Individuelle Ausgabenkategorien für Ihr Geschäftsmodell

Es gibt zwei Wege, mit denen Unternehmen ihre Ausgaben tracken können: manuell oder mithilfe von Automatisierungen. Bei der manuellen Methode wird jede Ausgabe in einer Excel-Tabelle oder einer Buchhaltungssoftware wie QuickBooks erfasst. Bei einer automatisierten Nachverfolgung ist jedoch eine Kostenmanagement-Lösung erforderlich.

Diese beinhaltet die Nutzung von Firmenkarten und einer Ausgabenverwaltung, in der alle von Mitarbeitenden oder Auftragnehmern im Namen des Unternehmens getätigten Ausgaben automatisch erfasst werden.

Auf ihr Geschäftsmodell zugeschnittene Ausgabenkategorien

Die Ausgabenkategorien, die Sie für Ihr Unternehmen erstellen, sollten an Ihre spezifischen Anforderungen angepasst sein. Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiterausgaben nach Abteilung erfassen möchte, können Sie beispielsweise Ausgabenkategorien mit den Namen „Marketing“ oder „HR“ erstellen. Neue Mitarbeitende können dann einer dieser Kategorien zugeordnet werden, sodass Sie ihre Ausgaben und ihr Budget transparent nachverfolgen können.

Eine gute Herangehensweise für den Start dieses Prozesses, ist die Einteilung der Ausgaben in folgende 3 Hauptkategorien: Betrieb, Kapital und Sonstige.
Zu den Betriebsausgaben gehören die Ausgaben, die mit dem täglichen Betrieb eines Unternehmens in Zusammenhang stehen. Kapital bezeichnet jene Ausgaben, die für langfristiges Wachstum erforderlich sind. Alles andere fällt unter Sonstige.

Dieser Ansatz hat viele Vorteile:

• Sie können die Ausgaben Ihres Unternehmens mit Mitbewerbern in Ihrer Branche oder sogar mit den eigenen historischen Daten Ihres Unternehmens vergleichen
• Legen Sie Ziele und Prognosen für zukünftige Budgets und Ausgaben fest
• Vergleichen Sie Ihre Performance mit anderen Unternehmen in ähnlichen Branchen;
• Ermitteln Sie Bereiche mit Einsparungspotenzial, ohne negative Auswirkung auf ihr Geschäft (z. B. Büromaterial).

Integration von Ausgabenkategorien in Buchhaltungs- und ERP-Software

Im Hinblick auf Software-Integrationen sind Daten das A und O. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware nutzen, geben Sie Ihr Zahlungsdaten wahrscheinlich noch manuell ein, um sie im Anschluss zu analysieren und abzustimmen..

Mit einer Lösung zur Ausgabenverwaltung wie Payhawk gehört die manuelle Dateneingabe endlich der Vergangenheit an. Unsere Firmenkarten lassen sich mit unserer Ausgabenverwaltungssoftware, synchronisieren, sodass Sie Zahlungen und Ausgaben auf nur einer Plattform verwalten können.

Dank der direkten ERP-Integration mit NetSuite und den optimierten Integrationen mit QuickBooks, Xeround vielen mehr, gehören manuelle Dateiuploads der Vergangenheit an. Ihre Daten werden nach nur wenigen Klicks nahtlos synchronisiert. Die in der Payhawk-Lösung verwendeten Ausgabenkategorien sind sogar benutzerdefiniert anpassbar, sodass Sie alle Ausgaben automatisch der richtigen Kategorie zuordnen werden können.

"Mit Payhawk kann jeder Karteninhaber den Vorgang selbst kodieren und sehen, wohin das Geld fließt“, so Uchenna, Finance Manager bei MDM Props. „Das ist wichtig, weil so alle Informationen an einem Ort bleiben und wir anhand der gesammelten Informationen zu den Projektbudgetausgaben erkennen können, wo Verbesserungsmöglichkeiten bestehen. Außerdem bleibt uns nun mehr Zeit für proaktive Projektanalysen, da wir keine Belege mehr suchen müssen."

Buchhaltungssoftware dient der Erstellung von Finanzberichten und der Buchführung. Gut geeignet, um die Finanzen Ihres Unternehmens im Auge zu behalten, fehlen Ihnen dort allerdings Funktionen zur Verwaltung Ihrer Ausgaben. Ausgabenverwaltungssoftware ist hingegen genau für diese Vorgänge ausgelegt. Mithilfe einer solchen Software Sie einfach nachverfolgen und steuern, wie viel Geld in welche Ihre Ausgabekategorien fließt, etwa Reisen, Unterhaltung, Büromaterial usw.

Benutzerdefinierte Einrichtung mit Payhawk

Bei Payhawk haben Sie die Möglichkeit, beliebig viele eigene Ausgabenkategorien zu erstellen, die dann automatisch mit Ihrem Buchhaltungssystem synchronisiert werden. Die Einrichtung der Ausgabenkategorien erfolgt ganz einfach innerhalb der Lösung, indem Sie die benutzerdefinierten Felder anpassen.

Wenn dann jemand eine Zahlung tätigt und ein Foto des Belegs hochlädt, kann im Anschluss die entsprechende Kategorie ausgewählt werden. Die Ausgabe wird anschließend in Echtzeit in der Budget- und Buchhaltungssoftware bzw. ERP-Software richtig einsortiert.

Ausgabenkategorien auf einen Blick: Die Kernpunkte

Die Kategorisierung Ihrer Ausgaben ist ein wichtiger Schritt bei der Planung und Analyse Ihrer finanziellen Performance. So erhalten einen Einblick, wohin Ihr Geld fließt, und können bessere Entscheidungen über zukünftige Ausgaben und Investitionen treffen. (So wird ersichtlich, wie viel Geld im Laufe der Zeit für steuerliche Zwecke ausgegeben wurde.)

Benutzerdefinierte Ausgabenkategorien ermöglichen höhere Präzision und Effizienz. Sie können Ihre Ausgaben in Kategorien und Unterkategorien einteilen, den ROI zu berechnen und mit hoher Treffsicherheit Bereiche identifizieren, in denen Sie Einsparungen vornehmen können. Unsere ERP-Integration bei Payhawk arbeitet auch nach dem Konzept der periodengerechten Abgrenzung, sie differenziert also zwischen dem Datum der Rechnung bzw. des Belegs und dem der Zahlungsanerkennung. Das Ergebnis: höhere Genauigkeit und weniger Aufwand für unsere Kunden.

Möchten Sie herausfinden, wie Finanzteams Ausgabenkategorien erstellen, die perfekt zu ihrem Geschäftsmodell passen? Buchen Sie noch heute eine Demo..