Sparen Sie Ihrem KMU mehr als 30 Stunden pro Woche dank der schnellen, präzisen Bankabstimmungen

Der Monat neigt sich dem Ende zu und Sie versuchen, Ihre Buchhaltung pünktlich abzuschließen. Aber... Sie haben gerade einige Unstimmigkeiten in Ihrer Bilanz entdeckt, einige fehlende Belege Ihrer jüngsten Geschäftszahlungen und, was noch schlimmer ist, einen Mangel an Transparenz darüber, wer die Zahlungen überhaupt getätigt hat. Die verlorenen Belege verursachen stundenlange Nachforschungen bei Ihnen und Ihrem Team, und Sie können den Monat nicht pünktlich abschließen.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Bankenabgleich verstehen

Wenn Sie jemals Ihre Unternehmensausgaben abgleichen mussten und die Informationen große Lücken aufwiesen, wissen Sie, dass kaum etwas frustrierender ist, als herauszufinden, was mit Ihrem Geld geschehen ist. Der Prozess ist mühsam und zeitaufwändig und es kann Tage dauern, alle Belege manuell zu erfassen, um sie mit den Transaktionen abzugleichen, insbesondere wenn Ihre Kollegen eine Firmenkarte gemeinsam nutzen.

Ein Artikel auf der Jobbörse Indeed.com schlüsselt den Prozess für die Kontenabstimmung wie folgt auf:

• Bankbelege einholen
• Geschäftsaufzeichnungen sammeln
• Einen Ausgangspunkt finden
• Bankeinzahlungen und -abhebungen überprüfen
• Einnahmen und Ausgaben überprüfen
• Kontoauszüge bereinigen
• Kassenbestand bereinigen
• Endsalden vergleichen

Warum ist die Kontenabstimmung für Ihr Unternehmen so wichtig?

Das Fehlen eines soliden Prozesses für die Kontenabstimmung kann zu erheblichen Fehlern in den Jahresabschlüssen führen. Die Abstimmung trägt dazu bei, Vertrauen in die Buchführung zu schaffen und Unstimmigkeiten bei der Steuererklärung und potenziellen Prüfungen zu vermeiden.

Die Kontenabstimmung trägt ebenso dazu bei, dass Sie einen genauen Überblick darüber erhalten, wie viel Geld auf Ihrem Bankkonto ein sowie aus geht. So können Sie gezielt Kosteneinsparungsmaßnahmen umsetzen oder Strategien entwickeln, die das Wachstum vorantreiben. Außerdem werden dadurch Fehler hervorgehoben, deren Ursache analysiert und dafür gesorgt, dass sich diese nicht wiederholen.

Kontenabstimmung, neu definiert: So erreichen Sie Ausgabentransparenz, Verantwortlichkeit und Kontrolle

Wenn Sie der CFO oder Finanzleiter eines KMUs sind, verwalten Sie die Abstimmungen wahrscheinlich nicht allein. Vielleicht haben Sie sogar Mitarbeiter eingestellt, um die manuellen Prozesse der Kontenabstimmungen zu erleichtern, beispielsweise das Verfolgen von Zahlungen und das Einholen von Belegen. Selbst mit der Hilfe eines Teams kann es eine Herausforderung sein, mit dem Prozess Schritt zu halten und jeden Monat pünktlich abzuschließen.

Sie (und Ihr Finanzteam) sind möglicherweise auch aufgrund der mit der Kontenabstimmung einhergehenden manuellen Verwaltungsarbeit und der fehlenden Verantwortlichkeit durch andere Abteilungen hinsichtlich Ausgaben frustriert. Sie sind wahrscheinlich auch nicht glücklich darüber, dass das von Ihnen eingestellte Team hoch qualifizierter Finanzexperten die meiste Zeit damit verbringt, Belege zu suchen und Daten einzugeben.

Hier kann eine Spesenmanagementlösung helfen, einschließlich Spesenmanagementsoftware, Visa-Firmenkarten und vielen Automatisierungsmöglichkeiten. Mithilfe dieser Lösung können Sie Ihre Transaktionen digital erfassen (keine Dateneingabe erforderlich!), kategorisieren und den entsprechenden Konten und Kategorien zuordnen. Dank der Spesenmanagementlösung können Sie mithilfe von Forecasts auch einen gesunden Cashflow sicherstellen.

Eine Herausforderung besteht darin, dass viele KMUs separate Systeme für Spesenmanagement und Kartenausgaben verwenden, was bedeutet, dass sie ihre Spesenabrechnungen manuell vergleichen oder ihre Transaktionen von mehreren Plattformen aus verfolgen müssen. Dieser Prozess ist zeitaufwändig, frustrierend und nicht unbedingt vorteilhaft, wenn man Fristen einhalten und Fehler vermeiden möchte.

MDM Props, ein in London ansässiges Unternehmen für Kunstproduktion, kannte diese Herausforderung nur allzu gut, da es nicht miteinander verbundene Firmenkarten, Spesenverwaltungstools und Buchhaltungssoftware nutzte. Als sie für ihre Karten und Ausgaben zu Payhawk wechselten – und damit zur One-Click-Sage-Integration – meldeten sie eine Zeitersparnis bei Kartenabstimmungen von über 32 Stunden pro Woche.

Das Scaleup für Fondsmanager-Einblicke, Essentia Analytics, meldete nach dem Wechsel zu Payhawk eine Einsparung von fünf Tagen zu Monatsende. Außerdem sind sie der Meinung, dass die Integration von Payhawk mit Xero die beste ist, die sie je gesehen haben, da sie ihre Daten mit nur einem Klick exportieren können.

So kann Payhawk helfen

Payhawk gibt Ihnen mehr Kontrolle über alle Bereiche Ihrer Geschäftsausgaben und bietet mehr Effizienz. Von der Datenerfassung über die optische Zeichenerkennung (OCR, Optical Character Recognition) bis hin zu optimierten Integrationen von Buchhaltungssoftware mit Unternehmen wie QuickBooks.

Die Payhawk-App nutzt eine innovative OCR-Technologie, um Belege automatisch zu lesen und zu digitalisieren. So können Unternehmen manuelle Eingaben eliminieren und gleichzeitig wichtige Details wie Transaktionsbetrag und Artikelbeschreibung erfassen. Diese Funktion ist besonders vorteilhaft für Finanzteams, da die Verantwortung für die Ausgaben beim Karteninhaber liegt.

Stellen Sie sich vor, der Karteninhaber tätigt mit seiner Payhawk Karte einen Einkauf für die Arbeit. Er macht ein Foto des Belegs, lädt ihn in Sekundenschnelle in die App hoch und wählt eine Kategorie aus (aus einer Auswahl, die von seinem Manager in Zusammenarbeit mit dem Finanzteam voreingestellt wurde). Die Karteninhaber sind glücklich, weil die Bedienung der App so einfach ist. Es besteht kein Druck, Papierbelege mit sich herumzutragen bzw. aufzuheben und die Ausgaben werden ordnungsgemäß in die Budget- oder die Projektausgaben der Karteninhaber eingeordnet.

Das Finanzteam ist noch glücklicher, da die Karteninhaber für die Ausgaben verantwortlich sind und es bei Monats- bzw. Jahresabschlüssen und Steuererklärungen kein Rätselraten mehr gibt. Das Team kann alle Ausgaben in Echtzeit sehen und die Spesenmanagementsoftware ohne großen Zeitaufwand aktualisieren, wenn beispielsweise strengere Kartenkontrollen eingeführt werden müssen.

Dank der Payhawk-Lösung können Sie und Ihre Finanzkollegen sich darauf konzentrieren, strategische Geschäftsentscheidungen zu treffen und Einsparmöglichkeiten aufzuzeigen, anstatt fehlenden Belegen nachzujagen.

Ihre nächsten Schritte?

Für Unternehmen, die expandieren wollen, ist das Tracking der Ausgaben ein wichtiger Bestandteil einer guten Buchführung und eines exzellenten Cashflow-Managements. Die Wahl der richtigen Spesenmanagementlösung zur Unterstützung Ihres gesamten Prozesses für die Kontenabstimmung ist von entscheidender Bedeutung.

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Kontenabstimmung mithilfe unserer intelligenten Firmenkarten und Spesenmanagementlösung optimieren können und buchen Sie noch heute eine Demo.