Goodbye zur manuellen Finanzverwaltung: Wie Sie Echtzeit-Abgleiche meistern

Alle Ihre relevanten Buchhaltungsfelder werden von Payhawk automatisch eingerichtet und mit NetSuite synchronisiert.

Für die Kunden ist der Anschluss einfach. Sobald ihre NetSuite-Tochtergesellschaft mit Payhawk verbunden wurde, ist Folgendes möglich:

• Synchronisierung ihrer Kontenpläne, Steuerkennzeichen, Abteilungen und Klassifizierungen
• Erstellung von Bankkonten in NetSuite für jede aktive Währung
• Erstellung von Payhawk-Konten für Allgemeines und Gebühren
• Synchronisierung von Payhawk- und NetSuite-Kontoständen eines bestimmten Datums
• Automatische Übertragung von Zahlungen und Ausgaben in Echtzeit

Außerdem exportieren wir automatisch als geprüft markierte Ausgaben sowie Zahlungen, die von der Bank freigegeben oder beglichen wurden. Alles wird nahtlos synchronisiert, was Zeit und Mühe spart und Aufgaben wie den Zahlungsabgleich vereinfachen und automatisieren.
Kunden können Payhawk mit NetSuite nach Bedarf mit vier zentralen Konfigurationen einrichten; Folgendes ist dann möglich:

• Entscheiden Sie, wie Sie Erstattungen exportieren möchten (Spesenabrechnungen oder Lieferantenrechnungen).
• Sie können Direktbuchung in den Hauptbuchkonten oder Nicht-Lagerartikeln auswählen.
• Sie können Payhawk-Wallets erstellen oder zu NetSuite-Bankkonten zuordnen.
• Wählen Sie, welches Konto Sie für Fremdwährungs- und Geldautomaten-Gebühren verwenden möchten. Darüber hinaus erstellt Payhawk ein Zwischenkonto (Payhawk General), das bei Mapping-Unterbrechungen genutzt wird.

Die Technologie der optischen Zeichen- oder Texterkennung stellt eine besonders praktische Weise der Datenextraktion dar. Sie erleichtert den Prozess enorm, da Karteninhaber nur mit ihrer Payhawk-Karte zahlen und ein Foto von einem Beleg aufnehmen oder eine PDF-Rechnung hochladen müssen, damit anschließend die relevanten Informationen mithilfe von OCR abgerufen werden können. Der Vorteil: Die mühsame Dateneingabe für Sie und Ihr Finanzteam entfällt. Darüber hinaus nutzen wir die OCR von Google, damit wir Daten in mehr als 65 Sprachen, einschließlich Kyrillisch, lesen können.

• Mit der OCR-Datenextraktion erfassen wir folgende Informationen:
• Lieferantenname
• Datum
• Fälligkeitstermin
• Land
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Betrag
• Umsatzsteuerbetrag

Jemand hat vergessen, einen Beleg in die App hochzuladen? Fehlende Belege bereiten dem Finanzteam am Monatsende erhebliches Kopfzerbrechen und machen einen Echtzeit-Abgleich unmöglich. In solchen Fällen erinnert die Lösung von Payhawk die Verantwortlichen automatisch daran, die mangelnden Informationen hochzuladen, was dem Team noch mehr Zeit und Mühe erspart.

Und diese fehlenden Belege sind durchaus mehr als eine Bagatelle. Das erläutert Mathias Götz, Senior Projekt Manager bei ATU in Deutschland:

„Belegen müssen wir nicht länger nachjagen. Seit wir Payhawk verwenden, müssen Manager lediglich ein Foto Ihres Belegs machen – wodurch er digitalisiert wird – und es in das automatisierte Finanzsystem eingeben. Bereits im ersten Jahr hat diese Änderung für ATU zu einer Amortisierung in Höhe von 2 Millionen Euro durch das Finanzamt geführt – ein Betrag, der sonst verloren gegangen wäre.“

Wenn Ihre Abstimmungen oder Zahlungs- und Rechnungsabgleiche immer noch 32 Stunden pro Woche in Anspruch nehmen, dann ist es höchste Zeit zu handeln. Giancarlo Bruni, CFO beim E-Commerce-Unternehmen Heroes, welches seinen Hauptsitz in London hat, bringt es auf den Punkt:

„Könnten wir ohne eine Ausgabenmanagementlösung und ein ERP-System auskommen? Schon, aber das wäre, als würden wir ein 30 Jahre altes Auto fahren: Es wäre weder bequem noch benutzerfreundlich und wir kämen definitiv nur sehr langsam voran. Möglich, dass andere Unternehmen kein Problem damit haben, 25 Mitarbeitende im Backoffice mit der Dateneingabe zu beschäftigen, aber es gibt heute einfach effizientere, schnellere Lösungen. Wir setzen lieber auf die Automatisierung unserer Prozesse und auf die Lösungsintegration, sodass wir Personalausgaben sparen können.“

Sparen Sie Zeit und optimieren Sie Transparenz und Entscheidungsfindung mit Abgleichen in Echtzeit. Übertragen Sie Ihren Mitarbeitenden nützlichere Aufgaben als das bloße Eintippen von Zahlen. Buchen Sie eine Demo, um mehr zu erfahren.