Goodbye zur manuellen Finanzverwaltung: Wie Sie Echtzeit-Abgleiche meistern

Tatsächlich jedoch müssen viele Unternehmen feststellen, dass Abstimmungen alles andere als unkompliziert sind. So gab das Londoner Kunstfertigungsunternehmen MDM Props an, dass der manuelle Abgleich (einschließlich der Nachverfolgung von Belegen) vor der Umstellung auf Payhawk als Ausgabenverwaltungslösung 32 Stunden pro Woche in Anspruch nahm. Das entspricht vier Arbeitstagen!

Probleme entstehen dann, wenn das Finanzteam die beiden Datensätze aus verschiedenen Gründen nicht abgleichen kann.

1. Persönliche Karten wurden verwendet, was die Nachverfolgung von Zahlungsdetails erschwert.
2. Kollegen haben zwar Firmenkarten benutzt, aber keine Quittungen als Nachweis aufbewahrt.
3. Lieferantenrechnungen wurden bezahlt, aber nirgendwo gespeichert.
4. Eine Ausgabe wurde ohne Genehmigung getätigt und hängt nun in der Schwebe.

Mögliche Fehler im Abstimmungsprozess

Probleme mit fehlenden und widersprüchlichen Informationen sind erst der Anfang. Wenn Sie in einem Finanzteam ohne Ausgabenverwaltungslösung (oder mit mehreren nicht miteinander verbundenen Lösungen) arbeiten, beginnt die eigentliche Arbeit womöglich erst dann, wenn Sie endlich alle fehlenden Unterlagen zusammengetragen haben. Sie müssen die Daten jetzt manuell in Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr ERP-System eingeben, um sicherzustellen, dass sie korrekt aktualisiert werden. Dieser Vorgang nimmt ganze Tage in Anspruch. Und das, bevor Sie die Datensätze überhaupt abgeglichen haben.

Sie können erst dann mit der Bearbeitung des Monatsabschlusses beginnen, wenn Sie alle wichtigen Abgleiche vorgenommen haben. Dazu gehören:

• Bankabgleich – Buchhaltungssystem verglichen mit Kontoauszug
• Liste mit fälligen Kreditoren – Buchhaltungssystem verglichen mit Lieferantenbescheinigungen
• Liste mit fälligen Debitoren – Buchhaltungssystem verglichen mit benutzerdefinierten Überweisungen/Zahlungen, Rechnungen verglichen mit unterzeichneten Verträgen
• Intercompany-Abstimmung (bei der Konsolidierung aufzuheben)

Die Lösung

Unternehmen müssen 1) Daten auf einfache Weise erfassen und 2) sie nahtlos mit der ERP- oder Buchhaltungssoftware synchronisieren, um Zeit zu sparen und einen optimalen Überblick in Echtzeit zu erhalten.

Bei Payhawk machen wir beides möglich. Unsere Software verfügt über intelligente Technologie zur optischen Zeichenerkennung (OCR, Optical Character Recognition), die Beleg- und Rechnungsdaten in Sekundenschnelle erfasst. Und unsere herausragenden Integrationen verbinden unsere Lösung mit Ihrer Buchhaltungssoftware oder dem ERP-System Ihrer Wahl.

Unsere direkte Integration mit NetSuite zum Beispiel folgt unserer einzigartigen Integrationsstrategie, die eine nahtlose Datensynchronisierung in den Vordergrund stellt, um unseren Kunden Stunden oder sogar Tage an Arbeit zu ersparen.

Unsere Integration funktioniert nach dem Konzept der periodengerechten Abgrenzung, sie differenziert also zwischen dem Datum der Rechnung bzw. des Belegs und dem der Zahlungsanerkennung. Das Ergebnis: höhere Genauigkeit und weniger Aufwand für unsere Kunden.

Nahtlose Synchronisierung

Alle Ihre relevanten Buchhaltungsfelder werden von Payhawk automatisch eingerichtet und mit NetSuite synchronisiert.

Für die Kunden ist der Anschluss einfach. Sobald ihre NetSuite-Tochtergesellschaft mit Payhawk verbunden wurde, ist Folgendes möglich:

• Synchronisierung ihrer Kontenpläne, Steuerkennzeichen, Abteilungen und Klassifizierungen
• Erstellung von Bankkonten in NetSuite für jede aktive Währung
• Erstellung von Payhawk-Konten für Allgemeines und Gebühren
• Synchronisierung von Payhawk- und NetSuite-Kontoständen eines bestimmten Datums
• Automatische Übertragung von Zahlungen und Ausgaben in Echtzeit

Exportieren von Ausgaben

Außerdem exportieren wir automatisch als geprüft markierte Ausgaben sowie Zahlungen, die von der Bank freigegeben oder beglichen wurden. Alles wird nahtlos synchronisiert, was Zeit und Mühe spart und Aufgaben wie den Zahlungsabgleich vereinfachen und automatisieren.

Kunden können Payhawk mit NetSuite nach Bedarf mit vier zentralen Konfigurationen einrichten; Folgendes ist dann möglich:

• Entscheiden Sie, wie Sie Erstattungen exportieren möchten (Spesenabrechnungen oder Lieferantenrechnungen).
• Sie können Direktbuchung in den Hauptbuchkonten oder Nicht-Lagerartikeln auswählen.
• Sie können Payhawk-Wallets erstellen oder zu NetSuite-Bankkonten zuordnen.
• Wählen Sie, welches Konto Sie für Fremdwährungs- und Geldautomaten-Gebühren verwenden möchten. Darüber hinaus erstellt Payhawk ein Zwischenkonto (Payhawk General), das bei Mapping-Unterbrechungen genutzt wird.

OCR-Technologie für nahtloses Scannen, Verarbeiten und Speichern von Rechnungen

Die Technologie der optischen Zeichen- oder Texterkennung stellt eine besonders praktische Weise der Datenextraktion dar. Sie erleichtert den Prozess enorm, da Karteninhaber nur mit ihrer Payhawk-Karte zahlen und ein Foto von einem Beleg aufnehmen oder eine PDF-Rechnung hochladen müssen, damit anschließend die relevanten Informationen mithilfe von OCR abgerufen werden können. Der Vorteil: Die mühsame Dateneingabe für Sie und Ihr Finanzteam entfällt. Darüber hinaus nutzen wir die OCR von Google, damit wir Daten in mehr als 65 Sprachen, einschließlich Kyrillisch, lesen können.

• Mit der OCR-Datenextraktion erfassen wir folgende Informationen:
• Lieferantenname
• Datum
• Fälligkeitstermin
• Land
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Betrag
• Umsatzsteuerbetrag

Was, wenn Belege fehlen?

Jemand hat vergessen, einen Beleg in die App hochzuladen? Fehlende Belege bereiten dem Finanzteam am Monatsende erhebliches Kopfzerbrechen und machen einen Echtzeit-Abgleich unmöglich. In solchen Fällen erinnert die Lösung von Payhawk die Verantwortlichen automatisch daran, die mangelnden Informationen hochzuladen, was dem Team noch mehr Zeit und Mühe erspart.

Und diese fehlenden Belege sind durchaus mehr als eine Bagatelle. Das erläutert Mathias Götz, Senior Projekt Manager bei ATU in Deutschland:

„Belegen müssen wir nicht länger nachjagen. Seit wir Payhawk verwenden, müssen Manager lediglich ein Foto Ihres Belegs machen – wodurch er digitalisiert wird – und es in das automatisierte Finanzsystem eingeben. Bereits im ersten Jahr hat diese Änderung für ATU zu einer Amortisierung in Höhe von 2 Millionen Euro durch das Finanzamt geführt – ein Betrag, der sonst verloren gegangen wäre.“

Revolutionäre Abgleiche in Echtzeit

Wenn Ihre Abstimmungen oder Zahlungs- und Rechnungsabgleiche immer noch 32 Stunden pro Woche in Anspruch nehmen, dann ist es höchste Zeit zu handeln. Giancarlo Bruni, CFO beim E-Commerce-Unternehmen Heroes, welches seinen Hauptsitz in London hat, bringt es auf den Punkt:

„Könnten wir ohne eine Ausgabenmanagementlösung und ein ERP-System auskommen? Schon, aber das wäre, als würden wir ein 30 Jahre altes Auto fahren: Es wäre weder bequem noch benutzerfreundlich und wir kämen definitiv nur sehr langsam voran. Möglich, dass andere Unternehmen kein Problem damit haben, 25 Mitarbeitende im Backoffice mit der Dateneingabe zu beschäftigen, aber es gibt heute einfach effizientere, schnellere Lösungen. Wir setzen lieber auf die Automatisierung unserer Prozesse und auf die Lösungsintegration, sodass wir Personalausgaben sparen können.“

Sparen Sie Zeit und optimieren Sie Transparenz und Entscheidungsfindung mit Abgleichen in Echtzeit. Übertragen Sie Ihren Mitarbeitenden nützlichere Aufgaben als das bloße Eintippen von Zahlen. Buchen Sie eine Demo, um mehr zu erfahren.