Optimale Standortleistung dank smarter Ausgabenkategorisierung bei State of Play

Das Leben vor Payhawk

Bevor Payhawk im Einsatz war, arbeitete das State of Play-Team mit verschiedenen, nicht miteinander verbundenen Tools im Finanzbereich. Mit mehreren Standorten in den USA und Großbritannien war es das Ziel, einen globalen Überblick über alle Ausgaben zu gewinnen und Zahlungsprozesse – vom Ausgabenmanagement bis zur Integration ins ERP-System NetSuite – effizienter zu gestalten.

"Vor Payhawk nutzten wir in Großbritannien ein recht manuelles System und verwalteten unsere Ausgaben komplett über NetSuite," erklärt David Watson, Group Financial Controller bei State of Play. "Kartenzahlungen liefen über eine klassische Kreditkarte unserer Bank."

Das Team suchte nach einer global einsetzbaren Plattform, die Karten, Rechnungen und erstattungsfähige Ausgaben in einem System vereint – sowohl für die USA als auch Großbritannien.

"Vor dem Wechsel zu Payhawk nutzten wir Kreditkarten und bill.com als Lösung für die Kreditorenbuchhaltung. Die Tools ließen sich nicht mit NetSuite integrieren und boten keine Kombination aus Karten- und Zahlungsabwicklung – daher mussten wir ständig zwischen Systemen wechseln," so David weiter. "Ein großer Vorteil von Payhawk ist die Integration mit unserer Buchhaltungssoftware und die Möglichkeit, Zahlungen direkt in die Hände unserer Mitarbeitenden und Standortteams zu geben."

Payhawk überzeugte auf ganzer Linie durch den All-in-One-Ansatz.

"Die Firmenkreditkartentransaktionen weg von klassischen Banken hin zu einem Produkt mit direkter NetSuite-Integration zu bringen, war ein echter Game Changer!" sagt David. "Heute sparen wir Zeit und treffen fundiertere Entscheidungen – dank voller Transparenz über unsere standortübergreifenden Ausgaben."

Einfaches Management mehrerer Unternehmenseinheiten

Mit mehreren Standorten in den USA und Großbritannien ist ein umfassendes Multi-Entity-Management für das Team von State of Play von zentraler Bedeutung.

„Der internationale Fokus von Payhawk ist für uns enorm wichtig,“ erklärt David. „Vor allem die Möglichkeit, schnell zwischen den Dashboards und einzelnen Einheiten zu wechseln, um genau zu sehen, wann und wo eine Transaktion stattgefunden hat.“

Das Dashboard für das Multi-Entity-Management ist für das Finanzteam essenziell, da es einen aktuellen Überblick über sämtliche Ausgaben jeder Einheit bietet – inklusive Zeitpunkt und Grund jeder Kartentransaktion.

„Das war letztlich der entscheidende Punkt für Payhawk. Wir zahlen pro Plattform statt pro Transaktion – das ist für uns als Unternehmen in der Freizeit- und Gastronomiebranche enorm wichtig.“

„Derzeit besteht unsere Gruppe aus sechs Einheiten, aber mit dem weiteren Wachstum steigt auch der Bedarf an einer Plattformlösung mit pauschalem Preismodell,“ so David. „Das war letztlich der entscheidende Punkt für Payhawk. Wir zahlen pro Plattform statt pro Transaktion – das ist für uns als Unternehmen in der Freizeit- und Gastronomiebranche enorm wichtig.“

Individuell anpassbare Ausgabenkategorisierung – und der Preis der DJs

Während das Multi-Entity-Management für den umfassenden Überblick über Ausgaben unverzichtbar ist, schätzt das Finanzteam vor allem die flexiblen Anpassungsmöglichkeiten unserer Lösung.

„Wir verlassen uns stark auf die anpassbaren Klassifizierungseinstellungen in Payhawk, um zwischen den Standorten zu unterscheiden und deren Performance zu analysieren,“ berichtete Andrew Jacobi, VP of US Finance. „Wir legen individuelle Felder an, die unsere Karteninhaber nutzen, um ihre Ausgaben zu kategorisieren. Ob es um die Einteilung nach Standorten oder die richtige Zuordnung im Hauptbuch geht – das erleichtert uns die Ausgabenallokation enorm.“

Für ein Hospitality-Unternehmen mit mehreren Standorten wie State of Play ist das Nachverfolgen der Ausgaben über die verschiedenen Betreiber hinweg komplex. Das Finanzteam muss Ausgaben überwachen, Prognosen erstellen und Budgets kontrollieren. Unsere anpassbaren Kategorien sind genau darauf ausgelegt. Das Team nutzt die Lösung, um schnell Abweichungen und mögliche Überausgaben in unterschiedlichen Kostenbereichen zu erkennen.

„Am Periodenende prüfen wir zwei Dinge: Haben wir unsere Ausgaben richtig prognostiziert? Dafür setzen wir Payhawk direkt bei unseren Standortmanagern ein, damit sie ihre Ausgaben selbst erfassen können. So behalten sie ihr Budget in jeder Hauptbuchkategorie im Blick,“ erklärte Andrew. „Zum anderen schauen wir auf die Abweichungen zum Budget – ob eine Ausgabenkategorie über- oder unterschritten wurde. Payhawk hilft uns, Überausgaben in einzelnen Bereichen unserer Gewinn- und Verlustrechnung schnell zu erkennen. Zum Beispiel wenn wir feststellen, dass wir in einem Standort zu viel oder mehr als erwartet für DJs ausgegeben haben.“

„Payhawk ermöglicht es uns, Überausgaben schnell zu erkennen – etwa wenn wir bei einem bestimmten Standort mehr für DJs ausgeben als geplant.“

„Wir können dank der von unseren Teams eingereichten Rechnungen genau sehen, wie viel wir im Zeitraum für DJs ausgegeben haben und diese den richtigen Klassen und GL-Codes – also den jeweiligen Standorten – zuordnen,“ führte Andrew aus. „So können wir sagen: ‚Wir hatten 5.000 Dollar eingeplant, aber 7.000 Dollar ausgegeben – was ist passiert? Wurden wir zu hoch belastet? Haben wir die DJ-Häufigkeit erhöht? Falls ja, sollten wir das Budget für die nächste Periode anpassen.“

Lieferanten- und Vendor-Management

Gute Beziehungen zu Lieferanten sind für Unternehmen wie State of Play entscheidend, um zuverlässigen Zugang zu hochwertigen Produkten und Services zu sichern. Das verbessert die Gästeerfahrung und trägt maßgeblich zum Erfolg bei.

Früher war das Finanzteam bei alten Anbietern oft der Engpass im Vendor- und Lieferantenmanagement. Die Teams vor Ort oder im Head Office konnten nicht schnell genug einkaufen, weil sie auf Firmenkarten oder Freigaben warten mussten.

„Einige unserer Lieferanten verlangen eine Vorauszahlung zu Beginn einer Zusammenarbeit, etwa für Kampagnen,“ berichtete Andrew. „Daher ist es entscheidend, dass wir unseren Mitarbeitenden sofort eine Karte mit genau dem nötigen Limit für den jeweiligen Vendor ausstellen können. So bleiben sie flexibel, während wir die Kontrolle behalten.“

Auch die Verwaltung von Lieferantenrechnungen ist einfacher geworden. Dank unserer intelligenten OCR-Technologie werden Rechnungsdaten sofort beim Hochladen in das ERP-System NetSuite übertragen.

„Wir erhalten vollständige globale Ausgabenübersicht und können Belege und Rechnungen dank Payhawks Integration direkt in NetSuite einsehen. Dieser Datenfluss ermöglicht es uns, unsere Gewinn- und Verlustrechnung schnell und unkompliziert zu verstehen,“ erklärte Andrew.

Mit smartem Ausgabenmanagement zum Erfolg

Seit der Einführung unserer Lösung konzentriert sich das State of Play Team lieber auf das Vergnügen vor Ort und behält die Finanzen klar und einfach im Griff.

Unternehmen wie State of Play profitieren durch den Wechsel zu Payhawk erheblich – etwa durch Zeitersparnis dank nahtloser ERP-Integration und bessere Entscheidungen durch Echtzeit-Transparenz bei Ausgaben.

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