamente cada transacción dentro de la política, integrando el cumplimiento desde el inicio. Con soporte completo de divisas e idiomas, puedes traducir facturas, pagar en moneda local y reembolsar a empleados globalmente. En resumen, es una plataforma diseñada para crecer contigo, donde sea que vaya tu negocio.

Ahorra tiempo y dinero en administración

Usar herramientas separadas para cada tarea financiera genera costes rápidamente: una plataforma para tarjetas corporativas, otra para gastos, otra para reembolsos y otra para cuentas por pagar. Sumando onboarding, integraciones y mantenimiento de IT, se pagan suscripciones duplicadas mientras se siguen uniendo datos manualmente.

Con Payhawk, todas esas soluciones puntuales se sustituyen por una sola plataforma. Esto significa una única licencia, una sola API, un solo inicio de sesión y un único proceso de onboarding. Además, gracias a integraciones de primer nivel con ERP como NetSuite, IT dedica menos tiempo a solucionar problemas de integración. Finanzas dedica menos tiempo a introducir datos manualmente. Y el negocio ahorra más que horas de administración: ahorra dinero real.

El impacto es claro. Por ejemplo, Essentia Analytics redujo su cierre de mes de diez a cinco días y reasignó el 50 % del tiempo de un empleado de finanzas a tareas generadoras de ingresos. Carolina Einarsson, CFO, explica:

Antes de Payhawk, usábamos varias soluciones puntuales, Excel y diferentes tarjetas de crédito, pero no teníamos una solución centralizada todo en uno. La gestión de gastos fue una victoria rápida para nosotros; vimos en Payhawk el futuro, donde podíamos tener entrada de datos de gastos, tarjetas de crédito, aprobaciones, solicitudes de gasto, pago de facturas y reembolsos, todo en un mismo lugar.

Consolida proveedores y facilita auditorías de cumplimiento

Volviendo a las integraciones con ERP: al sincronizarse directamente, plataformas como Payhawk garantizan que la información de proveedores siempre sea precisa y esté actualizada.

Cuando la plataforma de gestión de gastos se integra con el ERP, ya no es necesario gestionar datos de proveedores en múltiples sistemas. Payhawk mantiene todos los datos de proveedores en un solo lugar, reduciendo errores, duplicados o incluso fraudes. Esto asegura pagos más fluidos y una gestión de proveedores más eficiente.

En términos de cumplimiento, todo está registrado automáticamente: actualizaciones de proveedores, aprobaciones y pagos. Se puede ver exactamente quién hizo un cambio y cuándo, haciendo que las auditorías dejen de ser un problema y se conviertan en un trámite rápido.

Cómo Payhawk unifica los procesos financieros

Payhawk ayuda a tu equipo financiero a desarrollar disciplina financiera y a tomar decisiones empresariales más rápidas sin frenar la actividad. En un entorno en constante cambio, esta agilidad permite centrarse en el crecimiento en lugar de en apagar incendios. Con una sola plataforma, puedes maximizar cada euro, tomar decisiones más inteligentes y mantener la competitividad.

• Ver todo en un solo lugar. Centraliza facturas, cuentas por pagar, tarjetas corporativas y gastos. Con todo el gasto centralizado en Payhawk, tendrás finalmente un único panel para todas tus entidades.
• Visibilidad en tiempo real. En cuanto se gasta el dinero de la empresa, lo ves —no hay que esperar informes. Puedes actuar sobre datos precisos de inmediato y tomar decisiones con confianza.
• Automatiza la administración. Los flujos personalizados eliminan cuellos de botella y liberan al equipo de tareas repetitivas. Desde aprobaciones hasta revisiones masivas de gastos, la automatización facilita la vida de todos.
• Integraciones perfectas. Conecta Payhawk con tu ERP y herramientas contables, como NetSuite, Microsoft Dynamics, QuickBooks, etc. Sincroniza datos en tiempo real, acelera la conciliación y reduce a la mitad el cierre de mes.
• Mantén el control. Establece límites de gasto, define flujos de aprobación y ajusta las normas de cumplimiento según tu organización. Todos saben lo que pueden gastar y tú tienes tranquilidad.

Transformación tras unificar soluciones: State of Play Hospitality

State of Play Hospitality contaba con sistemas dispersos antes de Payhawk, según explica David Watson, Group Financial Controller:

Antes de cambiar a Payhawk, usábamos tarjetas de crédito y Bill.com para cuentas por pagar. No se integraba con NetSuite ni combinaba tarjetas y cuentas por pagar, así que había que alternar entre herramientas.

"Una de las mayores ventajas de Payhawk es la integración con nuestro software contable y la posibilidad de poner los pagos en manos de los usuarios y operadores (los locales)," continúa David. "Y trasladar las transacciones de tarjetas corporativas de los bancos tradicionales a un producto que se integra directamente con NetSuite ha sido un cambio total. Ahora ahorramos tiempo y tomamos mejores decisiones gracias a la visibilidad completa del gasto multi-entidad."

Payhawk centraliza y automatiza la gestión de gastos, tarjetas corporativas, facturas y cuentas por pagar en una única plataforma en la nube. Permite definir flujos de aprobación estandarizados, automatizar pagos y conciliaciones en tiempo real, integrarse con ERPs y herramientas contables. Si tu también quieres tomar el control de gastos y asegurar que los procesos fluyen sin procesos manuales, puedes empezar por solicitar una llamada con un experto aquí.