¿Qué reto tenía el equipo financiero antes de empezar con Payhawk?

Antes de implantar Payhawk, el equipo financiero de State of Play gestionaba el gasto utilizando múltiples herramientas desconectadas, lo que dificultaba mucho la visibilidad global de la empresa. Con operaciones en el Reino Unido y Estados Unidos, necesitaban una plataforma que unificara las transacciones y les proporcionara un control total del gasto en tiempo real. Además, la operativa en la gestión de gastos era muy manual: las tarjetas corporativas eran tradicionales, emitidas por su banco, y no estaban conectadas con su ERP. David nos explica:

"Antes de cambiar a Payhawk, usábamos tarjetas de crédito y Bill.com para las cuentas a pagar. No se integraban con nuestro ERP, NetSuite, ni combinaban tarjetas y pagos, así que teníamos que ir revisando múltiples herramientas constantemente."

Esto generaba una carga adicional de trabajo para el equipo financiero y les impedía tener una imagen clara y actualizada de los gastos en cada local. Además, al no haber una plataforma común, los equipos de operaciones no tenían visibilidad sobre su presupuesto ni podían tomar decisiones rápidas.

¿En qué momento se dio el paso a Payhawk?

El equipo de State of Play dio el paso a Payhawk cuando se dieron cuenta de que necesitaban una plataforma única que integrara tarjetas, facturas, gastos y reembolsos, con la capacidad de funcionar en ambos países donde operan y con una integración directa con NetSuite, para tener la gestión de gastos centralizada y controlada.

Lo que convenció al equipo fue la capacidad de obtener visibilidad de múltiples locales en una única plataforma. Esto permitió simplificar la gestión financiera, especialmente al tratar con varias ubicaciones en distintas zonas geográficas.

¿Cómo Payhawk ayuda a State of Play en el día a día?

Con Payhawk, el equipo de State of Play ha logrado optimizar la gestión financiera y obtener control total sobre los gastos. Algunas de las principales funcionalidades que han transformado su operativa diaria incluyen:

• Visibilidad global en tiempo real de todos sus locales: A través de Payhawk, el equipo puede ver en tiempo real los gastos de cada local, lo que les permite tener un control total sin perder agilidad. Esto es posible gracias a la integración de tarjetas corporativas, y la visibilidad directa en NetSuite, lo que simplifica procesos de conciliación y el análisis de la cuenta de resultados.

• Emisión de tarjetas corporativas con límites de gasto: Los gestores de cada local ahora pueden recibir tarjetas con los límites de gasto para gestionar sus operaciones, lo que aumenta la flexibilidad de los equipos sin comprometer el control financiero. Andrew nos explica:

"Tenemos varios proveedores que requieren el pago al inicio de la relación para comenzar una campaña o algo similar. Así que, poder emitir una tarjeta instantáneamente para nuestro compañero —con el límite exacto que necesita— para ese proveedor en particular, les permite mantenerse ágiles mientras nosotros mantenemos el control."

• Categorización de gastos por local y código contable: La configuración de campos personalizados de Payhawk es fundamental para distinguir entre locales y analizar el rendimiento de cada uno.

"Dependemos de la configuración de campos personalizados en Payhawk para distinguir entre locales y analizar su rendimiento. Tanto si se trata de categorizar por local como de asignar correctamente un gasto al código contable general, es muy útil para la distribución del gasto."

• Seguimiento de presupuestos: Al final de cada periodo, el equipo realiza un análisis de los presupuestos. Los responsables de cada local tienen acceso directo a Payhawk, lo que les permite registrar en tiempo real sus gastos y asegurarse de que están dentro de lo planificado.

"Al final del periodo, analizamos dos cosas. Primero, si hemos sido capaces de prever correctamente el gasto. Para eso, damos acceso directo a Payhawk a los responsables de cada local, para que informen sobre en qué están gastando. Así pueden seguir su presupuesto y asegurarse de cumplirlo por categoría contable."

• Detección de desviaciones a tiempo: Payhawk facilita la detección de desviaciones presupuestarias de manera ágil. Andrew nos cuenta el siguiente ejemplo:

"Podemos ver lo que hemos gastado en DJs durante un periodo determinado de tiempo gracias a las facturas que nos han enviado los responsables de local, y que hemos categorizado correctamente con su clase y código contable. Al revisar ese gasto, podemos decir: ‘Habíamos previsto 5.000 $, pero hemos gastado 7.000 $. ¿Qué ha pasado?’ ¿Nos han cobrado de más? ¿Hemos aumentado la cantidad de DJs? Y si es así, ¿debemos ajustar el presupuesto para el siguiente periodo?´"

• Integración con NetSuite: La integración con su ERP, NetSuite, permite al equipo de finanzas tener una visibilidad completa del gasto, sincronizando automáticamente facturas y recibos. Esto optimiza el cierre contable y proporciona un flujo de datos eficiente que facilita el análisis y la toma de decisiones.

"Obtenemos una visibilidad global del gasto y podemos ver nuestros recibos y facturas directamente en NetSuite gracias a la integración con Payhawk. Ese flujo de datos nos permite entender rápidamente nuestra cuenta de resultados, sin dolores de cabeza."

En resumen, Payhawk ha proporcionado a State of Play el control, la visibilidad y la eficiencia necesarios para gestionar el gasto de una manera ágil y precisa, tanto en las operaciones diarias como en la planificación financiera a largo plazo.